VISION :
Une ville inspirante

MISSION :
Collaborer pour améliorer la qualité de vie de tous les citoyens.

VALEURS FONDAMENTALES :
Durabilité, Inclusivité, Innovation, Responsabilisation, Excellence, Bilinguisme

ADMINISTRATEUR/ADMINISTRATRICE, VALIDATION DES DOCUMENTS ET OPÉRATIONS DE LA COUR (ADVOC)

Service régional de la GRC de Codiac - Numéro du poste P1236
DATE LIMITE POUR POSTULER : LE 21 MAI 2024 À MIDI

RÉSUMÉ DES FONCTIONS :

Ce poste relève du ou de la gestionnaire, documents et opérations de la cour.

Le ou la titulaire de ce poste fournit un soutien opérationnel et de bureau à la section de la cour, à la section de la gestion des dossiers et au Centre d'information de la police canadienne (CIPC).

POUR POSTULER :

La Ville de Moncton est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Veuillez soumettre votre candidature par l'intermédiaire du système en ligne qui se trouve à l'adresse suivante : www.moncton.ca/emploi.

La Ville de Moncton remercie tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt; cependant, elle ne communiquera qu'avec les personnes choisies pour une entrevue.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus d'embauche et sur la démarche pour poser sa candidature, veuillez communiquer avec les Ressources humaines au 506-877-7707 ou consultez la page suivante : www.moncton.ca/fr/emplois.

TRAVAILLER À LA VILLE DE MONCTON :

Moncton est une collectivité dynamique et culturellement riche. Elle est la première ville officiellement bilingue au Canada et l'un des meilleurs endroits au pays où faire des affaires. Moncton est aussi connue comme la plaque tournante du Canada atlantique en ce qui a trait à l'économie, aux sports, au tourisme et aux divertissements. Le personnel de la Ville de Moncton s'efforce de conserver la réputation de la ville comme l'un des meilleurs endroits au Canada où il fait bon vivre, étudier, travailler et se divertir.

La Ville offre un régime d'avantages sociaux et un salaire attrayant conformes à la convention collective de l'Association des employés de l'Hôtel de ville (AEHV)/section locale 60200 de l'Association de la Fonction publique du Canada (AFPC). Il s'agit d'un poste syndiqué.

Convention collective
Salaires et échelles salariales des employés de la Ville de Moncton

SCOLARITÉ :

• Posséder un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Avoir terminé un programme collégial de deux (2) ans en administration des affaires OU un diplôme équivalent ou avoir fait des études postsecondaires dans une autre discipline avec des cours liés aux affaires.
• Obtenir la certification du Système d'incidents et de rapports de police (SIRP) pour les gestionnaires de l'information dans les 12 mois suivant la date de début de l'emploi.
• Avoir réussi le Cours sur les fonctions de demande et de transmission de messages narratifs du CIPC et être titulaire de la certification du Cours de mise à jour du CIPC dans le délai de trois mois de la date d'entrée en fonction.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE :

• Au moins deux (2) années d'expérience dans la gestion de tâches de bureau et de dossiers et connaissance des lois.
• Connaissance du jargon juridique, des procédures judiciaires et connaissance générale des différentes lois fédérales et provinciales, ainsi que des arrêtés municipaux.
• Une expérience de travail dans un cabinet d'avocat, un corps de police ou d'autres services de police est considérée comme un atout.

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES :

• Connaissance fonctionnelle des deux langues officielles (anglais et français). Conformément aux normes de compétences linguistiques du gouvernement provincial, cette capacité fonctionnelle s'établit au niveau Intermédiaire Plus (2+) ou à un niveau supérieur.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS :

• Achèvement de cours d'informatique ou expérience connexe de la suite Microsoft Office. Expérience avec les systèmes de données du SIRP ou du CIPC. Le ou la titulaire doit posséder de fortes compétences informatiques.
• L'expérience et la connaissance du système électronique de casiers judiciaires et du système de classement des documents électroniques sont considérées comme des atouts importants.
• Connaissance et expérience de travail dans la saisie de données.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite découlant de contacts fréquents avec des employés et d'autres organismes.
• Compétences supérieures à la moyenne en ce qui concerne l'engagement, l'esprit d'initiative, le tact, le discernement et la motivation. Ces attributs sont essentiels pour traiter adéquatement les documents juridiques et pour respecter les échéances.
• L'affiliation à l'ARMA est encouragée et souhaitable pour ce poste.
• Une expérience dans les techniques de systèmes de gestion de l'information dans un environnement Microsoft Windows serait considérée comme un atout.
• Des connaissances et de l'expérience en ce qui a trait aux politiques, aux processus et aux procédures de gestion de l'information, ainsi que des connaissances ou de l'expérience avec les applications internes à la GRC, comme le SIRP et le CIPC, sont considérées comme des atouts importants.
• Il faut actualiser la connaissance des lois et des règlements se rapportant à la conservation, à l'accès et à l'élimination des documents de la GRC, à savoir la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP), la Loi sur le casier judiciaire, la Loi sur le système de justice pénal pour les adolescents, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ainsi que les Directives du Conseil du Trésor du Canada sur la gestion de l'information.
• Il faut garder des connaissances supérieures à la moyenne, en plus de savoir qu'il faut administrer la politique et les procédures du CIPC pour le district de la GRC, les organismes du gouvernement fédéral, ainsi que les organismes municipaux et provinciaux.

RELATIONS :

• Le ou la titulaire du poste se mettra chaque jour en rapport avec des membres de la GRC et avec le personnel de soutien à l'échelle locale, provinciale et régionale. Il faut beaucoup de maturité, de discrétion et de tact. Il ou elle devra traiter avec les représentants des organismes chargés de l'application des lois, différents paliers de gouvernement (dont les Services correctionnels Canada et d'autres organismes fédéraux et provinciaux), les autres forces policières ainsi que les organismes accrédités pour l'application des lois et les enquêtes.
• Il ou elle se met régulièrement en rapport avec les employés de la Cour provinciale et des procureurs de la Couronne.
• Dans la collectivité nationale des utilisateurs de la GRC, l'AVDOC est considéré comme l'expert de toutes les questions se rapportant à l'utilisation du SIRP du CIPC ainsi qu'à la gestion de l'information dans ce système. C'est pourquoi l'AVDOC est la plaque tournante pour les demandes de renseignements des enquêteurs, des administrateurs de la police et de la haute direction de la GRC. Dans les régions du Canada dans lesquelles des services de police partenaires externes (SPPE) font appel au SIRP, l'AVDOC sera souvent le point de contact pour résoudre les problèmes.
• La complexité du système oblige le ou la titulaire du poste à pouvoir expliquer avec clarté et en donnant des détails, aux utilisateurs qui pourraient mal connaître le SIRP, comment ou pourquoi une activité précise s'est ou ne s'est pas déroulée. De même, il existe des méthodes permettant d'extraire du système de l'information spécifique et qui pourrait ne pas être évidente, mais que l'AVDOC doit connaître. Ce dernier ou cette dernière devra guider certains utilisateurs pour leur permettre de connaître et d'utiliser les capacités du SIRP, des systèmes du CIPC et des autres systèmes opérationnels d'archivage.

SUPERVISION :

• Le ou la titulaire du poste n'a pas à superviser d'autres employés; il ou elle peut toutefois être appelé(e) à donner des conseils et des lignes directrices à des collègues et à des membres de la GRC.

JUGEMENT ET INITIATIVE :

• Ce poste permet à son titulaire d'exprimer son sens de l'initiative et de faire preuve de jugement lorsqu'il s'agit de découvrir et de suggérer des moyens plus efficients d'atteindre les objectifs opérationnels de la Section. Les conséquences des erreurs sont majeures, puisque l'information inexacte saisie dans les systèmes informatiques ou les données qu'il faut retrancher, mais qui ne sont pas supprimées pourraient amener un agent de police à prendre des mesures inappropriées, ce qui aurait des incidences sur la liberté et la sécurité des citoyens, en plus de donner lieu éventuellement à des poursuites au civil.
• Puisque le ou la titulaire de ce poste travaille presque sans supervision, le sens de l'initiative joue un rôle crucial dans son rendement professionnel. Le jugement est aussi critique, puisqu'on prend également des décisions quotidiennes sur la validité des documents judiciaires.
• Il faut faire preuve de jugement et de logique pour résoudre les problèmes se rapportant à la gestion des documents.
• Il faut avoir l'esprit d'initiative et le jugement nécessaires pour veiller à ce que les rapports et les dossiers d'enquête soient bien classifiés, enregistrés et archivés afin d'éviter les erreurs qui pourraient donner lieu à des statistiques inexactes et trompeuses sur les activités criminelles et ce qui se répercuterait sur l'efficacité des interventions policières.
• Le ou la titulaire du poste doit s'assurer que l'information reproduite dans les dossiers et extraite de la Section de la gestion des dossiers (dont les documents du CIPC et l'utilisation du terminal) fait l'objet d'une discrétion absolue et des mesures de protection nécessaires pour éviter de la communiquer aux organismes ou aux particuliers non autorisés.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Le ou la titulaire du poste est appelé(e) à travailler dans un aménagement ouvert, dans lequel d'autres activités se déroulent en continu dans la même zone de travail.
• Il faut faire preuve de beaucoup de concentration et consacrer des efforts physiques raisonnables au transport, au tri et à l'épuration des dossiers et des documents.
• Le ou la titulaire du poste est appelé(e) à travailler dans des conditions obligeant à respecter des échéances et des impératifs; il ou elle est aussi appelé(e) à répondre aux demandes de renseignements transmises par téléphone, aux demandes de renseignements du personnel et aux demandes de documents et d'information en personne. Les conséquences des erreurs inhérentes à ce poste créent des pressions constantes.
• Il faut continuellement mener de front des priorités qui sont remaniées et respecter les exigences et les impératifs parallèles des clients et des superviseurs, ce qui donne lieu à des pressions dans l'emploi du temps et ce qui empêche de maîtriser le rythme de travail.
• Les conditions de travail sont conformes à la convention collective de l'AEHV et de la section locale 60200 de l'AFPC.

COMMENTAIRES SUPPLÉMENTAIRES (LE CAS ÉCHÉANT) :

• Comme condition d'emploi, le ou la titulaire doit faire preuve d'une grande intégrité morale et doit se soumettre à une enquête de sécurité de la GRC. Cela comporte une vérification des antécédents et du caractère moral des candidats retenus et de leurs familles immédiates. Cette démarche est requise avant d'accorder le niveau d'habilitation de sécurité exigé pour ce poste. Ce niveau de sécurité doit être maintenu pendant toute la durée de l'emploi à ce poste, faute de quoi le ou la titulaire perdra son emploi. De même, il ou elle ne doit utiliser les renseignements policiers qu'en conformité avec les politiques, les règlements et les lignes directrices de la GRC. Puisque ce travail est de nature confidentielle, il ou elle doit être disposé(e) à prêter serment ou à faire une affirmation solennelle en matière de confidentialité.