Administrative Assistant (15 Month Term)

Type de poste:
Temporary - Temporaire

À la recherche d'une carrière épanouissante qui changera réellement votre vie et celle des autres? Vous êtes au bon endroit.

À titre de partenaire national en solutions de santé, nous plaçons les gens au cœur de tout ce que nous faisons - en commençant par notre équipe de plus de 8 000 employés et employées qui mettent à profit leurs expériences personnelles et professionnelles diversifiées dans le cadre de leur travail à Medavie. Par l'entremise de la collaboration et de l'innovation, notre équipe crée des solutions d'assurance, de soins primaires et de services médicaux d'urgence à l'avant-garde de l'industrie qui viennent en aide à des millions de Canadiens et Canadiennes chaque année.

Notre mission est d'améliorer le bien-être de la population canadienne afin que chaque personne puisse profiter pleinement de la vie, et cela se reflète dans notre culture d'entreprise primée. Nous célébrons l'individualité des membres de notre personnel et accordons de la valeur à la diversité de leurs points de vue et de leurs compétences. C'est pourquoi en plus de vous offrir une rémunération concurrentielle et une gamme complète d'avantages sociaux, nous vous donnons accès à des possibilités de croissance professionnelle et personnelle, à des modalités de travail flexibles, à des expériences enrichissantes, ainsi qu'à un leadership bienveillant. À Medavie, chaque personne peut donner le meilleur d'elle-même, se sentir à sa place et atteindre son plein potentiel. Joignez-vous à nous en postulant un poste dès aujourd'hui.

Reporting to the Team Leader and working in a team environment, the Administrative Assistant (15 Month Term) will be responsible for providing a variety of duties from multiple programs with varying degrees of eligibility and policy requirements. Specifically, the Administrative Assistant will provide administrative support to the Provincial Program Team, supporting the accurate and timely processing, tracking and communication of program files in accordance with program policies and direction.

Key Responsibilities

Program Administration

• Coordinate pre-approval files and provide administrative support to the Medicare team, Medical Services Insurance (MSI) Medical Consultants and clients throughout program reviews.
• Prepare correspondence related to program approvals, denials, appeals and pre-approval decisions, ensuring current versions and supporting documentation are maintained accurately.
• Maintain tracking tools and reports for application status, decisions, outstanding actions and escalations.
• Coordinate the secure transmission and management of case documentation in accordance with privacy, confidentiality and record-management requirements.
• Support case-file review meetings through agenda and package preparation, minute taking, action-item tracking and follow-up with internal teams and the Department of Health and Wellness (DHW).

Communication and Stakeholder Support

• Prepare clear and accurate program and provider correspondence in accordance with approved policies, procedures and operational direction.
• Respond to or route provider and Nova Scotia resident inquiries, ensure telephone messages are returned within appropriate timeframes, and escalate non-standard or sensitive matters as required.
• Establish and maintain effective working relationships with internal operational areas, program partners and external stakeholders.

General Departmental Support

• Provide ongoing administrative support to the NSPP department, including processing mail and mailouts, scanning, coding, data entry, attendance tracking, and ordering supplies and stock.
• Support the accurate and timely production and distribution of customer publications and website documents.
• Support updates to departmental procedures, business tools and administrative processes.
• Maintain general departmental files and records accurately and efficiently.

Post Payment Administrative Support

• Provide administrative support to the post-payment audit function, including provider audit correspondence, as required.
• Compile monthly, semi-annual and annual audit and contract activity reports and maintain related Excel tracking spreadsheets.
• Maintain medical and audit records accurately and securely.
• Support audit-related system updates and the MSI service verification process associated with the Medicare Audit Plan.

Qualifications

Education: Post secondary training (minimum diploma or certificate level) in business and/or administration.

Experience: Minimum of three years relevant work experience. Knowledge of Medical and Pharmaceutical Terminology is an asset. Work in an office environment would be considered an asset.

Knowledge and Skills

Communication Skills

• Highly effective listening skills to ascertain customer's needs and determine appropriate action required for solution.
• Communicates clearly and confidently verbally and in writing to a variety of audiences.
• Demonstrates the ability to tailor information and delivery to suit the nature of the material, audience and situation. It requires excellent verbal skills to explain complex issues to customers.

Computer Skills

• Experience working with multiple software applications (Word & Excel) including experience navigating between applications and the internet. Strong keyboarding skills and the ability to enter data with speed and precision.

Knowledge

• Demonstrate knowledge of customer needs and various processes and procedures in own work areas as well as general understanding of processes in related work areas. Has a broad understanding of NS Provincial Programs.

Teamwork

• Demonstrate an understanding of how the job contributes to the overall work unit and is proactive to help others.

Program Administration

• Ability to manage detailed, confidential program files and maintain accurate tracking, correspondence and follow-up across multiple stakeholders and deadlines.
• Ability to interpret and apply documented policies, procedures and operational direction when providing OOP/OOC administrative support.

Language Skills

• English required, bilingualism (English/French) would be considered an asset.

What's in it for you?

What makes us a different kind of employer? Our award-winning culture, a team who really cares, unmatched training and support are all dedicated to ensuring you are set up for success.

What we offer:

• Full-time position with opportunity to grow in a well-established organization.
• Flexible work arrangements and emphasis on work-life balance.
• Comprehensive health, vision and dental plan that is 100% employer paid effective on your first day.
• Annual Incentive Bonus which recognizes your contribution to our success.
• In addition to paid vacation, we offer a gifted week of vacation in your first year and an optional Vacation Purchase Program.
• An organization where we encourage personal learning and growth with opportunities for career development.

#CBM1

This posting is for an existing vacancy within our organization / Ce poste est actuellement vacant au sein de notre organisation.

Échelle Salariale:
40,254 - 45,285 CAD

L'échelle salariale de base proposée peut dépendre du dossier de candidature de la personne retenue ou d'autres facteurs professionnels comme les connaissances, les compétences, la qualification, l'expérience et la formation. En plus de recevoir le salaire de base, les employés et employées admissibles de Medavie peuvent participer à divers programmes de bonification fondés sur le rendement. Le versement des paiements associés à ces programmes est discrétionnaire et dépend des résultats individuels et de ceux de l'entreprise.

Nous croyons que les membres de notre personnel doivent représenter les collectivités que nous servons et nous encourageons les personnes de tous les horizons à poser leur candidature. Pour vous offrir la meilleure expérience qui soit, nous vous proposons des mesures d'adaptation pour chacune des étapes du processus de recrutement. Il vous suffit d'en faire la demande à l'équipe de recrutement. Nous nous engageons à veiller à ce que le recrutement, la fidélisation et le perfectionnement des employés et employées, de même que leur rémunération, demeurent équitables, tiennent compte des besoins en matière d'accessibilité et respectent l'ensemble des droits de la personne et des lois sur la protection de la vie privée qui s'appliquent. Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté de l'intérêt pour ce poste. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Bien que Medavie puisse utiliser des outils automatisés, y compris l'IA, pour faciliter l'examen des candidatures, les candidats et candidates sont tenus d'effectuer toutes les étapes du processus de recrutement de manière autonome, sans recourir à l'IA, afin de garantir un processus juste et équitable.

Si vous rencontrez des problèmes techniques au cours de votre procédure d'application, veuillez envoyer un courriel à : [email protected] .