Job DescriptionJob Description:Salary: $52,000- $60,000 We're Hiring! Healthcare Excellence Canada (HEC) works with partners to spread innovation, build capability and catalyze policy change so that everyone in Canada has safe and high-quality healthcare. Through collaborations with patients, caregivers and people working in healthcare, we turn proven innovations into lasting improvements in all dimensions of healthcare excellence. If you would like to contribute to the safe and high-quality healthcare of Canadians, apply to the position below and join HEC! Term: Permanent, Full-time Reports to: Director, Strategic Initiatives & Programs Salary Range: $49,233 – $61,541 – $73,849 (Typical hiring range: $52,000 - $60,000) Location: We are a pan-Canadian healthcare organization and welcome candidates from across Canada. Our head office is located in Ottawa, Ontario and we welcome flexible work options such as permanent/fully remote, hybrid, flexible work hours, and compressed work weeks.Deadline to apply: May 17, 2024 at 4:00pm ET How to apply: https://hecesc.bamboohr.com/jobs/The Strategic Initiatives and Program team is responsible for identifying and developing initiatives, and programming in alignment with HEC's strategy, priority themes and lines of business; with a particular focus on the care of older adults with health and social needs. This work includes scanning and scoping to understand emerging issues and priorities to inform program development and taking stock of current assets, and available evidence to test and refine ideas for programming through strategic initiatives and partnerships. The Strategic Initiatives and Programs team also leads different HEC programming in collaboration with partners from across the country with the objective of supporting novel, scalable, and innovative initiatives that have a high probability of measurable impact, within HEC's strategy focus area(s).The Program Coordinator holds three main areas of responsibility: (1) Provides a high level of administrative support to the Director/Senior Program Lead as well as to their respective team; (2) Manages and coordinates events and projects in the program area, including online programming and meetings that facilitate evidence-informed innovation in healthcare organizations and that link healthcare leaders who are central to HEC's strategic priorities; and (3) Provides general program support and coordination to the team including preparation of briefing materials to support planning and program development. Your core responsibilities include: Maintains Director/Senior Improvement Lead meeting schedules, project deadlines, etc. Drafts, proofreads, and edits correspondence and other material for review/signature. Reconciles all travel authorization forms, expense claims and credit card payments regularly and keep a continuously updated expense report as required. Coordinates internal and external meetings, speaking engagements and conference attendance, and travel arrangements, prepare presentations and speeches and screen incoming calls, emails and correspondence and respond independently when possible. Manages, oversees, and communicates externally with vendors to coordinates events, such as online programming and meetings (includes organizing workshop planning and debrief meetings. Provides the administrative support for the online learning platform, including taking the lead on content posting, solving technical problems for participants, and informing and implementing design components of the online learning site. Provides support for virtual learning events hosted by the team, and across HEC. For complete details, please see the Job Description. Education and experience you will need to have: College diploma in office administration, business administration, or a related field is required. Minimum of two (2) years progressive experience in a fast-paced environment is required, preferably in healthcare or a not-for-profit organization. Bilingual in French and English is preferred (English communication skills at Advanced “C” level required). Advanced computer software skills in Microsoft Office suite and virtual environment are required. Demonstrated ability working in health and healthcare, particularly quality improvement, or patient safety is preferred. You will be a great fit for this role if you have: Highly developed interpersonal and problem-solving skills. Excellent project management skills including the ability to plan and the ability to collaborate with other teams and across the organization. Excellent oral and written communication skills. Demonstrated time management skills. Well organized and attentive to detail. Professional tact and diplomacy and confidentiality required. Ability to work well in a dynamic and highly motivated team. What HEC can offer You: Competitive salary with a bilingual bonus (if applicable) Full access to our comprehensive benefits package on the 1st day of employment Flexible work options Summer hours (office closes at noon on Friday from June to September) Holiday break closure in December between Christmas Day and New Year's Day Generous vacation and personal leave plans A defined benefit pension plan with the CAAT Pension Plan Employee and Family Assistance Programs Fitness and Wellness Allowance Remote Work/Parking Allowance Paid professional association fees Educational and development opportunities On site (Ottawa) gym and complimentary coffee/tea Social activities *HEC is open to exploring the possibility of secondments and interchanges with other organizations as part of our recruitment process. Healthcare Excellence Canada (HEC) is an equal opportunity employer and embraces diversity and inclusivity. HEC is committed to building teams with a variety of backgrounds, skills and views, as the more inclusive we are, the more impact we can have. We encourage applications from all qualified individuals, including visible minorities, Indigenous persons, and persons with disabilities. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. Nous recrutons! Excellence en santé Canada (ESC) travaille avec des partenaires pour diffuser les innovations, renforcer les capacités et catalyser le changement dans les politiques afin que toutes et tous au Canada reçoivent des soins sûrs et de qualité. En collaborant avec les patientes et les patients, les personnes proches aidantes et le personnel de la santé, nous transformons les innovations éprouvées en améliorations durables dans tous les aspects de l'excellence en santé. Vous aimeriez contribuer à offrir des soins et services de santé sûrs et de qualité à toutes les personnes vivant au Canada? Postulez chez ESC! Type de poste : Poste permanent à temps plein Sous la responsabilité de : Directrice Initiatives et programmes stratégiques Échelle salariale : 49 233 $ – 61 541 $ – 73 849 $ (fourchette typique à l'embauche : de 52 000 $ à 60 000 $) Lieu de travail : Nous sommes un organisme de santé pancanadien dont le siège social est situé à Ottawa, en Ontario. Nous acceptons les candidatures de partout au pays et les options de travail flexibles (télétravail, travail hybride, horaires flexibles et semaines de travail comprimées).Date limite de candidature : 17 mai 2024, 16 h (HE) Pour postuler : [email protected]'équipe Initiatives et programmes stratégiques est chargée de trouver et de développer des initiatives et des programmes conformes à la stratégie, aux thèmes prioritaires et aux secteurs d'activité d'Excellence en santé Canada (ESC), en mettant particulièrement l'accent sur les soins aux personnes aînées ayant des besoins médicaux et sociaux. Ce travail comprend des activités d'analyse et de cadrage pour mieux comprendre les questions et les priorités émergentes. Elles auront pour but de guider le développement de programmes et de faire le point sur les actifs actuels et les données disponibles afin de tester et d'affiner nos idées au moyen d'initiatives et de partenariats stratégiques. En outre, l'équipe Initiatives et programmes stratégiques dirige différents programmes d'ESC, en collaboration avec des partenaires de partout au pays, dans le but de soutenir des initiatives novatrices et évolutives ayant un potentiel élevé d'effets mesurables, dans le cadre des domaines d'intérêts de la stratégie d'ESC.Le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme assume des responsabilités dans trois domaines principaux : 1) Fournir un soutien administratif important à la directrice/responsable principale de programme ainsi qu'à son équipe. 2) Gérer et coordonner les événements et les projets du domaine de programme, y compris les programmes en ligne et les réunions visant à favoriser l'innovation éclairée par des données probantes au sein des organismes de santé et à nouer des liens avec les dirigeants et dirigeantes des services de santé dont la collaboration est essentielle aux priorités stratégiques d'ESC. 3) Soutenir et coordonner globalement les programmes pour aider l'équipe, entre autres en préparant le matériel de breffage pour aider à la planification et à la mise en œuvre de programmes. Responsabilités principales : Tenir à jour divers calendriers pour la direction ou la personne responsable de l'amélioration (réunions, échéances de projets, etc.). Rédiger, relire et réviser la correspondance et d'autres documents pour examen et signature. Rapprocher régulièrement les formulaires d'autorisation de voyage, les notes de frais et les dépenses imputées aux cartes de crédit, pour tenir à jour le registre des dépenses, selon les besoins. Coordonner des réunions internes et externes, des invitations à prononcer des allocutions et à participer à des conférences ainsi que les préparatifs de voyage; préparer des exposés et des discours; trier les appels entrants, les courriels et la correspondance et, dans la mesure du possible, y répondre de façon autonome. Assurer la liaison avec les fournisseurs externes pour coordonner des activités comme les réunions et les programmes en ligne (cette tâche consiste, entre autres, à planifier les ateliers et organiser les réunions d'information). Fournir le soutien administratif des plateformes d'apprentissage en ligne; cette tâche consiste à prendre l'initiative de l'affichage de contenus, à résoudre les problèmes techniques des personnes participantes, ainsi qu'à créer et mettre en œuvre les éléments conceptuels sur le site d'apprentissage en ligne. Appuyer les événements d'apprentissage virtuels organisés par l'équipe et dans l'ensemble de l'organisme. Pour en savoir plus, consulter la description du poste. Expérience et qualifications demandées : Diplôme d'études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans une discipline connexe. Minimum de deux (2) années d'expérience progressive dans un milieu de travail au rythme rapide, de préférence dans un organisme de santé ou sans but lucratif. Bilinguisme anglais-français de préférence (niveau « C » – avancé – en communication en anglais obligatoire). Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et de l'environnement virtuel. Atout : capacité avérée à travailler dans le domaine de la santé et des services de santé, en particulier celui de l'amélioration de la qualité ou de la sécurité des patients. Ce rôle est fait pour vous si vous présentez les caractéristiques suivantes : Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes. Excellentes compétences en gestion de projets, notamment la capacité de planifier et de collaborer avec d'autres équipes de l'organisme. Excellentes aptitudes en communication orale et écrite. Capacités avérées en gestion du temps.Bon sens de l'organisation et souci du détail. Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie et de respecter la confidentialité. Aptitude à bien fonctionner au sein d'une équipe dynamique et très motivée. Ce qu'ESC vous propose : Salaire compétitif avec prime au bilinguisme (s'il y a lieu) Plein accès à notre régime d'avantages sociaux complet dès le premier jour Options de travail flexibles Heures d'été (fermeture des bureaux à midi le vendredi de juin à septembre) Fermeture pour les vacances des Fêtes en décembre entre Noël et le jour de l'An Régimes de vacances et de congés personnels généreux Régime de retraite à prestations déterminées (régime de retraite des CAAT) Programmes d'aide aux employés et à leur famille Allocation santé et mieux-être Indemnité de travail à distance ou de stationnement Remboursement des frais d'adhésion à des associations professionnelles Possibilités de perfectionnement et de formation Centre d'entraînement ainsi que café et thé offerts sur place (Ottawa) Activités sociales * Dans le cadre de ce processus de recrutement, ESC est disposé à explorer la possibilité de détachements et d'échanges avec d'autres organismes. Excellence en santé Canada (ESC) est un employeur équitable attaché aux principes de diversité et d'inclusion. Nous sommes résolus à bâtir des équipes réunissant des expériences, des compétences et des perspectives variées : plus nous reflétons la diversité de nos communautés, plus notre action est efficace. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celles des minorités visibles, des personnes autochtones et des personnes en situation de handicap. Nous remercions toutes les personnes ayant postulé. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Des mesures d'adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de sélection.remote work