Relevant de la personne Responsable du Service d'orientation et de recherche de travail, la personne occupant ce poste effectue le travail relié aux activités quotidiennes du secrétariat et à la coordination de certains dossiers afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
RESPONSABILITÉS :
· Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les courriels ;
· Accueillir les personnes étudiantes et les personnes de la communauté et répondre aux demandes de renseignements ;
· Assister l'équipe avec les documents Word, Excel et PowerPoint;
· Coordonner et assurer le nécessaire pour les réunions associées au service;
· Afficher les emplois et les évènements dans une base de données;
· Assister le secteur d'immigration avec la compilation des statistiques;
· Filtrer et fixer les rendez-vous pour les demandes en orientation, recherche de travail, assurances, immigration et le programme Mon réseau;
· Assister à l'organisation et la planification des activités du service;
· Gérer les dossiers des personnes étudiantes;
· Maintenir à jour le système de classement de dossiers de nature administrative ainsi que la correspondance par courriel et en fait aussi le classement;
· Assurer la coordination de certaines activités soit la réservation de locaux, préparation du matériel promotionnel et les inscriptions aux activités;
· Effectuer la mise à jour de la comptabilité des différents budgets et s'occupe de certaines composantes du budget (demandes de paiement, factures, bons de commande, carte de crédit, etc.)
· Assurer la mise à jour de la documentation, du matériel de promotion, du site web et des médias sociaux du Service ;
· Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.
EXIGENCES :
· Détenir un diplôme d'études postsecondaires dans le domaine des techniques de bureau avec expérience pertinente. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être considérée;
· Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon courtoise et efficace;
· Faire preuve de confidentialité, tact, diplomatie, et posséder de l'entregent;
· Être capable de travailler en équipe ainsi que de manière autonome;
· Démontrer un esprit d'initiative, de jugement, de discrétion et un sens de l'organisation;
· Être capable d'exécuter des tâches qui exigent une attention aux détails;
· Avoir une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau, le protocole téléphonique et les techniques de classement;
· Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office 365, l'utilisation de l'internet, des médias sociaux et du courriel ainsi qu'une aptitude à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels;
· Capacité d'effectuer une multitude de tâches simultanées et imprévues dans les échéanciers prescrits;
· Démontrer une maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit.
- TRAITEMENT HORAIRE : De 24,94$ à 25,99 $/heure
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE DU CONCOURS : Jusqu'à ce que le poste soit comblé
- POSTE RÉGULIER
- POSTE À TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.