Adjoint administratif occasionnel de niveau 3 – Accueil (contrat de 6 mois)

Competition number : PF 26-011

Le comptoir d'accueil constituera le point de contact unique (physique) pour le public se rendant au poste de police de PEEL Plaza.

Sous la supervision générale du coordonnateur des services d'information, le titulaire du poste est chargé des tâches générales d'accueil et d'administration pour le Service de police de Saint John, conformément aux directives opérationnelles normalisées.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

•Assurer les tâches générales d'accueil, y compris la gestion du contrôle d'accès des visiteurs conformément aux procédures établies.
•Agir comme premier point de contact pour les visiteurs (personnes non détenues) et gérer leur accès à l'établissement selon les procédures en vigueur.
•Assurer la liaison avec divers services ou unités internes pour répondre aux besoins des visiteurs (vérification de casier judiciaire, prise d'empreintes digitales, entretiens, etc.).
•Distribuer les lettres relatives aux vérifications de casier judiciaire et autres documents déposés à l'accueil par le personnel interne pour être récupérés par le public.
•Effectuer, au besoin, la prise d'empreintes digitales à des fins civiles dans le cadre des vérifications de casier judiciaire.
•Assurer la liaison avec des organismes externes (ministère de la Justice, GRC, Commission des libérations conditionnelles) pour orienter les visiteurs selon les principes établis.
•Surveiller le système de vidéosurveillance (CCTV) et signaler toute activité inhabituelle ou criminelle, le cas échéant, conformément aux principes établis.
•Gérer l'accès à la salle polyvalente ou aux autres espaces de réunion situés dans le hall d'accueil.
•Contrôler l'accès aux toilettes situées dans le hall d'accueil.
•Trier le courrier par service ou unité pour qu'il puisse être récupéré.
•Surveiller et répondre à l'interphone du quai de chargement, au besoin.
•Aider le personnel chargé de la gestion des biens pour les opérations d'expédition et de réception, au besoin.
•Répondre aux appels destinés au service administratif du Service de police de Saint John (postes 3200, 3201).
•Utiliser l'ordinateur, les applications liées au système HTE et le matériel de bureau courant.
•Commander les fournitures de bureau et gérer le stock de papeterie.
•Effectuer des tâches administratives générales, telles que la saisie de données, la photocopie et le classement, au besoin.

•Compétences en saisie au clavier d'au moins 35 mots par minute
•Doit obtenir une habilitation de sécurité
•Maîtrise du français (niveau intermédiaire) selon l'échelle d'évaluation de la compétence orale de la province du Nouveau-Brunswick

FORMATION

Le candidat retenu doit être titulaire d'un diplôme en administration de bureau du NBCC ou d'un certificat en affaires (Business Certificate 1) de l'UNB, ou avoir suivi un programme équivalent.