Medical Office Assistant

Type de poste:
Permanent

À la recherche d'une carrière épanouissante qui changera réellement votre vie et celle des autres? Vous êtes au bon endroit.

À titre de partenaire national en solutions de santé, nous plaçons les gens au cœur de tout ce que nous faisons - en commençant par notre équipe de plus de 8 000 employés et employées qui mettent à profit leurs expériences personnelles et professionnelles diversifiées dans le cadre de leur travail à Medavie. Par l'entremise de la collaboration et de l'innovation, notre équipe crée des solutions d'assurance, de soins primaires et de services médicaux d'urgence à l'avant-garde de l'industrie qui viennent en aide à des millions de Canadiens et Canadiennes chaque année.

Notre mission est d'améliorer le bien-être de la population canadienne afin que chaque personne puisse profiter pleinement de la vie, et cela se reflète dans notre culture d'entreprise primée. Nous célébrons l'individualité des membres de notre personnel et accordons de la valeur à la diversité de leurs points de vue et de leurs compétences. C'est pourquoi en plus de vous offrir une rémunération concurrentielle et une gamme complète d'avantages sociaux, nous vous donnons accès à des possibilités de croissance professionnelle et personnelle, à des modalités de travail flexibles, à des expériences enrichissantes, ainsi qu'à un leadership bienveillant. À Medavie, chaque personne peut donner le meilleur d'elle-même, se sentir à sa place et atteindre son plein potentiel. Joignez-vous à nous en postulant un poste dès aujourd'hui.

Duties of the Position:

Reporting to the Clinic Manager, the Medical Office Assistant (MOA) is an integral member of the clinic team, supporting efficient clinic operations and a positive patient and provider experience. This role provides patient reception, scheduling, communication, records management, administrative and clinical support, while maintaining confidentiality and protecting personal health information in accordance with applicable privacy requirements and organizational policies.

Roles and Responsibilities:

1. Patient Engagement & Access

• Answering phones and greeting, registering, and directing patients;
• Communicating with patients, responding to enquiries, and providing clinic and health system navigation support;
• Managing the call queue using decision support software and established policies;
• Scheduling appointments and notifying patients of appointment details;

2. Administrative & Clinical Coordination

• Ensuring electronic and paper patient records contain relevant and accurate information;
• Processing referral requests and entering physicians' orders;
• Escorting patients to exam or treatment rooms and preparing them for physician assessment;
• Providing administrative and clinical support to clinicians;
• Initiating forms, creating billings, and collecting payment for uninsured services;
• Opening mail, receiving faxes, and distributing materials as appropriate;
• Supporting efficient clinic workflows in a patient- and provider-focused environment;
• Understanding physician profiles and responding to physician requests to support effective clinic operations;
• Coordinating departmental workflow and supporting patients and clinic team members, where required;

3. Clinic Operations & Environment Management

• Cleaning and preparing exam and treatment rooms between patient visits;
• Coordinating clinic inventory and supply management;
• Maintaining a clean and safe work area;
• Completing daily, weekly, and monthly task lists as required;

4. Professional Practice & Team Support

• Assisting with the orientation and education of new clinic staff;
• Working within the scope, processes, and policy framework of the program and administrative support role;
• Maintaining strict confidentiality and protecting personal health information and other sensitive information in accordance with applicable privacy legislation, organizational policies, and professional standards;
• Performing other responsibilities as required by the program;

Required Qualifications and Other Job Requirements:

• High school diploma or equivalent;
• Successful completion of a Medical Office Assistant course, or equivalent experience that includes medical terminology training;
• Minimum of two (2) years of related office experience, preferably in the health care industry;
• Relevant patient-facing experience in a health care or clinic setting;
• Minimum of two (2) years of Medicare billing experience;
• Experience using electronic medical records systems, scheduling software, Microsoft Office, and other common digital tools;
• Demonstrate excellent communication, skills in both official language, English and French (oral and writing). The employer may require a language proficiency test;
• Ability to communicate clearly, compassionately, and professionally with patients, families, team members and partners both verbally and in writing;
• Ability to manage competing priorities and multitask effectively in a busy health care setting
• Strong critical thinking, organizational, and problem-solving skills;
• High regard for confidentiality and ability to protect personal health information and sensitive information;
• Valid driver's license and willingness to periodically travel to support clinic operations;
• Self-motivated team player with the ability to work independently with limited supervision;
• Current BLS certification is considered an asset.
• Valid driver's license and willingness to periodically travel to support clinic operations;
• Employment is conditional upon the completion/provision of a criminal record check, the results of which must be satisfactory to the Company in its sole discretion; and
• Employees are strongly recommended to maintain COVID-19 and influenza vaccinations. Unvaccinated employees will be required to follow all workplace mitigation measures determined by the Employer, based on public health guidance.

#CBM1

Pay Range: $30.38 - $32.34 hourly.

This posting is for an existing vacancy within our organization / Ce poste est actuellement vacant au sein de notre organisation.

L'échelle salariale de base proposée peut dépendre du dossier de candidature de la personne retenue ou d'autres facteurs professionnels comme les connaissances, les compétences, la qualification, l'expérience et la formation. En plus de recevoir le salaire de base, les employés et employées admissibles de Medavie peuvent participer à divers programmes de bonification fondés sur le rendement. Le versement des paiements associés à ces programmes est discrétionnaire et dépend des résultats individuels et de ceux de l'entreprise.

Nous croyons que les membres de notre personnel doivent représenter les collectivités que nous servons et nous encourageons les personnes de tous les horizons à poser leur candidature. Pour vous offrir la meilleure expérience qui soit, nous vous proposons des mesures d'adaptation pour chacune des étapes du processus de recrutement. Il vous suffit d'en faire la demande à l'équipe de recrutement. Nous nous engageons à veiller à ce que le recrutement, la fidélisation et le perfectionnement des employés et employées, de même que leur rémunération, demeurent équitables, tiennent compte des besoins en matière d'accessibilité et respectent l'ensemble des droits de la personne et des lois sur la protection de la vie privée qui s'appliquent. Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté de l'intérêt pour ce poste. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Bien que Medavie puisse utiliser des outils automatisés, y compris l'IA, pour faciliter l'examen des candidatures, les candidats et candidates sont tenus d'effectuer toutes les étapes du processus de recrutement de manière autonome, sans recourir à l'IA, afin de garantir un processus juste et équitable.

Si vous rencontrez des problèmes techniques au cours de votre procédure d'application, veuillez envoyer un courriel à : [email protected] .