Intake Coordinator-CHW Programs

Titre : Coordonnateur(-trice) à l'admission, Santé et bien-être communautaires

Lieu de travail : En personne (Toronto, Ontario)

Type d'emploi : Permanent à temps plein

La Croix-Rouge canadienne, organisation sans but lucratif des plus réputées et inspirantes, vient en aide aux personnes et aux communautés dans le besoin au Canada et partout dans le monde et leur donne les moyens de renforcer leur résilience. À titre d'organisation figurant au palmarès des Meilleurs employeurs au Canada en 2026, elle s'engage à offrir un milieu de travail accessible, diversifié, inclusif et sans obstacle.

Tâches et responsabilités

• Mener le processus complet d'admission afin d'analyser les besoins des membres de la clientèle et de déterminer leur admissibilité aux services selon les procédures et les lignes directrices en vigueur.
• Coordonner la mise en place et la prestation des services destinés à la nouvelle clientèle, en veillant à ce qu'ils soient établis avec exactitude et en temps opportun.
• Communiquer à la clientèle des renseignements clairs et précis sur les services offerts, y compris les options à sa disposition, les coûts, les horaires et les modalités de paiement.
• Diriger les personnes inadmissibles ou situées en dehors de la zone de service vers d'autres programmes ou ressources communautaires.
• Communiquer avec la clientèle de manière professionnelle et empreinte de compassion, particulièrement avec les personnes en situation de vulnérabilité sur le plan physique, psychologique ou social.
• Démontrer une bonne compréhension de la diversité des besoins de la clientèle (p. ex. déficiences cognitives, obstacles à la communication, maladies chroniques) et répondre à ces besoins avec patience et empathie.
• Planifier les services en fonction des demandes de la clientèle et des modalités du programme (p. ex. rendez-vous, livraisons ou visites).
• Préparer et mettre à jour les horaires quotidiens des services, et communiquer les tâches aux employé(e)s ou aux bénévoles par les moyens appropriés.
• Maintenir une communication continue avec la clientèle, les membres de l'équipe et les partenaires afin de coordonner les changements, de fournir des mises à jour et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.
• Gérer les perturbations de service ou les situations d'urgence de dernière minute conformément aux protocoles établis, tout en assurant la sécurité des personnes et la continuité des soins.
• Assurer le suivi des besoins de la clientèle, comme les restrictions alimentaires ou les préférences relatives aux services, et coordonner les aspects logistiques en conséquence.
• Maintenir des dossiers exacts et à jour dans les systèmes de gestion de l'information, en respectant les exigences de confidentialité et la qualité des données.
• Répondre aux demandes de renseignements, vérifier les messages laissés dans la boîte vocale et effectuer les rappels dans les meilleurs délais et de manière professionnelle.
• Consigner les services fournis, les plaintes, les commentaires favorables et les mesures de suivi entreprises afin de favoriser l'assurance de la qualité et l'amélioration des services.
• Soutenir l'administration financière, notamment en traitant les paiements, en répondant aux questions relatives à la facturation et en participant au suivi des comptes en souffrance.
• Communiquer aux responsables de programme et aux employé(e)s de première ligne les mises à jour concernant l'admission de la clientèle et les changements apportés aux services.
• Recueillir et analyser la rétroaction de la clientèle et les données sur les services afin de contribuer à l'évaluation des programmes et de recommander des pistes d'amélioration.
• Assurer la gestion des communications entrantes et sortantes (p. ex. courriels, documents et formulaires), en garantissant leur traitement rapide et leur classement approprié dans les dossiers de la clientèle.

Profil recherché

• Détenir au moins trois ans d'expérience et un diplôme ou un certificat d'études postsecondaires obtenu au terme d'un programme d'un ou deux ans en services sociaux, en administration de la santé, en développement communautaire, ou posséder une combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint et SharePoint).
• Pouvoir cerner et résoudre les problèmes en appliquant des procédures normalisées et des connaissances fonctionnelles ou organisationnelles.
• Être capable de communiquer efficacement et de faire preuve de diplomatie et d'empathie pour interpréter l'information et offrir des conseils, de bien définir les besoins des parties prenantes, de proposer des solutions et de résoudre des enjeux complexes dans des situations nouvelles ou délicates.
• Avoir de l'expérience en coordination de programmes, en mobilisation communautaire et en orientation d'initiatives.
• Avoir déjà travaillé auprès de populations diversifiées, y compris des populations vulnérables ou sous-desservies.
• Connaître les principes de la prestation de programmes communautaires.

Conditions de travail

• Le travail s'effectuera dans un environnement de bureau.
• Le travail exige de la concentration, de l'attention et le souci du détail.
• Il exige de s'adapter aux changements dans l'ordre des priorités et de répondre aux besoins urgents.
• Le travail exige le respect d'échéances.
• Le travail implique d'interagir avec des membres de la clientèle insatisfaits et de résoudre des problèmes.
• En cas d'urgence à grande échelle où les effectifs nécessaires manquent à l'appel, la personne retenue pourrait devoir appuyer les opérations d'urgence ou offrir du soutien opérationnel sur le terrain.
• En période de pointe, la personne pourrait devoir prolonger ses journées de travail à court préavis.
• Étant donné que nous offrons des services à des personnes et des communautés et travaillons avec des personnes (gestionnaires, collègues, clientèles, bénévoles, bailleurs de fonds et partenaires externes) partout au Canada et dans le monde, la personne retenue pourrait devoir assumer les responsabilités de son poste en anglais, même s'il ne s'agit pas de sa langue maternelle.
• Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature. Les personnes qui n'ont pas la citoyenneté ou la résidence permanente du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d'occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions.
• La personne retenue devra réussir le processus de présélection et accepter de se soumettre à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.