COORDONNATRICE EXÉCUTIVE ou COORDONNATEUR EXÉCUTIF À LA DOYENNE ASSOCIÉE
Université de Moncton - 8 Jobs
Moncton, NB
Job Details:
Benefits:
COORDONNATRICE EXÉCUTIVE ou COORDONNATEUR EXÉCUTIF À LA DOYENNE ASSOCIÉE
CENTRE DE FORMATION MÉDICALE DU NOUVEAU-BRUNSWICK (CFMNB)
(Poste temporaire jusqu'au 31 mars 2027, avec possibilité de reconduction)
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Sous l'autorité de la doyenne associée, Atlantique francophone, Faculté de médecine et des sciences de la santé, Université de Sherbrooke, doyenne associée, Université de Moncton, le ou la coordonnatrice assure un soutien stratégique et administratif de haut niveau. Elle ou il agit comme personne-ressource clé pour la gestion des dossiers, la planification des activités et la coordination des communications internes et externes.
- SALAIRE ANNUEL : De 65 808 $ à 77 090 $
- POSTE TEMPORAIRE : Jusqu'au 31 mars 2027, avec possibilité de reconduction
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 2 décembre 2025
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Soutien administratif et organisationnel
- Gérer l'agenda complexe de la doyenne associée, incluant réunions, déplacements et événements.
- Préparer, réviser et mettre en forme divers documents officiels (rapports, présentations, correspondances, procès-verbaux).
- Assurer le suivi des échéanciers et des engagements de la doyenne associée.
- Organiser la logistique des comités, rencontres et activités facultaires.
Communication et coordination
- Agir comme premier point de contact pour les demandes internes et externes adressées à la doyenne associée.
- Maintenir des communications professionnelles et confidentielles avec les membres de la faculté, les partenaires institutionnels et les organismes externes.
- Assurer la circulation fluide de l'information entre la doyenne associée, les directions de départements, les responsables de programmes (secteur pré doctoral, secteur postdoctoral et recherche et études supérieures) et les services administratifs.
Gestion documentaire et suivi des projets
- Tenir à jour les dossiers, bases de données et archives liés aux activités de la doyenne associée.
- Préparer des bilans, tableaux de bord et documents de suivi pour appuyer la prise de décision.
- Contribuer à l'élaboration et à l'amélioration des procédures administratives.
Soutien stratégique
- Participer à la préparation de dossiers décisionnels pour les instances facultaires et universitaires.
- Contribuer à la préparation et au suivi des budgets liés aux activités de la doyenne associée.
- Appuyer la doyenne associée dans ses responsabilités académiques et administratives, incluant des projets liés à l'enseignement, la recherche et les partenariats.
EXIGENCES :
- Diplôme postsecondaire en administration, bureautique ou discipline connexe (formation universitaire un atout).
- Minimum de 5 années d'expérience pertinente en soutien administratif de direction.
- Compétence en gestion de projet : suivi d'échéanciers, préparation de dossiers stratégiques, appui dans la mise en œuvre d'initiatives.
- Capacité d'analyse et de synthèse : traitement d'information complexe et préparation de résumés pertinents pour la doyenne.
- Solides habiletés organisationnelles et grande capacité de gestion des priorités.
- Communication écrite et orale : rédaction de courriels, comptes rendus, notes et documents officiels de façon claire et professionnelle.
- Discrétion, professionnalisme et aptitude à gérer de l'information confidentielle.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit; bonne connaissance de l'anglais (oral et écrit).
- Maîtrise de la Suite Microsoft Office, Outlook, Teams et aisance avec des systèmes de gestion institutionnels.
- La personne idéale est proactive, autonome et organisée, tout en démontrant une grande capacité d'adaptation dans un environnement complexe et exigeant. Elle se distingue par son sens de la diplomatie, son jugement sûr et ses compétences relationnelles.
ATOUT :
- Expérience en milieu universitaire, hospitalier ou gouvernemental.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
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