COORDONNATRICE EXÉCUTIVE ou COORDONNATEUR EXÉCUTIF À LA DOYENNE ASSOCIÉE
Université de Moncton - 7 Jobs
Moncton, NB
Job Details:
Benefits:
COORDONNATRICE EXÉCUTIVE ou COORDONNATEUR EXÉCUTIF À LA DOYENNE ASSOCIÉE
CENTRE DE FORMATION MÉDICALE DU NOUVEAU-BRUNSWICK (CFMNB)
(Poste temporaire jusqu'au 31 mars 2029, avec possibilité de reconduction)
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Sous l'autorité de la doyenne associée, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif et organisationnel essentiel au sein du décanat associé. Elle veille au bon fonctionnement quotidien du bureau, en gérant de manière autonome les activités, les priorités et les communications de la doyenne.
Évoluant dans un environnement universitaire complexe, multisite et collaboratif, elle assure la coordination des dossiers, prépare la documentation nécessaire à la prise de décision et soutient la mise en œuvre de divers projets académiques et administratifs.
Par son sens de l'organisation, sa rigueur et sa capacité d'anticipation, la personne titulaire du poste contribue directement à l'efficacité, à la cohérence et au rayonnement des activités du CFMNB.
- SALAIRE ANNUEL : De 65 808 $ à 77 090 $
- POSTE TEMPORAIRE : Jusqu'au 31 mars 2029, avec possibilité de reconduction
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 24 mars 2026
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Soutien administratif et organisationnel
Gérer l'agenda complexe de la doyenne associée, en exerçant un jugement constant dans l'établissement des priorités et l'anticipation des enjeux.
Planifier, coordonner et optimiser la logistique d'activités impliquant divers partenaires universitaires, hospitaliers et gouvernementaux.
Assurer le suivi des décisions, des échéances et des engagements de la doyenne.
Communication et coordination des dossiers
Servir de point de contact principal pour les demandes adressées à la doyenne associée.
Maintenir des communications professionnelles, confidentielles et adaptées à des interlocuteurs variés.
Rédiger, réviser et formater des documents, notes décisionnelles, lettres officielles, allocutions, correspondances officielles et comptes rendus.
Gestion documentaire et soutien aux dossiers
Tenir à jour les dossiers administratifs, archives et bases de données.
Préparer et synthétiser des documents variés, parfois sensibles, pour soutenir la prise de décision.
Collaborer à la production de tableaux de bord, indicateurs de performance et outils de suivi permettant un pilotage efficace des priorités.
Soutien à la gestion opérationnelle
Participer à la préparation de dossiers décisionnels destinés aux instances facultaires et universitaires.
Assister dans la préparation et le suivi du budget lié aux activités sous la responsabilité de la doyenne associée.
Contribuer à l'organisation et au suivi de projets liés aux responsabilités académiques et administratives, incluant des projets liés à l'enseignement, la recherche et les partenariats.
Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs dans une perspective d'efficacité organisationnelle.
EXIGENCES :
Diplôme postsecondaire en administration, bureautique ou discipline connexe (formation universitaire un atout).
Minimum de 5 années d'expérience pertinente en soutien administratif de direction ;·
Excellentes habiletés organisationnelles et grande capacité de gestion des priorités.
Solides compétences en communication écrite et orale : rédaction de courriels, comptes rendus, notes et documents officiels de façon claire et professionnelle.
Discrétion, professionnalisme et aptitude à gérer de l'information confidentielle.
Excellente maîtrise du français parlé et écrit; bonne connaissance de l'anglais (oral et écrit).
Maîtrise de la Suite Microsoft 365, Outlook, Teams et aisance avec des systèmes de gestion institutionnels.
ATOUT :
Expérience en milieu universitaire, hospitalier ou gouvernemental.
Compétence en gestion de projet : suivi d'échéanciers, préparation de dossiers stratégiques, appui dans la mise en œuvre d'initiatives.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
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