Poste : Gestionnaire de bureauLieu : Moncton, sur place Poste permanent à temps plein

À propos de l'ACSM du Nouveau-Brunswick

L'Association canadienne pour la santé mentale du Nouveau -Brunswick Inc. (ACSM du N.-B.) fait partie d'un organisme bénévole national ayant pour vision un pays où la santé mentale est un droit humain universel. Le travail de l 'ACSM du N.-B. est guidé par la mission de veiller à ce que toutes les personnes au Nouveau -Brunswick jouissent d 'une bonne santé mentale et connaissent le mieux -être.

L'ACSM du N.-B. fait preuve de CONSTANCE et lutte depuis longtemps pour améliorer l 'état de la santé mentale des gens du Nouveau -Brunswick, mais son travail n 'est pas terminé. Elle est plus que jamais déterminée à accomplir cette tâche importante. L 'ACSM du N.-B. tient à L'INCLUSIVITÉ et souhaite que toutes les personnes du Nouveau -Brunswick se voient représentées et servies par l 'organisation. Cette dernière valorise la voix de celles et ceux qui ont vécu une maladie mentale, et reconnaît une gamme variée d'approches en matière de santé mentale.

L'ACSM du N.-B. favorise la PROACTIVITÉ et peut compter sur des leaders qui privilégient l 'action à la parole. L'organisation est déterminée à faire usage d 'innovation et de réflexion prospective afin de continuellement aborder et améliorer la santé mentale au Nouveau -Brunswick. De plus, l'ACSM du N.-B. fait preuve de COMPASSION, abordant sa mission avec empathie, attention, amour et bienveillance.

L'ACSM du N.-B. tient à la COLLABORATION, mobilisant et rassemblant des ressources, des partenaires et des personnes afin de réaliser les changements nécessaires dans nos collectivités et dans le système de santé mentale au Nouveau -Brunswick. Elle offre une vaste gamme de services et de soutiens aux personnes atteintes de maladie mentale, à leur famille, à leurs amis et au public. L 'un des principaux objectifs de ces services consiste à aider les personnes atteintes de maladie mentale à trouver les outils personnels nécessaires pour mener une vie enrichissante et productive.

Résumé du poste :

La ou le titulaire du poste effectuera des tâches administratives et s 'assurera que les activités du bureau se déroulent efficacement et sans heurts. Ses responsabilités comprennent des tâches comme l'accueil des visiteurs ; la gestion de l 'inventaire des fournitures de bureau et de s programme s; la gestion et la mise à jour des plateformes de communication en ligne, comme l e site Web et les comptes de médias sociaux de l'ACSM du N.-B.; le soutien au personnel avec des tâches administratives , par exemple la planification des formations et des réunions ; l'assistance par téléphone et par courrie l; la prise des inscriptions et, de façon générale, une présence utile et positive dans le milieu de travail.

La ou le titulaire du poste possède un diplôme en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe. Elle ou il est très organisé et motivé, et a un excellent souci du détail. En tant que premier point de contact pour le bureau de Moncton, l a ou le gestionnaire de bureau effectuera diverses tâches afin de s'assurer que toutes les interactions entre l 'organisation et les autres sont positives et productives.

La ou le titulaire du poste est très polyvalent et doté d 'excellentes compétences en matière de communication et d 'une attitude optimiste. Elle ou il est professionnel, poli et attentif tout en étant précis, en plus d'être toujours prêt et réactif, et désireux de relever chaque défi directement . La ou le gestionnaire de bureau se sent à l'aise avec les ordinateurs et les tâches générales de bureau, et excelle dans la communication verbale et écrite dans les deux langues officielles. Plus important encore, elle ou il le désir sincère de répondre aux besoins des autres.

Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif à l 'organisation et veiller au bon déroulement des activités du bureau.
• Effectuer des tâches de réceptionniste : accueillir les visiteurs, et répondre aux appels téléphoniques et les orienter.
• Veiller à ce que la ligne téléphonique principale et la réception soient couvertes pendant les heures normales de travail (du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30). Couvrir les appels téléphoniques et le transfert de ces derniers pendant les pauses et les absences.
• Se tenir au courant des ressources communautaires et de tous les programmes de l'ACSM du N.-B.
• Orienter le public vers les ressources ou les programmes appropriés.
• Veiller à ce que la confidentialité soit une priorité et que tous les renseignements personnels restent sur les lieux et soient placés dans un classeur fermé à clé quand ils ne sont pas utilisés et que l 'ordinateur soit verrouillé lorsqu 'il n'est pas utilisé.
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et du matériel d es programme s et passer des commandes, le cas échéant.
• Gérer l'entretien du bâtiment , et veiller à ce que le nettoyage des bureaux, l a collecte des ordures et la distribution de l 'eau soient effectués conformément aux contacts applicables.
• Surveiller l'approvisionnement en savon, en essuie -tout et en papier hygiénique, en s'assurant que toutes les toilettes du bâtiment sont dotées des fournitures nécessaires selon les besoins.
• Recevoir et trier le courrier entrant et les livraisons , et gérer le courrier sortant.
• Reconnaître les possibilités d 'amélioration des processus et de la gestion des bureaux (conception et systèmes).
• Faire en sorte que le bureau de réception et les salles de formation restent propres .
• Gérer le calendrier des salles de formation et veiller à c e que les locaux soient préparés en temps voulu pour les réunions et les programmes.
• Participer activement aux réunions d 'équipe.
• Aider les participant es et participants à s'inscrire au x programme s et veiller à ce que les renseignements soient exacts aux fins de saisie dans la base de données de gestion des participant es et participants .
• Fournir d'autres services administratifs à la demande de supérieurs directs, comme le calendrier de réservation des salles de réunion et de formation, la mise à jour du calendrier, la recherche, et la création de formulaires et de rapports.
• Créer et diffuser du matériel de communication interne et externe pour les événements et les programmes provinciaux.
• Superviser l'élaboration , la gestion et la mise à jour des plateformes de communication en ligne, y compris, sans toutefois s'y limiter , le site Web et les comptes de médias sociaux de l'ACSM du N-.B. comme Facebook.
• Veiller à ce que tous les documents soient élaborés et distribués selon un calendrier approprié.
• Créer des modèles de communication pour différents types de moyens de communication, dont les courriels, les lettres, les messages téléphoniques, etc.
• Analyser les nouveaux produits et médias potentiels pour améliorer le travail de communication.

Qualifications :

• La préférence sera donnée aux personnes candidat es titulaires d 'un diplôme d 'études supérieures , combiné à une expérience professionnelle pertinente. Une combinaison d'expérience professionnelle et de formation sera prise en considération.
• La maîtrise de l 'anglais et du français est obligatoire.
• Une nouvelle vérification du casier judiciaire et de l'aptitude à travailler auprès des personnes du secteur vulnérable est obligatoire.
• Un certificat de premiers soins ou de RCR, ou encore la volonté d'être formé en ce sens, est nécessaire.
• Un permis de travail valide est obligatoire pour les résident es et résidents temporaires.
• La résidence au Nouveau -Brunswick (N.-B.) ou la volonté de déménager dans cette province est obligatoire .

Compétences de base :

• Compétences organisationnelles
• Résolution créative de problèmes
• Communication
• Établissement de rapports et de liens
• Travail d'équipe
• Pensée critique
• Souci du détail
• Flexibilité et adaptabilité
• Gestion du temps et établissement des priorités
• Gestion de projets et polyvalence
• Conscience de soi et confiance en soi
• Initiative et engagement
• Formation et perfectionnement continus

Connaissances, aptitudes et compétences :

• Détenir d 'excellentes compétences en informatique, notamment une bonne maîtrise de Microsoft 365, en particulier MS Word, Excel, PowerPoint, le courrier électronique et les produits Adobe.
• Avoir d'excellentes aptitudes à la communication, à l'oral et à l'écrit , et une m aîtrise exceptionnelle de la langue, notamment la grammaire, la ponctuation et de l 'orthographe.
• Détenir une c onnaissance approfondie de la préparation des moyens de communication.
• Posséder une c onnaissance des principes d 'une communication efficace et des médias de masse, de la publicité, des politiques, de l 'éducation, des relations avec la c ollectivité, de la démonstration, de la structure de l 'organisation, du service social et des relations avec le gouvernement, dans la mesure où ils sont liés à l 'organisation.
• Avoir des compétences techniques en matière de conception de matériel promotionnel et de graphisme.
• Posséder la c apacité à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements et des dossiers des participant es et participants .
• Faire preuve d'une g rande précision dans la préparation et la saisie des données.
• Adopter une a pproche professionnelle, compatissante et sans jugement de la communication.
• Bien travailler avec les autres et réag ir positivement aux directives et aux critiques .
• Avoir la flexibilité et la capacité à s 'adapter de manière créative à diverses situations.
• Posséder la c apacité à assimiler rapidement de nouvelles idées et de nouveaux concepts et à s'assurer qu 'ils sont clairement communiqués à un public.
• Posséder une s ensibilité politique et culturelle.
• Être sensibilisé à tous les types de problèmes liés à la diversité des participant es et participants .
• Avoir de l'empathie à l 'égard des personnes ayant des origines et des expériences diverses, en offrant toujours un point de contact positif, encourageant et enthousiaste.
• Avoir la capacité à travailler efficacement dans des milieux variés, que ce soit de façon individuelle ou en groupe.
• Avoir de solides compétences interpersonnelles, une flexibilité et une efficacité, que ce soit sur le plan des personnes, des programmes ou du système.
• Être une personne très motivée et passionnée par la santé mentale et la lutte contre l'oppression .
• Faire preuve de conscience professionnelle, de loyauté, d'autodiscipline et d'engagement à l'égard des objectifs, des politiques et des règles de l'organisation .
• Être une personne agréable, avoir la volonté de travailler avec les autres, faire preuve de considération et avoir le souci sincère du mieux -être d'autrui.
• Rester calme et non réact if, et adopter une approche détendue, stable et responsable des situations, des événements et des personnes.
• Bien connaître le système officiel de santé mentale du Nouveau -Brunswick, des organismes communautaires et des ressources, dont les programmes de l 'ACSMd u N.-B. - un atout.
• Bien connaître les systèmes de santé mentale, de toxicomanie et de services sociaux - un atout.

Conditions de travail :

• Le lieu de travail est l 'ACSM du N.-B., bureau de Moncton.
• La semaine de travail est de 37,5 heures (du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30).
• Des horaires de travail flexibles peuvent être nécessaires pour répondre aux exigences opérationnelles.
• La dextérité manuelle est nécessaire pour utiliser les ordinateurs de bureau et les périphériques.
• Des déplacements limités sont à prévoir et l 'accès à un moyen de transport fiable est nécessaire.
• Ce poste relève directement de la gestionnaire des programmes.

Pour poser votre candidature

• Veuillez envoyer votre lettre d'accompagnement et votre CV en un seul fichier PDF à [email protected].
• L'ACSM du N.-B. s'engage à constituer une main -d'œuvre qualifiée et diversifiée qui reflète les gens du Nouveau -Brunswick auxquels elle offre ses services. À titre d'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, l'ACSM du N. B. appuie activement l'équité en milieu de travail pour toutes les personnes, et tient à inclure et à refléter la population qu'elle dessert. L'organisation encourage les personnes candidates à s'identifier comme appartenant à l'un des groupes désignés par la Loi sur l'équité en matière d'emploi . La préférence est accordée à ceux et celles qui démontrent qu'ils sont parmi les plus qualifiés, comme mentionné ci-dessus. Loi sur l'équité en matière d'emploi

Nous remercions tous ceux et celles qui présentent leur candidature, mais nous ne contacterons que les personnes qui seront retenues pour passer à l'étape suivante du processus.