AGENTE ADMINISTRATIVE OU AGENT ADMINISTRATIF - Pôle Langues et culture, Formaton continue
Université de Moncton - 8 emplois
Moncton, NB
Fermé
Détails de l'emploi :
Avantages :
AGENTE ADMINISTRATIVE OU AGENT ADMINISTRATIF- Pôle Langues et Culture
Formation continue
(Poste temporaire d'un (1) an)
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Le Pôle Langues et Culture de la Formation continue de l'Université de Moncton offre une vaste gamme de programmes linguistiques et culturels destinés à divers publics, notamment des formations linguistiques pour adultes, des programmes jeunesse, des activités d'immersion ainsi que des projets financés par différents partenaires gouvernementaux, institutionnels et communautaires.
Sous la supervision de la gestionnaire ou du gestionnaire du Pôle Langues et Culture, l'agente administrative ou l'agent administratif assure le soutien administratif quotidien du secteur et contribue au bon fonctionnement des programmes et services offerts. La personne titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec l'équipe du secteur et participe à la coordination des activités administratives, à l'accueil de la clientèle et au soutien logistique des projets et événements.
- SALAIRE ANNUEL : De 49 000 $ à 52 000 $
- POSTE TEMPORAIRE : 1 an
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Jusqu'à ce que le poste soit comblé
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
Service à la clientèle et accueil
- Accueillir les personnes participantes, les visiteurs et les partenaires de manière professionnelle et courtoise.
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes d'information.
- Assurer un suivi rapide et efficace des demandes reçues.
- Diriger les demandes vers les personnes ou services appropriés.
- Fournir des renseignements généraux concernant les programmes, les services et les procédures administratives du secteur.
Soutien administratif et gestion documentaire
- Préparer, rédiger, mettre en forme et réviser divers documents administratifs.
- Effectuer le classement numérique et l'archivage des documents du secteur.
- Maintenir à jour les dossiers administratifs, les listes, les registres et les bases de données.
- Assurer l'organisation et la gestion des documents partagés sur les différentes plateformes collaboratives.
- Participer à la préparation de rapports administratifs, de statistiques et de documents de suivi.
- Effectuer la saisie, la mise à jour et la vérification de données dans les différents systèmes utilisés.
Soutien aux programmes et aux activités
- Assurer le traitement administratif des inscriptions, des retraits et des modifications de dossiers.
- Préparer et maintenir à jour les listes de participantes et participants.
- Effectuer les suivis administratifs liés aux horaires, aux groupes et aux activités de formation.
- Soutenir l'organisation logistique des formations, réunions, événements et activités du secteur.
- Préparer la documentation requise pour le bon déroulement des programmes.
- Collaborer à la collecte, à la compilation et à la validation de données nécessaires à la préparation des bilans et rapports de programmes.
Soutien à l'équipe
- Offrir un soutien administratif à la gestionnaire ou au gestionnaire, à l'équipe de coordination de projets et aux autres membres du personnel.
- Organiser les réunions, préparer les convocations et effectuer les réservations de salles, d'équipements ou d'autres ressources.
- Rédiger les comptes rendus de réunions, au besoin.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs du secteur.
- Accomplir toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement du Pôle Langues et Culture.
EXIGENCES :
Formation et expérience
- Diplôme d'études collégiales ou postsecondaires en administration, en bureautique, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
- Expérience pertinente dans un poste administratif ou de soutien à la clientèle.
- Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.
Compétences professionnelles
- Excellentes habiletés en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
- Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci de la qualité des documents produits.
- Sens élevé de l'organisation et capacité à gérer efficacement les priorités.
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement multitâche.
- Aptitude à travailler de façon autonome tout en contribuant au travail d'équipe.
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils et processus technologiques.
Compétences techniques et linguistiques
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint).
- Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.
- Très bonne maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
ATOUTS :
- Expérience dans un milieu universitaire, éducatif ou communautaire.
- Expérience avec des plateformes collaboratives et des systèmes de gestion documentaire.
- Connaissance des processus administratifs liés à la formation continue.
AUTRES :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
- Disponibilité occasionnelle lors d'activités spéciales du secteur.
- Possibilité de télétravail selon les besoins opérationnels du secteur et les modalités en vigueur à l'Université de Moncton.
- Lieu de travail : Campus de Moncton.
