ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE) – PROGRAMMES POSTDOCTORAUX, Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick
Université de Moncton - 6 emplois
Moncton, NB
Détails de l'emploi :
Avantages :
ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF - PROGRAMMES POSTDOCTORAUX
Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick
(Poste régulier)
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Relevant de la direction administrative des programmes postdoctoraux, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel, financier et logistique essentiel au bon fonctionnement des programmes de formation médicale postdoctorale du Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick. Elle agit à titre de personne-ressource auprès des partenaires universitaires, des milieux cliniques, des réseaux de santé et des diverses parties prenantes. Elle contribue également à la qualité des services offerts, au respect des politiques et des échéanciers ainsi qu'à l'amélioration continue des pratiques administratives.
- SALAIRE ANNUEL : De 59 290 $ à 69 444 $
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 6 octobre 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Soutien administratif et gestion documentaire
- Préparer, réviser, mettre en forme et mettre à jour divers documents administratifs, formulaires, procédures et communications;
- Assurer la gestion des communications internes et externes;
- Effectuer le classement, la mise à jour et l'archivage des dossiers administratifs;
- Produire des rapports, statistiques et tableaux de suivi;
- Assurer le respect des normes de confidentialité et l'intégrité des renseignements traités;
- Effectuer le suivi des échéanciers, des dossiers prioritaires et des plans d'action.
Soutien aux comités et aux activités institutionnelles
- Organiser et coordonner les réunions, formations, événements et activités universitaires;
- Préparer les ordres du jour, convocations et documentation requise;
- Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises;
- Participer à la préparation logistique des visites d'agrément;
- Contribuer au développement et à l'implantation de nouveaux programmes postdoctoraux.
Coordination administrative des programmes
- Assurer le soutien administratif quotidien des programmes de résidence;
- Coordonner les activités pédagogiques, les évaluations et les dossiers des personnes résidentes;
- Gérer les demandes d'absence et assurer les communications nécessaires;
- Compiler les statistiques relatives aux activités de formation;
- Maintenir les liens entre les partenaires universitaires et les milieux cliniques.
Coordination des stages cliniques
- Assurer la gestion administrative des stages et des affectations;
- Maintenir à jour les grilles provinciales de stages;
- Préparer et transmettre les documents requis aux partenaires;
- Traiter les demandes provenant d'autres facultés de médecine;
- Vérifier la conformité des dossiers et effectuer les suivis nécessaires;
- Coordonner les changements d'affectation et d'horaires.
Accueil et intégration des personnes résidentes
- Coordonner les activités d'accueil et d'intégration;
- Assurer l'obtention des accès informatiques et administratifs requis;
- Coordonner les démarches liées aux cartes d'identité, au stationnement et à la sécurité;
- S'assurer que tous les documents et autorisations nécessaires sont obtenus avant le début des activités cliniques.
Gestion logistique et soutien opérationnel
- Assurer les réservations de salles et d'espaces d'enseignement;
- Effectuer la gestion des hébergements destinés aux personnes résidentes;
- Coordonner l'achat de matériel, de fournitures et d'équipements;
- Veiller au bon fonctionnement des installations utilisées par les programmes.
Soutien financier et administratif
- Préparer les demandes d'aide financière, de remboursement et de paiement;
- Effectuer le traitement administratif des factures;
- Assurer le suivi budgétaire des programmes;
- Compiler et valider les données administratives et financières;
- Signaler toute situation nécessitant une attention particulière.
Relations avec les partenaires et amélioration continue
- Agir comme personne-ressource auprès des partenaires internes et externes;
- Maintenir des relations de collaboration avec les universités partenaires, les réseaux de santé et les milieux cliniques;
- Participer à l'amélioration des processus administratifs et des méthodes de travail;
- Contribuer à l'optimisation et à la standardisation des pratiques administratives;
- Effectuer toute autre tâche connexe reliée aux besoins du service.
EXIGENCES :
Formation
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires en secrétariat, en administration de bureau, en techniques administratives ou dans un domaine connexe;
- Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.
Expérience
- Posséder une expérience pertinente dans un rôle administratif comportant la gestion simultanée de plusieurs dossiers;
- Posséder de l'expérience dans le suivi d'échéanciers et la coordination d'activités;
- Avoir de l'expérience en traitement de factures, remboursements ou suivi budgétaire;
- Une expérience dans un milieu universitaire, médical, clinique ou institutionnel constitue un atout;
- Une expérience dans la gestion de dossiers confidentiels constitue également un atout.
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook et Teams);
- Excellentes compétences en rédaction et en préparation de documents professionnels;
- Bonne connaissance des pratiques administratives et du suivi budgétaire.
Habiletés professionnelles
- Sens développé de l'organisation et de la planification;
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
- Rigueur et souci du détail;
- Excellentes aptitudes pour les suivis administratifs;
- Bon jugement et respect de la confidentialité.
Aptitudes relationnelles
- Excellentes habiletés de communication en français et bonne connaissance de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Esprit de collaboration et capacité à travailler avec une diversité de partenaires;
- Autonomie, initiative et capacité à résoudre des problèmes.
AUTRES CONDITIONS :
- Disponibilité occasionnelle pour participer à des rencontres, événements ou activités en dehors des heures normales de travail;
- Disponibilité à intervenir dans des délais rapprochés lorsque la situation l'exige.
AUTRE :
- La vérification des références et du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
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