ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF, Direction du recrutement, admission et bourses
Université de Moncton - 11 emplois
Moncton, NB
Détails de l'emploi :
Avantages :
CONCOURS
ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF
Direction du recrutement, de l'admission et des bourses
(Poste régulier)
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Relevant de la Direction du recrutement, de l'admission et des bourses, la personne occupant ce poste aura pour mission principale d'accueillir les personnes qui se présentent à l'Espace Choisir UMoncton tout en appuyant les opérations quotidiennes en fournissant un soutien administratif, organisationnel et logistique à la direction et aux autres membres de l'équipe, tout en veillant à ce que l'accueil soit chaleureux, professionnel et efficace pour toutes les personnes qui s'y présentent. Premier point de contact des futures personnes étudiantes, de leurs proches et de nombreuses personnes qui visitent le campus pour la première fois, elle contribue à donner une première impression positive de l'Université.
- SALAIRE ANNUEL : De 59 290 $ à 69 444 $
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Le plus tôt possible
- DATE DE FERMETURE : Le 10 novembre 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
- Accueil des visiteurs
- Assurer l'accueil des visiteurs à l'Espace Choisir UMoncton.
- Déterminer la nature des demandes et diriger les personnes vers les membres de l'équipe ou les services appropriés.
- Support administratif
- Effectuer des tâches administratives telles que la rédaction de courriels, la préparation de documents et la tenue à jour des dossiers.
- Gérer les calendriers des vacances tout en assurant le bon fonctionnement du service.
- Planifier des réunions d'équipe, prendre des notes et assurer le suivi des actions.
- Préparer et assurer le suivi des contrats d'emploi temporaire et des registres de temps des personnes étudiantes contractuelles.
- Gestion des dépenses et des budgets
- Effectuer les entrées de revenus et de dépenses sur une base régulière pour assurer que les budgets soient à jour en tout temps.
- Assurer la répartition des revenus et des dépenses selon les comptes prévus à cet effet.
- Traiter les factures et préparer les rapports de dépenses et les remboursements.
- Gestion des agendas et des communications
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et les déplacements du personnel cadre.
- Gérer leurs appels téléphoniques, les courriels et les correspondances, en filtrant et en priorisant les informations importantes.
- Gérer les communications internes en s'assurant que les employés reçoivent les informations importantes de manière claire et en temps opportun.
- Gestion des fournitures et des équipements
- Gérer les fournitures de bureau et l'inventaire, ainsi que la distribution des outils promotionnels.
- Gérer la disponibilité des véhicules en fonction des calendriers partagés.
- Assurer le bon fonctionnement et l'entretien des équipements de bureau.
- Soutien à l'équipe
- Fournir un soutien général à l'équipe, y compris l'assistance lors d'événements spéciaux et la coordination des activités d'équipe.
- Technologie
- Réaliser des documents et des rapports (ce qui requiert une excellente connaissance des logiciels de bureautique, en particulier la suite Microsoft Office).
- Connaître et utiliser efficacement les outils de communication collaborative (courriels, calendriers partagés, plateformes de visioconférence et de partage de fichiers).
EXIGENCES :
- Formation et expérience
- Détenteur d'un diplôme d'études postsecondaires en gestion de bureau, en administration ou dans un domaine connexe.
- Posséder au moins deux (2) années d'expérience pertinente dans des fonctions administratives similaires.
- Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.
- Connaissances techniques
- Maîtriser la suite Microsoft 365 et les outils bureautiques nécessaires à l'exercice des fonctions.
- Démontrer d'excellentes aptitudes pour la rédaction, la révision et la mise en forme de documents administratifs.
- Posséder une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Posséder une bonne connaissance de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Compétences et qualités personnelles
- Offrir un accueil professionnel, courtois et efficace à une clientèle diversifiée.
- Faire preuve d'initiative, d'autonomie et d'un excellent sens de l'organisation.
- Démontrer de solides aptitudes en planification, en gestion des priorités et en coordination de plusieurs dossiers simultanément.
- Être en mesure d'exécuter diverses tâches dans des délais serrés et de réagir efficacement aux imprévus.
- Faire preuve d'une grande rigueur et d'un souci constant du détail dans l'exécution de ses responsabilités.
- Posséder d'excellentes habiletés de communication et de fortes aptitudes relationnelles.
- Faire preuve de discrétion, de diplomatie et de bon jugement dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles.
- Être capable de travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.
AUTRES CONDITIONS :
- Accepter de travailler des heures flexibles au besoin.
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche.
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