Objectif du poste :

Fournir un soutien administratif au (à la) directeur( trice) - Services techniques et Ingénierie ainsi qu'à l'équipe en maintenant le plus haut niveau de confidentialité. Coordonner les réunions et les activités du service, et y participer, en assurant l'efficacité au sein des organisations.

Principales responsabilités :

• Préparer des dossiers d'information pour la réunion du (de la) directeur( trice) - Ingénierie de service et Services techniques et Ingénierie, distribuer les documents aux participant(e)s à l'avance, au besoin.
• Rédiger la correspondance ainsi que les rapports opérationnels et les rapports des services pour l'ensemble des gestionnaires des Services techniques.
• Compiler les rapports hebdomadaires présentés par les gestionnaires de service en s'assurant que l'information est concise et juste.
• Aider le service à assurer l'intégration et le départ des employés et offrir du soutien au (à la) gestionnaire au besoin.
• Fournir du soutien administratif à tous les groupes au sein des Services techniques et de l'Ingénierie.
• Organiser les réunions et les présentations hebdomadaires, trimestrielles et annuelles et accomplir toute tâche afférente.
• Préparer les procès-verbaux et les registres des mesures, et en assurer le suivi, au besoin.
• Maintenir, mettre à jour et modifier les feuilles de calcul et accéder à la base de données relativement aux objectifs opérationnels, aux objectifs des services et aux jalons des projets.
• Coder les factures, au besoin, au moyen du logiciel de gestion (Ariba)/(Trax).
• Traiter la paie au moyen du système de gestion du temps et de l'assiduité pour tous les groupes de l'équipe des Services techniques et de l'Ingénierie.
• Élaborer, gérer et mettre à jour les horaires de travail du groupe.
• Fournir une aide au (à la) directeur( trice) - Services techniques et Ingénierie relativement à la recherche et aux projets.
• Se charger des projets spéciaux qui lui sont confiés.
• Faire un suivi auprès des employé(e)s sous la responsabilité directe du (de la) directeur( trice) en ce qui concerne l'information demandée par les gestionnaires des services.
• Assurer la liaison avec les employé(e)s sous la responsabilité directe du (de la) directeur( trice) pour connaître l'état d'avancement des projets, des mandats et des objectifs.
• Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.
• Accomplir les tâches conformément aux politiques et aux procédures établies, en accordant la priorité à sa sécurité, à celle de ses collègues et à celle des clients.
• Agir à titre de remplaçant(e) des autres coordonnateurs administratifs au sein du groupe.

Formation et compétences requises :

• Avoir un diplôme postsecondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
• Compter au moins trois années d'expérience en lien avec les tâches administratives, dans un bureau.
• Avoir d'excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale.
• Maîtriser les produits de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Avoir un bon sens de l'organisation et une grande compétence en matière de gestion du temps.
• Avoir un grand souci du détail et de la précision.
• Pouvoir compiler des informations sur les projets et accomplir d'autres tâches avec un minimum de supervision.
• Pouvoir résoudre des problèmes et s'adapter dans un environnement en constante évolution.
• Faire preuve de professionnalisme et assurer le maintien de la confidentialité.
• Avoir un esprit d'équipe et mettre l'accent sur la collaboration.

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible aux personnes handicapées. Nous voulons nous assurer que vous avez toutes les chances de réussite. Par conséquent, si vous souhaitez bénéficier de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez nous en faire part par courriel à l'adresse suivante : [email protected].

Nous sommes d'avis que le meilleur effectif comprend des personnes de toute origine, de toute capacité et de tout point de vue. Pour être un chef de file au sein de notre industrie, nous misons sur la diversité et sur les valeurs uniques de chaque personne. Nous amenons notre personnel à favoriser une culture d'inclusion en créant des milieux de travail sûrs où toute personne peut être elle-même. Satisfaire aux exigences de notre clientèle diversifiée est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'avoir un effectif qui représente les collectivités que nous desservons.