Agent(e) d'administration

Description du poste

Apporter du soutien en continu aux gestionnaires des Opérations aériennes et du Service en vol ainsi qu’aux membres d’équipage et en assurer la coordination.

Responsabilités principals

• Assurer le suivi des rapports d’absences des pilotes et des agents de bord et fournir des mises à jour au (à la) chef pilote, au (à la) chef pilote adjoint, au (à la) chef de service régional(e) – Service en vol et aux chefs – Service en vol de la base.
• Passer en revue les lettres du Programme d’assiduité et de mieux-être (PAME) et les remettre au (à la) chef pilote, au (à la) chef de service régional(e) – Service en vol ou au (à la) chef – Service en vol concerné.
• Maintenir à jour la base de données permettant le suivi des périodes d’essai des pilotes et agents de bord et coordonner la distribution des lettres pertinentes.
• Conserver, acheter et distribuer des composantes de l’uniforme (épaulettes, ailes, gilets de haute visibilité, etc.).
• Assurer la liaison entre les pilotes / agents de bord et l’entreprise pour ce qui est des réparations des écouteurs et des valises.
• Coordonner avec le service Normes de vol et Formation la distribution des manuels de formation, des manuels Jeppesen et des manuels de l’entreprise aux pilotes qui reprennent le travail.
• Veiller à ce que les pilotes qui quittent Jazz remettent tous les biens appartenant à l’entreprise.
• Assurer la coordination de la documentation relative à l’obtention de la carte d'identité pour les zones réglementées (CIZR) et donner les autorisations requises.
• Veiller à ce que les salles des équipages soient bien approvisionnées en fournitures et propres en tout temps.
• Voir au bon fonctionnement du système de distribution de documents et de courrier aux pilotes et agents de bord (cases et chemises de courrier).
• Veiller à ce que le COM, les AOM et les manuels Jeppesen de la bibliothèque du service contiennent les plus récentes révisions et modifications et les plus récents bulletins.
• Commander les fournitures pour le service.
• Voir au bon fonctionnement du matériel de bureau.
• Coder, signer et acheminer les factures du service et les notes de dépenses aux Comptes créditeurs (jusqu’à concurrence de 1 000 $).
• Assurer la liaison entre le personnel des Comptes créditeurs et les pilotes pour toute question ou tout suivi lié à Etrip.
• Coder puis acheminer aux personnes appropriées les factures et les notes de dépenses de plus de 1 000 $.
• Coordonner la distribution/collecte des permis de stationnement et des clés d’accès, en assurer le suivi.
• Agir à titre de personne-ressource auprès des pilotes et agents de bord et veiller à ce qu’un suivi rapide et cohérent soit fait par courriel, par téléphone ou en personne.
• Communiquer avec les pilotes / agents de bord qui doivent passer un nouvel examen médical ou renouveler leur passeport (appels proactifs et appels aux retardataires).
• Acheminer les dossiers de formation, les certificats médicaux et les copies de passeport au personnel des Dossiers des équipages.
• Dans les cas où des indemnités journalières versées dans un compte en argent américain ne peuvent être déposées en raison d’information bancaire erronée, assurer un suivi et faire les corrections nécessaires.
• Accomplir les tâches conformément aux politiques et aux procédures établies, en accordant la priorité à sa sécurité, à celle de ses collègues et à celle des clients.
• Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.

Compétences requises

• Diplôme d’études secondaires, au minimum.
• Expérience de 2 à 3 ans en administration de bureau et certificat ou diplôme dans ce domaine.
• Excellentes aptitudes pour ce qui est de la résolution de problèmes et de l’organisation ; capacité de bien travailler sous pression, de respecter les échéances et d’accomplir ses tâches avec peu de supervision.
• Méticulosité et habileté exceptionnelle en communication interpersonnelle.
• Grande maîtrise de tous les produits Microsoft Office.
• Excellentes aptitudes de communications, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Compétences souhaitées

• Avoir de l’expérience dans le domaine de l’aviation.

Note : Le bilinguisme (anglais et français) est exigé aux bases du Québec.

Avantages à faire partie de notre équipe primée

• Profitez de programmes de facilités de transport exclusifs dans l’ensemble du réseau d'Air Canada et découvrez des destinations formidables avec votre famille.
• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes d’épargne-retraite concurrentiels soutenus par l’employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif à participation facultative) pour les employés permanents.
• Profitez d'une gamme complète de protections en matière de santé et de bien-être, notamment l'assurance pour soins médicaux, l'assurance dentaire, l'assurance vie et l’assurance accidents pour assurer votre protection et celle de vos proches.

Jazz Aviation S.E.C.

Jazz Aviation S.E.C. (Jazz), le transporteur aérien régional le plus important au Canada et le principal exploitant Air Canada Express d’Air Canada, relie les gens et les collectivités en assurant des vols vers environ 70 destinations en Amérique du Nord.

Comptant plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif commun et soutenu par des programmes et des politiques qui privilégient la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d’être reconnue pour son engagement solide envers le personnel et la culture. Consultez notre page Prix et marques de reconnaissance pour en savoir plus sur les distinctions que nous avons remportées.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner l’avenir de l’aviation régionale!

Notre engagement en faveur de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et de l’accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir la réussite des candidats, nous pouvons offrir des mesures d’adaptation aux personnes handicapées, comme des ajustements ou des mesures d’aide afin d’éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin de soutien en matière d’accessibilité, veuillez communiquer avec nous à [email protected].

Jazz accorde de l’importance à la diversité et amène ses employés à favoriser une culture interne axée sur l’inclusion. L’entreprise s’engage à offrir des chances égales d’emploi et d’avancement professionnel. Nous travaillerons sans relâche à créer des environnements inclusifs et accessibles afin de maximiser le potentiel de chaque personne ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Satisfaire aux exigences des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l’importance d’avoir un effectif qui représente les collectivités que nous desservons.