l'Ordre des pharmaciens du Nouveau-Brunswick est actuellement à la recherche d'un(e) professionnel(le) dynamique et motivé(e) pour occuper un poste de responsable des opérations à l'Ordre. Membre important(e) de l'équipe de l'Ordre, le ou la responsable des opérations supervise le fonctionnement quotidien du bureau et soutient le travail de l'Ordre dans les domaines de la communication, de l'administration du bureau et des travaux du Conseil et des comités. Ce rôle clé implique une interaction régulière avec le personnel du bureau, le public, les professionnels de la pharmacie et d'autres parties prenantes. Le poste intéressera une personne dotée de solides compétences interpersonnelles, qui est également organisée et qui s'épanouit dans un environnement en constante évolution. Le ou la responsable des opérations travaillera au bureau de l'Ordre, situé à Moncton, au Nouveau-Brunswick.

En tant que responsable des opérations, vos fonctions comprendront notamment les suivantes :

Communication

• Être le premier point de contact pour les demandes de renseignements courantes, en personne, par téléphone ou par courriel.
• Recevoir et réacheminer tous les appels téléphoniques entrants, le courrier et les courriels envoyés à l'adresse électronique générale de l'Ordre.
• Entretenir une correspondance avec les membres du Conseil et des comités.

Gestion du bureau

• Être présent(e) en personne pendant les heures d'ouverture de l'Ordre afin d'assurer la continuité des services.
• Coordonner les services de soutien à l'infrastructure générale et tenir lieu de point de contact pour les fournisseurs externes ayant un rôle à jouer dans le fonctionnement du bureau (par exemple TI, équipement de bureau, gestion des bâtiments, etc.); assurer la surveillance des travaux connexes, au besoin.

Processus financiers

• Effectuer des opérations comptables de base liées aux comptes créditeurs et débiteurs.
• Apporter un soutien au Comité des finances et aux processus comptables de l'Ordre.
• Recevoir et traiter les notes de frais.

Soutien à la haute direction et administratif

• Assister le ou la registraire dans l'organisation et la préparation des réunions, l'établissement des calendriers, etc.
• Coordonner les réunions du Conseil et des comités et assurer un soutien administratif, notamment en préparant l'ordre du jour des réunions et les documents à l'appui.
• Rédiger le procès-verbal des réunions du Conseil et des comités.
• Tenir les listes de distribution des membres du Conseil et des comités.
• Créer ou mettre en forme des documents, de la correspondance et des rapports officiels de l'Ordre, suivant les besoins.
• Appuyer les projets clés qui font partie du plan stratégique ou opérationnel de l'Ordre.

Autres

• Veiller à ce que les principes d'équité, de diversité et d'inclusion soient intégrés dans le fonctionnement et les travaux quotidiens de l'Ordre.
• Soutenir le personnel de l'Ordre et vous acquitter d'autres tâches connexes assignées par le ou la registraire ou son (sa) représentant(e).
• Contribuer aux initiatives d'amélioration continue de la qualité au sein de l'Ordre.

Le ou la candidat(e) idéal(e) possède les compétences essentielles suivantes :

• Pensée critique et écoute active
• Souci du détail
• Bonne communication écrite et orale
• Solides compétences interpersonnelles et bon jugement personnel et professionnel
• Capacité à s'adapter positivement à des demandes multiples et à des priorités changeantes

Qualifications et expérience

• De trois à cinq ans d'expérience en administration de bureau, avec une expérience en service à la clientèle et un certain degré de leadership/responsabilité; aptitude avérée à composer avec des priorités multiples et à gérer efficacement son temps
• Expérience préalable du service à la clientèle; sens aigu des affaires, c.-à-d. tact et diplomatie, pour composer efficacement avec des scénarios difficiles et les personnes concernées, au téléphone et en personne
• Compétence écrite et orale en anglais et en français; le bilinguisme serait considéré comme un atout
• Expérience préalable dans la consignation et la tenue de procès-verbaux précis pour différentes réunions (c.-à-d. consignation précise des discussions, des décisions et des mesures à prendre).
• Diplôme d'un programme reconnu d'administration de bureau ou de commerce ou combinaison d'études, de formation et d'expérience impliquant des responsabilités croissantes
• Maîtrise de Microsoft Office et d'Adobe Professional; une expérience des systèmes de gestion des membres et des bases de données d'inscription, ainsi que de WordPress et des logiciels de réunion et de webinaire constituerait un atout

Environnement de travail

La culture de l'Ordre des pharmaciens du Nouveau-Brunswick est axée sur la collaboration, des relations cordiales et un rythme rapide. Chacun joue un rôle important au sein de l'équipe et contribue à la réussite collective de l'Ordre. Nous croyons au maintien d'un sain équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à une certaine souplesse dans les horaires de travail.

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ en toute confidentialité à :

Karen DeGrace

Directrice, Communications et engagement

200-686, boulevard St. George

Moncton (N.-B.) E1E 2C6

Courriel : [email protected]

Téléc. : 506-857-8838