+ Description du poste

Sous la supervision de l'équipe de direction, tu auras un rôle clé dans l'élaboration et la mise en place des procédures administratives afin de faciliter et faire progresser les services offerts par la Maison. Essentiellement ton rôle sera de planifier et veiller à la bonne exécution de l'ensemble des opérations administratives tout en effectuant les tâches liées au bon fonctionnement d'un bureau. Tes tâches seront réparties en trois volets dont voici les détails :

+ Tâches et responsabilités - Administration

• Responsable de la tenue de dossier physique et numérique pour les divers projets et subventions ;
• Recueille, distribue et achemine le courrier tant externe qu'interne (électronique et papier) ;
• Soutient les procédures administratives avec des instances gouvernementales (dépôts directs, envois de documents etc.) ;
• Participe à la production des rapports, des avis, des lettres, des états financiers et autres documents justificatifs ;
• Soutient l'équipe lors d'événements : demandes de soumission, présence lors des activités etc ;
• Effectue les achats d'équipements de bureau, et de l'inventaire technologique (papeterie, Soutien technologie) ;
• Maintient les liens avec les fournisseurs internes: support TI, système téléphonique, imprimante etc ;
• Garde à jour la liste des membres du conseil d'administration ainsi que des membres de l'organisme ;
• Supporte les projets de l'organisme; Audit financier annuel et compte bancaire ;
• Participe à la mise en place d'outils et de procédures pour le bon fonctionnement des opérations ;
• Appuie la direction dans la préparation des rencontres du conseil d'administration et de la tenue de dossier du CA ;
• Responsable des masterlist de mot de passe et du maintien de ceux-ci ;
• Répond aux appels, s'assure de prendre les messages vocaux et de rediriger les demandes téléphoniques ;

+ Tâches et responsabilités - Soutien comptabilité

• Fait le suivi des petites caisses, des dépenses qui s'y retrouvent ainsi que des factures ;
• Prépare et complète les dépôts bancaires ;

+ Tâches et responsabilités - Soutien RH

• Participe à l'analyse et à l'amélioration des programmes (dotation, rémunération, formation, aide aux employés, équité, etc.)
• Maintient les banques de vacances et d'avantages sociaux des employé.es à jour ;
• Toutes autres tâches connexes ;

PROFIL DE COMPÉTENCES

+ Savoir-faire

• Rigueur exemplaire ;
• Essentiel - excellentes habiletés à communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais ;
• Connaissance des techniques de gestion de bureau ;
• Excellente capacité de gestion du stress ;
• Habileté à comprendre les enjeux de confidentialité ;
• Connaissance du fonctionnement de gouvernance d'un organisme communautaire ;

+ Savoir-être

• Savoir travailler en équipe et collaborer avec des interlocuteurs variés ;
• Entregent, sens de la répartie ;
• Grand sens de l'organisation et souci du détail ;
• Polyvalence, flexibilité et capacité de pouvoir mener plusieurs tâches en simultané ;
• Excellent jugement et sens des priorités ;
• Capacité de travailler sous pression avec des délais serrés ;
• Participer au développement d'une culture organisationnelle basée sur la confiance, le partage, le respect et le sentiment d'appartenance ;

+ Qualifications et expérience

• Diplôme d'études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine connexe ;
• 2 à 3 ans d'expérience dans une fonction similaire ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et de Sharepoint ;

+ Conditions de travail

• Poste à temps plein 36 heures par semaine réparties du lundi au vendredi.
• Salaire horaire de 22,25$ à 25,53$ selon un processus de reconnaissance des acquis
• Avantages sociaux
• 8% de vacances annuelles et Banque de congés personnels
• Assurance collective et cotisation REER

Ambiance de travail

Une équipe inclusive! Si tu t'identifie à un groupe minorisé sur la base du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ethnoculturelle, de la religion ou de l'âge on s'assurera que tu te sentes respecté et en mesure de donner le meilleur de toi-même.

Tu aimerais faire partie de notre histoire ? Envoie ta lettre de motivation et ton CV à Nous acceptons les candidatures jusqu'au 13 juillet à midi.

+ Savoir-faire

• Rigueur exemplaire ;
• Excellentes habiletés à communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais ;
• Connaissance des techniques de gestion de bureau ;
• Excellente capacité de gestion du stress ;
• Habileté à comprendre les enjeux de confidentialité ;
• Connaissance du fonctionnement de gouvernance d'un organisme communautaire ;

+ Savoir-être

• Savoir travailler en équipe et collaborer avec des interlocuteurs variés ;
• Entregent, sens de la répartie ;
• Grand sens de l'organisation et souci du détail ;
• Polyvalence, flexibilité et capacité de pouvoir mener plusieurs tâches en simultané ;
• Excellent jugement et sens des priorités ;
• Capacité de travailler sous pression avec des délais serrés ;
• Participer au développement d'une culture organisationnelle basée sur la confiance, le partage, le respect et le sentiment d'appartenance ;