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Relevant de la direction générale, le titulaire du poste assure le service de première ligne auprès de la clientèle en donnant des renseignements d'ordre général. Cette personne s'acquitte des tâches de soutien administratif afin d'appuyer le développement des affaires et la direction générale en traitant les données, en assurant le maintien des dossiers et en organisant des réunions.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Appuyer la direction générale et l'équipe dans la réalisation du Plan Stratégique.
• Créer et maintenir à jour une liste des parties prenantes de la municipalité, notamment pour l'organisation des invitations lors de consultations et d'événements publics.
• Créer et maintenir à jour une liste des personnes invitées pour les cérémonies et événements officiels, en assurant l'organisation des invitations et le suivi des présences.

Expérience client

• Assurer un accueil exemplaire des clients et visiteurs puis les orienter vers les personnes appropriées.
• Répondre rapidement et adéquatement aux demandes des clients par téléphone ou courriel, noter les renseignements, en faire l'entrée de données dans le système de gestion de la relation client (GRC) afin d'assurer le suivi puis référer aux personnes concernées en temps voulu.
• Effectuer des recherches et fournir à la clientèle des informations générales.

Administration

• Offrir du soutien administratif à l'équipe et compléter les demandes rapidement.
• Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et faire la mise en page de la correspondance, de factures, de présentations, de brochures, de publications, de rapports, de mémorandums, de tableaux, de listes, de cartables et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites.
• Assurer la gestion documentaire et le classement de divers dossiers administratifs papiers et électroniques.
• Assurer la réception, la distribution et l'expédition du courrier postal et électronique.
• Organiser les réunions d'équipe et réserver des salles et services de traiteurs, préparer les ordres du jour, envoyer les convocations, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi auprès des entités concernées.
• Organiser des rencontres et rendez-vous avec les clients, les partenaires et les groupes à la demande de la direction générale ou des membres de l'équipe.
• Organiser des voyages d'affaires et faire les réservations nécessaires.
• Organiser la logistique et l'itinéraire de la tournée annuelle de la municipalité.
• Participer à la préparation du banquet annuel et autres événements de l'agence, notamment la gestion des billets des participants avec les outils appropriés à cette fin.
• Participer à la réalisation du rapport annuel.
• Faire les mises à jour des informations du site web de l'organisation avec l'outil de gestion de contenu Joomla.
• Commander et tenir à jour l'inventaire du matériel de bureau.
• Veiller au bon fonctionnement de l'équipement de bureau et transmettre toute problématique aux fournisseurs pertinents, ainsi que gérer les contrats de location d'équipement avec la direction générale.
• Gérer les licences pour les outils informatiques tels que les logiciels et les applications.
• Envoyer des invitations pour des activités et événements, puis enregistrer les participants.
• Faire la logistique des journées d'orientation pour les nouveaux employées et membres du CA.
• Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau.
• Coordonner le calendrier, sélectionner les priorités et anticiper les conflits d'horaires, et accompagner la direction générale dans la gestion des échéances.

Traitement de données

• Faire des travaux de recherches, recueillir et colliger des données en provenance de diverses sources en utilisant Internet et les méthodes traditionnelles et faire des recherches internet (Google, Pictometry, SNB Planet, ArcGIS, etc.) pour des cartes aériennes avec ou sans ligne de propriétés, manipuler les images avec l'outil de design Canva et Acrobat pour transporter en PDF ou images et faire la mise en page des fiches techniques des terrains à vendre selon nos normes graphiques.
• Traiter le classement électronique des dossiers afin que tous les documents soient conservés de manière ordonnée et sécuritaire tout respectant les normes en gestion documentaire.
• Compiler des informations, préparer des statistiques, ainsi que maintenir à jour des bases de données, Particulièrement, les données à jour des permis de construction, l'inventaire de terrains ainsi que bulletin trimestriel et le compte rendu de la direction générale pour le CA.

Conseil d'administration

• Préparer et faire la mise en page efficace de toute la documentation pour les réunions du CA et ses comités, ainsi que la gestion des documents avec le logiciel applicable (préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux, faire la distribution des documents et coordonner les votes électroniques.)
• Faire la logistique des réunions du CA et de ses comités (envoyer les convocations, réserver les salles de réunion, coordonner le service de traiteur, préparer les cartables d'information et les journées d'orientation pour les nouveaux membres du CA.)

EXIGENCES MINIMALES

Éducation

• Diplôme collégial en gestion de bureau ou une combinaison équivalente d'études collégiales et d'expérience.

Connaissance

• Maîtrise du français et de l'anglais verbal et écrit.
• Connaissance approfondie de l'environnement informatique, Suite Microsoft Office, Microsoft Paint et Adobe Acrobat DC.
• Bonnes connaissances de la structure organisationnelle, des fonctions, des procédures et des règlements municipaux seront un atout.
• Capacité à produire des rapports, analyser des données et préparer des présentations professionnelles.
• Connaissance des outils spécialisés comme VISIO pour la gestion et la visualisation de projets sera un atout.
• Connaissance générale des rouages, divers services et opérations dans un milieu municipal, ainsi que les principaux intervenants qui s'y rattachent serait un atout.

Expérience

• 3 à 5 d'années d'expérience dans un poste de soutien administratif ou dans un rôle similaire.
• Expérience au niveau municipal et autres instances gouvernementales ou politiques seraient un atout important.

Habiletés

• Sens inné de la qualité du service à la clientèle et des relations interpersonnelles : aisance relationnelle, approche client, politesse, entregent, respect, grand sens d'écoute et faire preuve d'empathie.
• Maintenir un niveau de satisfaction de la clientèle de façon à démarquer les services offerts.
• Apte à travailler sous pression, sans supervision soutenue et en équipe.
• Bonne méthodologie de travail, sens aigu de l'organisation et grande rigueur.
• Aptitude à déterminer l'ordre de priorité des tâches, respecter les échéanciers et organiser le déroulement du travail en conséquence.
• Faire preuve de minutie et de précision dans la tenue des dossiers.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément dans un milieu au rythme rapide.
• Esprit créatif et faire preuve d'initiative.
• Capacité d'utiliser le système d'information géospatiale (SIG/ARCGis) serait un atout.
• Démontre une tolérance à la critique émanant de la clientèle et une sensibilité aux enjeux politiques.
• Posséder une approche bienveillante et adaptable, combinée à une grande capacité d'écoute et un talent naturel pour établir des relations interpersonnelles de qualité.
• Manifeste une attitude positive envers les intérêts de la municipalité et de la communauté en général.
• Capacité physique de faire le travail assigné.
• Ponctualité et assiduité au travail.
• Bon dossier antérieur de rendement au travail.
• Faire preuve de discrétion et d'intégrité professionnelle en gérant efficacement des questions de nature délicate, tout en respectant les règles de confidentialité et les valeurs organisationnelles de la Ville de Dieppe.

HEURES DE TRAVAIL

• Trente-cinq (35) heures par semaine.

RÉMUNÉRATION

• Selon l'échelle salariale en vigueur.

DATE DE CLÔTURE

• La date limite pour soumettre votre candidature est le 29 mai 2025 à 16h00.

Les tâches indiquées dans la présente description de poste ont uniquement pour but d'illustrer les différents types de travail qui pourrait être effectué. L'omission de certains énoncés de tâches ne les exclut pas du poste si le travail est semblable, lié ou une affectation logique au poste.

Veuillez noter qu'Expansion Dieppe a adopté une politique linguistique offrant des services bilingues. La langue de travail de l'organisation étant le français, tout employé doit être capable de communiquer en français et en anglais à l'oral et à l'écrit.

Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte et désigne aussi bien les hommes que les femmes.