Titre : Coordonnateur(-trice) de programme, Dons planifiés
Lieu de travail : Partiellement virtuel/hybride (Ottawa)
Type d'emploi : Permanent à temps plein

La Croix-Rouge canadienne (CRC), organisation sans but lucratif des plus réputées et inspirantes au monde, vient en aide aux personnes et aux communautés dans le besoin au Canada et partout dans le monde et leur donne les moyens de renforcer leur résilience. À titre d'organisation figurant au palmarès des Meilleurs employeurs au Canada en 2024, elle s'engage à offrir un milieu de travail accessible, diversifié, inclusif et sans obstacle.
La coordonnatrice ou le coordonnateur de programme, Dons planifiés travaille en collaboration avec les membres de l'équipe des dons planifiés, les équipes des Services juridiques et des Finances, ainsi qu'avec des parties prenantes externes de la CRC pour faciliter l'administration des successions et les activités du programme de dons planifiés. Grâce à ses compétences en administration et en gestion des relations, la personne retenue est responsable de la gestion, de la distribution et du classement des documents juridiques, du traitement des pistes de publipostage, du traitement des dons en actions et des polices d'assurance; et de la prestation d'un soutien administratif aux autres membres de l'équipe des dons planifiés, au besoin.

Tâches et responsabilités
Soutien administratif pour les successions et autres dons planifiés (60 %)

• Coordonner la communication entre les exécuteur(-trice)s testamentaires et la CRC, en collaboration avec les équipes des Services juridiques et des dons planifiés et dans le cadre de la politique sur l'administration des legs.
• Recevoir les avis provenant des successions et en accuser la réception.
• Faciliter la communication et la collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes, y compris les avocat(e)s, les notaires et les exécuteur(-trice)s testamentaires, lorsqu'il y a des demandes d'information sur les dons planifiés.
• Signaler toute question litigieuse liée aux relations avec les successions à l'analyste des legs et à la haute direction.
• Collaborer avec les exécuteur(-trice)s testamentaires, les avocat(e)s et les autres organismes bénéficiaires pour construire des relations, obtenir des mises à jour sur l'administration de la succession et confirmer les calendriers de distribution, afin de réduire le temps consacré à l'administration et d'accroître l'efficacité du programme.
• Transmettre aux exécuteur(-trice)s testamentaires les reçus fiscaux pour dons à un organisme de bienfaisance, accompagnés d'une lettre d'accusé de réception.
• Participer à la préparation de rapports et d'analyses afin d'assurer une gestion efficace et adéquate des dons planifiés.
• Demander à l'assureur les relevés annuels de paiement des primes pour les polices détenues par la CRC, et s'assurer que des reçus sont émis aux donateurs et donatrices.
• Participer au traitement des dons en actions.
• Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des documents pour assurer l'uniformité dans l'ensemble du programme de dons planifiés.
• Veiller à ce que toute la correspondance soit traitée dans les meilleurs délais.
• Veiller à ce que tous les renseignements sur les dons testamentaires soient saisis avec précision dans la base de données, dans les meilleurs délais.
• Tenir à jour les rapports et les bases de données, notamment en effectuant le suivi des budgets et des exigences de production de rapports.
• Produire des rapports sur les principaux dons planifiés pour faciliter la prise de décisions.
• S'assurer que tous les documents reçus sont classés et transmettre tous les documents originaux à l'analyste des legs.
• Tenir des dossiers rigoureux pour assurer la coordination des outils de fidélisation et appuyer les efforts de renforcement des relations.

Soutien aux programmes (30 %)

• Gérer la saisie des données sur les réponses générées par les activités de repérage de pistes du programme de dons planifiés.
• Indiquer adéquatement le niveau d'intérêt et les intentions des donatrices et donateurs testamentaires dans la base de données, conformément aux procédures en vigueur.
• Aider les conseiller(-ère)s en dons planifiés à traiter les pistes devant faire l'objet d'un suivi.
• Transmettre les dons reçus au Centre national de paiement aux fins de traitement.
• Aviser les conseiller(-ère)s en dons planifiés lorsque des donatrices et donateurs sont repérés par l'administration du programme de dons planifiés.
• Rédiger la correspondance et effectuer le suivi des activités de reconnaissance destinées aux donatrices, aux donateurs et aux familles, le cas échéant.
• Participer aux programmes de gestion des relations et de reconnaissance des donatrices et donateurs qui ont exprimé un intérêt envers les dons planifiés.
• Traiter ou rediriger les demandes de renseignement des donatrices et donateurs, y compris les demandes transmises depuis le site Web et le centre d'appels de la CRC.
• Aider à la planification, à la coordination et à la réalisation d'événements, de rencontres de fidélisation et d'activités de reconnaissance destinés aux donatrices et donateurs et leur permettant de vivre une expérience de grande qualité.
• Mener des recherches sur les donatrices et donateurs et les sources potentielles de dons afin d'orienter les stratégies de financement et de trouver de nouvelles possibilités d'engagement et de sollicitation.

Autres (10 %)

• Suivre les procédures opérationnelles standard et les documents d'instructions.
• Organiser et animer des réunions sur les dons planifiés et la philanthropie et d'autres activités clés (virtuelles ou en personne selon les besoins), en veillant à bien les documenter et à effectuer les suivis nécessaires.
• Intégrer des ressources bénévoles dans le cadre des responsabilités attribuées, s'il y a lieu.
• Participer aux activités d'intervention d'urgence, au besoin.

Profil recherché

• Posséder de trois à cinq ans d'expérience à titre d'agent(e) en administration ou de coordonnateur(-trice). Détenir une formation juridique ou parajuridique est un atout.
• Avoir déjà travaillé au sein d'une équipe responsable des dons planifiés ou des legs.
• Maîtriser les applications Microsoft Office 365 et SharePoint.
• Avoir de l'expérience avec Blackbaud CRM ou d'autres logiciels de gestion des relations est un atout.
• Maîtriser l'anglais et le français à l'oral et à l'écrit est désiré.
• Faire preuve de tact et de diplomatie, avoir le souci du détail et être digne de confiance.
• Pouvoir gérer les horaires et les calendriers des programmes, établir l'ordre de priorités des tâches, suivre les progrès et respecter les échéanciers.
• Avoir un grand souci du détail et la capacité de faire le suivi des tâches au fil du temps.
• Pouvoir s'adapter à l'évolution du contexte professionnel et des exigences de la clientèle.

Conditions de travail

• Étant donné que nous offrons des services à des communautés et que nous travaillons avec des personnes (gestionnaires, collègues, clientèles, bénévoles, donateurs, donatrices et partenaires externes) partout au Canada et dans le monde, les candidats et candidates dont la langue maternelle n'est pas l'anglais pourraient devoir utiliser l'anglais dans l'exercice de leur fonction.
• Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature. Les personnes qui ne sont pas citoyennes ou résidentes permanentes du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d'occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions.
• Si votre candidature est retenue pour ce rôle, vous devrez réussir le processus de présélection et vous soumettre notamment à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.