ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF, Bibliothèque Champlain
Université de Moncton - 9 emplois
Moncton, NB
Détails de l'emploi :
Avantages :
CONCOURS
Adjointe administrative ou Adjoint administratif
Bibliothèque Champlain,
avec soutien à la Bibliothèque Michel-Bastarache, au Centre de ressources pédagogiques, au Centre d'études acadiennes Anselme-Chiasson et au Musée acadien de l'Université de Moncton
(Poste régulier)
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Relevant de la direction générale du Réseau des bibliothèques, la personne titulaire du poste assure le bon fonctionnement du secrétariat de la Bibliothèque Champlain ainsi qu'un soutien administratif, financier et organisationnel à la direction générale et aux différents secteurs desservis.
Le Réseau des bibliothèques de l'Université de Moncton regroupe dix-sept bibliothèques, incluant celles de l'Université de Moncton, du Réseau de santé Vitalité et du Collège communautaire du Nouveau-Brunswick.
La personne recherchée contribue à la gestion efficace des ressources administratives et financières, à la préparation de documents de gestion et au maintien de dossiers institutionnels essentiels, tout en assurant un service professionnel et confidentiel auprès de la direction et des différentes unités.
- TRAITEMENT HORAIRE : De 56 314 $ à 65 968 $
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 10 novembre 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Soutien administratif et secrétariat
- Assurer le soutien administratif du bureau de la direction générale du Réseau des bibliothèques.
- Préparer, réviser et assurer le suivi de la correspondance, des documents administratifs et des dossiers de gestion.
- Organiser, maintenir et classer les dossiers administratifs, notamment les feuilles de temps, les registres de vacances, les rapports annuels et autres documents institutionnels.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Rédiger et diffuser, au besoin, des communications administratives.
- Prendre les notes lors des réunions du personnel et préparer les comptes rendus.
Gestion financière et budgétaire
- Assister la direction dans la préparation et la documentation des demandes budgétaires, des projets spéciaux et des demandes de subvention.
- Effectuer diverses opérations comptables pour les secteurs desservis.
- Compiler, analyser et vérifier des données financières et administratives nécessaires à la préparation de rapports.
- Assurer le suivi des budgets et procéder à la répartition des fonds dans les différents comptes, conformément aux directives et aux gabarits budgétaires établis.
- Effectuer les dépôts bancaires et divers suivis financiers requis.
- Assumer la responsabilité de la petite caisse et de la carte de crédit de la Bibliothèque Champlain.
Coordination de dossiers institutionnels
- Assurer la gestion du dossier des thèses de l'Université, incluant la réception, la vérification, l'impression et l'expédition des documents.
- Répondre aux sondages, enquêtes et collectes de données demandés par les organismes et associations du milieu, notamment la CBUA et l'ABRC.
- Participer à la production de statistiques, de redditions de comptes et de rapports institutionnels.
Autres responsabilités
- Maintenir un haut niveau de confidentialité dans le traitement de l'ensemble des dossiers et renseignements auxquels la personne a accès.
- Collaborer avec les différentes unités administratives et académiques desservies.
- Effectuer toute autre tâche connexe confiée par la direction générale dans le cadre des fonctions du poste.
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EXIGENCES :
Formation et expérience
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires en techniques de bureau, administration ou dans un domaine connexe.
- Posséder une expérience pertinente en soutien administratif et en comptabilité.
- Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.
Connaissances techniques
- Maîtriser la suite Microsoft 365, particulièrement Excel à un niveau avancé.
- Posséder une excellente capacité à traiter, compiler et analyser des données administratives et financières.
- Démontrer une bonne maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion administrative.
Compétences et qualités personnelles
- Posséder d'excellentes habiletés de communication écrite et orale en français.
- Faire preuve d'un excellent sens de l'organisation et d'une grande rigueur.
- Démontrer de l'initiative, du jugement et une capacité à établir des priorités.
- Être en mesure de gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement dynamique.
- Posséder de fortes aptitudes pour le travail d'équipe tout en faisant preuve d'autonomie.
- Démontrer un souci constant du service à la clientèle et de la confidentialité.
ATOUTS :
- Expérience de travail dans un environnement de gestion par projets ou utilisant des processus de type workflow.
- Connaissance d'outils de conception graphique et de mise en page.
- Expérience dans un milieu universitaire, documentaire ou culturel
AUTRE :
- La vérification des références et du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
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