Adjoint(e) administratif(-ive) et spécialiste – Projets – Service en vol

Description du poste

Apporter un soutien administratif à l’équipe du Service en vol, en accordant une attention particulière à la Formation, aux Affaires réglementaires et aux Normes du Service en vol.

Responsabilités principals

• Gérer les exigences en matière de formation des fournisseurs tiers, notamment la facturation de fin de mois.
• Planifier les réunions, les conférences téléphoniques et les rendez-vous tout en gérant les priorités concurrentes.
• Participer aux conférences téléphoniques et aux réunions, rédiger les procès-verbaux, au besoin, et assurer un suivi, le cas échéant.
• Agir à titre de modérateur(-trice) – JazzNet pour le Service en vol, notamment en créant et en mettant à jour les pages du service.
• Gérer le programme Bravo, collègue!.
• Superviser et coordonner les réparations nécessaires dans les installations de formation (y compris les problèmes liés aux technologies de l’information).
• Coordonner le processus d’intégration des nouveaux agents de bord, en collaboration avec le (la) chef – Qualité et Normes – Formation – Service en vol et les responsables de la prestation – Formation – Service en vol.
• Assurer l’approvisionnement du nouvel équipement de formation, avec l’autorisation du (de la) chef – Qualité et Normes – Formation – Service en vol.
• Collaborer à la création du briefing mensuel sur un sujet choisi avec les Opérations aériennes et les Affaires réglementaires et Normes du Service en vol.
• Créer et mettre à jour les formulaires électroniques du service.
• Collaborer à la rédaction et à la publication du bulletin du Service en vol, ainsi qu’à la rédaction et à la publication de notes de service internes, et veiller à ce que le contenu soit publié dans JazzNet.
• Tenir à jour la liste des formateurs à temps partiel et veiller à son exactitude dans UKG, publier les mises à jour dans Teams et fournir la liste mensuelle définitive au syndicat.
• Tenir à jour les documents relatifs au départ des nouveaux employés, notamment en assurant un suivi et en consignant les motifs de départ des employés.
• Gérer la feuille de calcul relative aux installations de formation des fournisseurs tiers et de Toronto (YYZ).
• Mettre à jour la liste de vérifications pour les retours au travail en comparant les renseignements relatifs aux formations et les plans de formation.
• Participer à l’intégration des nouveaux formateurs, notamment en traitant les demandes de cartes d’accès, l’accès à JazzNet et la transmission de la liste des noms pour l’APTL à Air Canada.
• Gérer les pages de JazzNet dédiées aux nouveaux agents de bord et à la formation du Service en vol à titre de modérateur(-trice) – JazzNet.
• Vérifier l’utilisation des iPad de formation, y compris la consommation des données, notamment en examinant et en validant les factures correspondantes afin d’assurer le contrôle des coûts et le respect des normes de l’entreprise.
• Soutenir l’équipe de gestion de la Formation – Service en vol avec les tâches administratives et les projets assignés.
• Soutenir l’équipe de gestion de la Formation – Service en vol avec la saisie, la vérification et l’analyse des données, ainsi que la production de rapports statistiques.
• Soutenir la planification, la coordination et les initiatives en cours, en participant à la gestion de projets et en assurant un suivi afin de garantir le respect des objectifs opérationnels et de l’entreprise.
• Accomplir les tâches en fonction des politiques et des procédures établies tout en accordant la priorité à sa propre sécurité, et à celle de ses collègues et des clients.
• Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.

Compétences requises

• Compter au moins un an d’expérience en administration de bureau.
• Maîtriser la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneDrive).
• Avoir d’excellentes aptitudes en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral en anglais, car il est nécessaire de communiquer avec des clients internes et externes situés à l’extérieur du Québec.
• Être capable d’accomplir plusieurs tâches à la fois et de travailler avec peu de supervision.
• Avoir de l’entregent.
• Être à l’écoute des clients internes et externes et les soutenir.
• Avoir d’excellentes aptitudes en matière de gestion du temps et d’organisation.
• Être en mesure de travailler seul(e) et en équipe.
• Être en mesure de se déplacer à l’occasion.
• Note : Maîtriser le français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ou avoir une connaissance pratique de cette langue pour les postes à Montréal.

Compétences souhaitées

• Avoir un diplôme en administration de bureau.
• Maîtriser le français ou avoir une connaissance pratique de cette langue.
• Connaître les logiciels ou systèmes suivants : ETRIP, Eforms, JazzNet, CrewTrac, etc.
• Faire preuve de professionnalisme et être en mesure de traiter de l’information de nature très confidentielle/délicate.
• Être en mesure de travailler dans un environnement où le rythme est rapide et où le respect des échéances est crucial.
• Être capable d’accomplir plusieurs tâches à la fois et de travailler avec peu de supervision.
• Posséder une grande connaissance du jargon de l’industrie.
  

Avantages à faire partie de notre équipe primée

• Profitez de programmes de facilités de transport exclusifs dans l’ensemble du réseau d'Air Canada et découvrez des destinations formidables avec votre famille.
• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes d’épargne-retraite concurrentiels soutenus par l’employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif à participation facultative) pour les employés permanents.
• Profitez d'une gamme complète de protections en matière de santé et de bien-être, notamment l'assurance pour soins médicaux, l'assurance dentaire, l'assurance vie et l’assurance accidents pour assurer votre protection et celle de vos proches.

Jazz Aviation S.E.C.

Jazz Aviation S.E.C. (Jazz), le transporteur aérien régional le plus important au Canada et le principal exploitant Air Canada Express d’Air Canada, relie les gens et les collectivités en assurant des vols vers environ 70 destinations en Amérique du Nord.

Comptant plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif commun et soutenu par des programmes et des politiques qui privilégient la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d’être reconnue pour son engagement solide envers le personnel et la culture. Consultez notre page Prix et marques de reconnaissance pour en savoir plus sur les distinctions que nous avons remportées.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner l’avenir de l’aviation régionale!

Notre engagement en faveur de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de l’accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir la réussite des candidats, nous pouvons offrir des mesures d’adaptation aux personnes handicapées, comme des ajustements ou des mesures d’aide afin d’éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin de soutien en matière d’accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [email protected].

Jazz accorde de l’importance à la diversité et amène ses employés à favoriser une culture interne axée sur l’inclusion. L’entreprise s’engage à offrir des chances égales d’emploi et d’avancement professionnel. Nous travaillerons sans relâche à créer des environnements inclusifs et accessibles afin de maximiser le potentiel de chaque personne ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Satisfaire aux exigences des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l’importance d’avoir un effectif qui représente les collectivités que nous desservons.