COMMIS À L'ADMINISTRATION

1. Effectuer les tâches de réceptionniste pour le foyer (ex: répondre au téléphone, transférer les appels, prendre des messages, faire des photocopies, envoyer des télécopies, fixer des rendez-vous, préparer, recevoir et envoyer le courrier);

2. Diriger les communications internes et externes du foyer (accueil, téléphone, télécopieur, courriel ou autres);

3. Dépouiller le courrier et expédier la correspondance quotidiennement;

4. Faire la traduction lorsque demandé et rédiger divers documents;

5. Gérer le système de documentation du secteur opérationnel (maintenir un système de contrôle et fournir les données statistiques nécessaires à la gestion du foyer; tenir un dossier sur les communiqués circulés et les sessions éducatives offertes);

6. Prendre les minutes aux réunions de divers comités;

7. Rédiger et dactylographier des correspondances, des rapports, des procès-verbaux, lettres et autre;

8. Coordonner les dates, les lieux et le matériel requis lors des réunions et des sessions éducatives;

9. Agir comme super utilisateur aux programmes informatisés du foyer tels que Momentum; Staff Schedule Care, Itacit, etc;

10. Agir de soutien technique en informatique et comme personne de liaison avec divers techniciens pour l'équipement de bureau;

11. Gérer le bon fonctionnement du logiciel Staff Schedule Care (affichage de l'horaire, vérification des heures travaillées, imprimer et envoyer les rapports de paie tels que assignés par la direction des opérations;

12. Agir comme personne de soutien et participer aux diverses activités nécessaires pour l'amélioration continue telles que la gestion de la qualité, le contrôle des infections, la gestion des risques, le plan de sécurité et d'urgence et autres;

13. Gérer le dossier des politiques et procédures des différents services;

14. Assurer une mise à jour régulière le plan de sécurité et d'urgence;

15. Maintenir et acheminer la liste des résidents;

16. Organiser et circuler l'information relative aux admissions, aux réunions du foyer, aux sessions éducatives, aux horaires de visites médicales etc.;

17. Classer et envoyer les documents à la suite d'une nouvelle admission d'un résident, d'un transfert ou d'un décès d'un résident;

18. Classer les dossiers clinique et administratif des résidents ;

19. Classer les dossiers des employés aux archives;

20. Répondre aux livraisons et chercher le courrier du foyer sur une base régulière;

21. Maintenir le système de contrôle de clés;

22. Recevoir, organiser et entreposer les formulaires et fournitures de bureau;

23. Préparer les demandes de chèques pour l'honoraire du médecin selon les contrats;

24. Préparer et afficher les calendriers de vacances annuelles des employés sous la directive des gérants de service;

25. Obtenir la certification annuelle des corps professionnels exerçant leur profession au foyer;

26. Participer aux processus d'embauche des nouveaux employés et au processus de reconnaissance des employés;

27. Coordonner et participer à l'orientation des nouveaux employés;

28. Appuyer les gérants dans la préparation des horaires de travail et au remplacement du personnel;

29. Placer les commandes et maintenir un inventaire adéquat des formulaires administratifs et des fournitures de bureau;

30. Exercer un contrôle sur la distribution des fournitures en tenant compte de l'inventaire et des coûts;

31. Comptabiliser la petite caisse du foyer et préparer les demandes de chèques sous l'autorisation de la direction des opérations;

32. Préparer les dépôts bancaires;

33. Intégrer les politiques et procédures du foyer dans son travail;

34. Appuyer la mission, la vision et les décisions administratives;

35. Participer à divers comités;

36. Maintenir un système de communication efficace avec les employés, les bénévoles, les familles, le public et les intervenants externes du foyer;

37. Promouvoir les services offerts par le foyer ainsi que les politiques et procédures;

38. Maintenir et promouvoir de bonnes relations de travail avec les employés, les bénévoles, les familles, le public et nos divers partenaires;

39. Maintenir ses compétences;

40. Maintenir la confidentialité de tous les aspects reliés à son milieu de travail;

N.B. Ces fonctions ne sont que les fonctions fondamentales et principales de l'emploi; des fonctions connexes et complémentaires seront assignées de temps à autre selon ce qui pourra être exigé pour le bon fonctionnement du foyer.