Intake and Workflow Coordinator

Type de poste:
Casual - Occasionnel

À la recherche d'une carrière épanouissante qui changera réellement votre vie et celle des autres? Vous êtes au bon endroit.

À titre de partenaire national en solutions de santé, nous plaçons les gens au cœur de tout ce que nous faisons - en commençant par notre équipe de plus de 8 000 employés et employées qui mettent à profit leurs expériences personnelles et professionnelles diversifiées dans le cadre de leur travail à Medavie. Par l'entremise de la collaboration et de l'innovation, notre équipe crée des solutions d'assurance, de soins primaires et de services médicaux d'urgence à l'avant-garde de l'industrie qui viennent en aide à des millions de Canadiens et Canadiennes chaque année.

Notre mission est d'améliorer le bien-être de la population canadienne afin que chaque personne puisse profiter pleinement de la vie, et cela se reflète dans notre culture d'entreprise primée. Nous célébrons l'individualité des membres de notre personnel et accordons de la valeur à la diversité de leurs points de vue et de leurs compétences. C'est pourquoi en plus de vous offrir une rémunération concurrentielle et une gamme complète d'avantages sociaux, nous vous donnons accès à des possibilités de croissance professionnelle et personnelle, à des modalités de travail flexibles, à des expériences enrichissantes, ainsi qu'à un leadership bienveillant. À Medavie, chaque personne peut donner le meilleur d'elle-même, se sentir à sa place et atteindre son plein potentiel. Joignez-vous à nous en postulant un poste dès aujourd'hui.

Job Location: Clinic Support Office Edmonton - In Office
Job Type: 6 month temporary with possible permanent. Full Time and Part Time.

Experience Level: Mid Level
Schedule: Days, Evenings, and/or Weekends

COMPANY INFORMATION:
Looking to make a difference? Looking to join an incredible team?

Medicentres is a growing network of professionally managed healthcare clinics dedicated to providing accessible healthcare to patients across Alberta, Saskatchewan, Manitoba, and Ontario.
Regardless of your role, you will be an integral part of our customer-first team and are guaranteed to make an impact on the lives of Canadians. Medicentres is seeking to change the way healthcare is delivered in Canada by using technology to improve the patient experience.
By choosing to belong at Medicentres, you will join a team of passionate, like-minded people enjoying a challenging and rewarding career in the ever-changing health care industry. It starts with you. That's a simple sentence but it says a lot. It reminds each one of us that what we do matters.

JOB PURPOSE:

Reporting to the Supervisor, Referral Team, the Intake & Workflow Coordinator serves as the central coordination point for the medical review referral process. This role is responsible for receiving, validating, tracking, and routing referral files to ensure they are complete, accurately assigned, and advanced efficiently through each stage of review, from initial receipt through to physician decision and final disposition.

This position maintains workflow integrity, supports service level expectations, and acts as a central coordination point between administrative, clinical, and physician review functions.

PRINCIPAL RESPONSIBILITIES:

File Intake and Validation:

• Receive, review, and process incoming referral files and supporting documentation.

• Identify missing, duplicate, incomplete, or misdirected submissions and initiate appropriate follow-up.

• Categorize and prioritize files in accordance with established procedures, service standards, and operational priorities.

• Assign files to the appropriate reviewer based on workflow requirements and workload distribution.

• Ensure all incoming files meet defined intake and submission requirements prior to entry into the workflow.

Workflow Management and File Routing:

• Coordinate the movement of files through each stage of the review process from intake to Q&A to final disposition.

• Route files between designated team members (clinic aids, physicians or nurse practitioners) as required.

• Monitor file progression and ensure timely advancement through all stages of review.

• Maintain awareness of file status and proactively address delays, bottlenecks, or workflow concerns.

• Escalate urgent, complex, or overdue files to the Program Supervisor as appropriate.

• Support adherence to defined turnaround times and service level expectations by actively monitoring workflow queues.

• Identify and escalate risks to service delivery, including volume surges, backlog growth, or resourcing constraints.

Tracking and Quality Control:

• Maintain accurate file tracking and status records.

• Perform administrative quality checks to ensure files are complete, properly routed, and ready before files advance to the next stage.

• Verify that required documentation and decisions have been completed and received.

• Ensure consistency in file handling, tracking, and status updates across all stages of the workflow.

Team Support and Communication:

• Serve as a central point of contact regarding file status and workflow progression.

• Liaise with team members to obtain information, clarification, or required documentation.

• Support efficient coordination between administrative, clinical, and physician review functions.

• Provide non-clinical coordination support to Clinical Aides/LPNs and physicians or nurse practitioners to ensure efficient file progression.

Compliance and Confidentiality:

• Perform all intake, routing, and coordination activities using established processes and systems, without reliance on artificial intelligence (AI) for clinical interpretation or decision-making.

• Handle sensitive personal and medical information in accordance with privacy and security requirements.

• Adhere to established policies, procedures, and program standards.

KNOWLEDGE, SKILLS AND EXPERIENCE:

• Experience managing a high volume of referral files across multiple workflow stages, requiring continuous monitoring, coordination, and prioritization to maintain service levels.
• Strong organizational and prioritization skills
• Attention to detail
• Ability to manage high-volume workloads
• Process-oriented mindset
• Effective written and verbal communication skills
• Ability to maintain confidentiality
• Proficiency with databases, document management systems, and file tracking tools
• Ability to identify workflow bottlenecks and escalate issues appropriately

#CBM1
This posting is for an existing vacancy within our organization / Ce poste est actuellement vacant au sein de notre organisation.

L'échelle salariale de base proposée peut dépendre du dossier de candidature de la personne retenue ou d'autres facteurs professionnels comme les connaissances, les compétences, la qualification, l'expérience et la formation. En plus de recevoir le salaire de base, les employés et employées admissibles de Medavie peuvent participer à divers programmes de bonification fondés sur le rendement. Le versement des paiements associés à ces programmes est discrétionnaire et dépend des résultats individuels et de ceux de l'entreprise.

Nous croyons que les membres de notre personnel doivent représenter les collectivités que nous servons et nous encourageons les personnes de tous les horizons à poser leur candidature. Pour vous offrir la meilleure expérience qui soit, nous vous proposons des mesures d'adaptation pour chacune des étapes du processus de recrutement. Il vous suffit d'en faire la demande à l'équipe de recrutement. Nous nous engageons à veiller à ce que le recrutement, la fidélisation et le perfectionnement des employés et employées, de même que leur rémunération, demeurent équitables, tiennent compte des besoins en matière d'accessibilité et respectent l'ensemble des droits de la personne et des lois sur la protection de la vie privée qui s'appliquent. Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté de l'intérêt pour ce poste. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

Bien que Medavie puisse utiliser des outils automatisés, y compris l'IA, pour faciliter l'examen des candidatures, les candidats et candidates sont tenus d'effectuer toutes les étapes du processus de recrutement de manière autonome, sans recourir à l'IA, afin de garantir un processus juste et équitable.

Si vous rencontrez des problèmes techniques au cours de votre procédure d'application, veuillez envoyer un courriel à : [email protected] .