Coordonnateur(-trice) – Paie, Retraite et Avantages

Description du poste

Agir à titre de personne-ressource de première ligne pour les employés en ce qui concerne les services liés à la paie, à la retraite et aux avantages.

Sous la responsabilité du (de la) chef – Paie, Retraite et Avantages, s’assurer de l’exactitude des données du personnel pour tous les aspects du traitement des transactions liées à la paie, à la retraite et aux avantages. Entrer les changements relatifs au fichier principal, se charger des transactions de paie et veiller à ce que les employés soient inscrits aux régimes d’avantages et de retraite dès qu’ils y sont admissibles. Assurer la liaison entre le personnel et les fournisseurs de régime. Jouer un rôle important pour ce qui est des procédures en matière de congés autorisés; voir à ce que l’information liée au maintien des régimes d’avantages et de retraite soit communiquée et à ce que le maintien soit mis en œuvre pendant la durée du congé.
Responsabilités principals

• Guider et conseiller le personnel en ce qui a trait à la paie, à la retraite et aux avantages en faisant preuve d’un entregent exceptionnel et en ayant recours à sa connaissance des différents groupes syndiqués, des conventions collectives et des politiques de l’entreprise.
• Établir l’admissibilité du personnel aux avantages, les protections, les dates d’entrée en vigueur et les modalités de retenues salariales pour les primes conformément aux conventions collectives et aux ententes relatives aux avantages.
• Servir d’intermédiaire entre le personnel, Canada Vie, la Sun Life, et les tierces parties en lien avec la paie.
• Veiller à ce que les documents, les livrets et les brochures en lien avec la paie, la retraite et les avantages contiennent une information juste et à jour en vue de leur distribution.
• Offrir de l’information aux nouveaux employés sur les avantages et la retraite et leur donner une vue d’ensemble des régimes qui s’appliquent à eux.

Entrée de données et traitement relatif à la paie, à la retraite et aux avantages

• Traiter les documents de paie initiaux des nouveaux employés pour veiller à ce que tous les renseignements requis soient fournis et entrés correctement dans Ultimate Kronos Group (UKG); assurer un suivi, au besoin. Créer les dossiers des nouveaux employés et les classer.
• Mettre à jour les gains et les retenues des employés conformément aux listes de vérifications de la paie et au traitement d’événements particuliers.
• Veiller à ce que les procédures, y compris les listes de vérifications de traitement des événements, soient à jour en tout temps.
• Traiter les formulaires d’inscription aux avantages et coordonner l’envoi des documents requis à l’interne ou à une tierce partie.
• Entrer, dans le système, les données de paie et les changements de statut du personnel déjà en poste. Mettre à jour les flux de travail en lien avec la paie, la retraite et les avantages en fonction des avis fournis par les employés ou les gestionnaires (nouvelle embauche, cessation d’emploi, congé, retour au travail, réembauche, changement de statut).
  Vérifier l’information pour s’assurer de son exactitude.
• Vérifier les entrées de paie au moyen des dossiers des périodes de paie, des registres et des rapports de vérifications quotidiens pour s’assurer que les entrées sont exactes.
• Traiter les ajustements de paie pour des remboursements aux employés ou des prélèvements des primes, au besoin.
• Mettre à jour l’information sur les bénéficiaires ou les personnes à charge dans le système (envoyer les formulaires de retraite ou de REER à la Sun Life, au besoin).
• Passer en revue et traiter la correspondance venant de l’assureur en ce qui a trait aux exonérations de primes en vertu du régime d’assurance vie collective.
• Faire des vérifications relatives aux retours au travail et à la paie pour s’assurer que les paiements relatifs aux primes du personnel revenant au travail sont à jour.
• Passer en revue les avis de cessation d’emploi et faire le calcul de la dernière paie, y compris les indemnités compensatrices, les indemnités de départ, etc. Examiner les dates d’entrée en vigueur et le maintien potentiel de la paie ou des avantages (programmes de départs involontaires ou départs à la retraite).
• Préparer les relevés d’emploi du personnel qui quitte l’entreprise au cours de la période de paie.
• Préparer les lettres et entrer les transactions cumulatives de l’année des employés en congé qui ont recours au retrait direct (précédemment, les chèques étaient traités manuellement).
• Travailler avec l’équipe de communication et de contrôle financiers afin de faire les vérifications qui s’imposent et de corriger les écarts, au besoin.

Rédaction de lettres et traitement de la correspondence

• Se charger des lettres de maintien des avantages et du régime de retraite; conserver les formulaires de choix et d’information bancaire.
• Se charger des lettres d’annulation des avantages (si aucune réponse n’a été reçue à la lettre de maintien des avantages). Mettre fin aux avantages dans le système pour ce qui est des employés qui ont refusé de maintenir leurs avantages ou qui n’ont pas répondu à la lettre de maintien des avantages.
• Se charger des lettres de cessation d’emploi (possibilité de maintenir des avantages).
• Confirmer les personnes à charge admissibles.
• Fournir les montants des primes payées aux fins de l’impôt sur le revenu.
• Traiter les retraits directs et les chèques des employés en congé.
• Entrer l’information sur le retrait direct en lien avec le maintien des avantages dans le système UltiPro [GS1.1](tous les mois).
• Entrer les données sur les primes versées au régime de retraite (Canada Vie et Manuvie) pour le groupe des pilotes.
  Faire des recoupements entre le dossier de retenues pour les avantages et le rapport initial relatif aux chèques et envoyer le tout au (à la) spécialiste – Retraite aux fins d’approbation.
• Accomplir les tâches en fonction des politiques et des procédures établies tout en accordant la priorité à sa propre sécurité, et à celle de ses collègues et des clients.
• Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.

Compétences requises

• Avoir des connaissances et de l’expérience dans le traitement de la paie et des avantages.
• Avoir le souci du détail.
• Être en mesure d’effectuer plusieurs tâches à la fois en respectant un échéancier serré.
• Bien connaître les logiciels Outlook, Word et Excel de Microsoft.
• Avoir de l’entregent.
• Maîtriser l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. (Doit être en mesure de communiquer en anglais avec des clients internes et externes partout au pays.)

Compétences souhaitées

• Avoir un diplôme universitaire de premier cycle ou un diplôme collégial.
• Détenir le titre professionnel de spécialiste en conformité de la paie (Payroll Compliance Practitioner [PCP]).
• Détenir le titre professionnel de spécialiste agréé(e) en avantages sociaux (Certified Employee Benefits Specialist [CEBS]).
• Maîtriser le français ou avoir une connaissance pratique de cette langue.

Avantages à faire partie de notre équipe primée

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Comptant plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif commun et soutenu par des programmes et des politiques qui privilégient la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d’être reconnue pour son engagement solide envers le personnel et la culture. Consultez notre page Prix et marques de reconnaissance pour en savoir plus sur les distinctions que nous avons remportées.

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Notre engagement en faveur de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de l’accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir la réussite des candidats, nous pouvons offrir des mesures d’adaptation aux personnes handicapées, comme des ajustements ou des mesures d’aide afin d’éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin de soutien en matière d’accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [email protected].

Jazz accorde de l’importance à la diversité et amène ses employés à favoriser une culture interne axée sur l’inclusion. L’entreprise s’engage à offrir des chances égales d’emploi et d’avancement professionnel. Nous travaillerons sans relâche à créer des environnements inclusifs et accessibles afin de maximiser le potentiel de chaque personne ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Satisfaire aux exigences des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l’importance d’avoir un effectif qui représente les collectivités que nous desservons.