A French posting follows

ABOUT OUR CLINIC
Alzheimer's disease (AD) is the most common type of dementia, making up approximately 70% of all cases. Those over the age of 65 are at a higher risk to develop AD. It diminishes cognitive, verbal and physical abilities by destroying brain cells. This in turn affects our ability to think, to learn new things, and to remember. Many scientific experts are working to ameliorate our understanding of this devastating disease, thus searching to find more effective treatments.

Our clinics partner with pharmaceutical companies to conduct Phase II and III clinical trials for Alzheimer's Disease. Our unique contribution will revolutionize the fight against the disease. We provide care to patients, generate knowledge for the scientific community, continue to improve support, and access to clinical research.

SUMMARY
The Payroll & Human Resources Coordinator will work closely with the Human Resources Manager and will be responsible for various functions such as payroll processing, maintaining the HRIS, group benefit and RRSP administration and provide a full range of administrative and coordination activities to the Human Resources Department.

RESPONSIBILITIES
Payroll:

• Input and verify employee information for new hires into the payroll, HRIS and benefit systems
• Prepare and process payroll for all employees
• Provide support to employees with any payroll queries
• Complete and process Records of Employment (ROE) within prescribed timelines
• Prepare year end documents such as T4 statements
• Submit regular tax payments and report to government authorities
• Prepare reconciliations, payments, and payroll changes relating to various types of leaves and terminations
• Assist in the benefit and pension administration, including tracking eligibility, processing enrollments, terminations and employee changes
• Compile and prepare monthly, and annual payroll related reports and remittances after each pay run, and as needed
• Work closely with the Human Resources Manager to calculate and administer salary increases
• Ensure compliance with all applicable federal and provincial regulations, laws and company policies
• Assist in payroll audits or requests

Human Resources:

• Assist in the coordination of the recruitment activities, including job posting, pre-screening, reference checks, drafting offer documentation and hiring documentation
• Maintain employee records, ensuring all records are filed, accurate and complete, and confidentiality
• Maintain and process employee leave request and balances
• Facilitate the onboarding process for new employees, including orientation sessions and assisting with paperwork completion
• Prepare employee letters such as employment letters, visa letters
• Provide support to employees for any Human Resources inquiries
• Maintain positive continuous communication with both employees and management
• Document all existing and new Human Resources policies, practices and procedures

Performs other related duties as assigned.

EDUCATION AND QUALIFICATIONS

• A Post-Secondary Degree or Diploma in general business administration, commerce, payroll, or a combination of education, training and experience deemed equivalent
• A minimum of three (3) years of experience in a payroll function
• Experience in Human Resources
• Knowledge of Federal and Provincial payroll and Human Resources legislations
• Knowledge of Scientific Research & Experimental Development (SR&ED) tax credits is an asset
• Excellent experience with payroll software. Knowledge of Nethris is an asset
• Bilingual in English and French (written and spoken)

CORE COMPETENCIES

• Accountable - Is accountable for their actions
• Adaptability - Can adapt to change, is flexible and can work in a fast paced environment
• Commitment to Excellence - Proven commitment to quality and excellence
• Compassion - Shows compassion and patience towards others
• Communication - Excellent communication skills in French and English
• Decision Making - Has good judgement and decision-making skills
• Innovation - Is innovative and looks for ways to improve
• Integrity - Has Integrity, is ethical and professional
• Teamwork - Positively interacts with others and promotes teamwork
• Patient Focused - Has the patient needs in mind and is committed to the industry

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AU SUJET DE LA CLINIQUE
La maladie d'Alzheimer (MA) est le type de démence le plus courant, représentant environ 70 % de tous les cas. Les personnes âgées de plus de 65 ans courent un risque plus élevé de développer la MA. Elle diminue les capacités cognitives, verbales et physiques en détruisant les cellules du cerveau. Cela affecte à son tour notre capacité à penser, à apprendre de nouvelles choses et à nous souvenir. De nombreux experts scientifiques s'efforcent d'améliorer notre compréhension de cette maladie dévastatrice et cherchent ainsi à trouver des traitements plus efficaces.

Nos cliniques s'associent à des sociétés pharmaceutiques pour mener des essais cliniques de phase II et III sur la maladie d'Alzheimer. Notre contribution unique va révolutionner la lutte contre la maladie. Nous fournissons des soins aux patients, générons des connaissances pour la communauté scientifique, continuons à améliorer le soutien et l'accès à la recherche clinique.

SOMMAIRE DU POSTE
Le Coordonnateur de la paie et des ressources humaines travaillera en étroite collaboration avec la gestionnaire en ressources humaines et sera responsable de fonctions variées telles que le traitement de la paie, la gestion du système d'informaiton sur les ressources humaines (HRIS), l'administration des avantages sociaux de groupe et des régimes enregistrés d'épargne-retraite (RRSP), ainsi que d'offrir une gamme complète d'activités administratives et de coordination au sein du département des ressources humaines.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Paie:

• Saisir et vérifier les informations des nouveaux employés dans les systèmes de paie, HRIS et d'avantages sociaux
• Préparer et traiter la paie pour tous les employés
• Fournir un soutien aux employés pour toute question reliée à la paie
• Compléter et traiter les relevés d'emploi dans les délais prescrits
• Préparer les documents de fin d'année tels que les T4
• Soumettre les paiements d'impôts réguliers et faire rapport aux autorités gouvernementales
• Préparer les rapprochements, les paiements et les modifications de paie en lien avec les différents types de congés et de cessation d'emploi
• Assister à l'administration des avantages sociaux et des régimes de retraite. Y compris les suivis d'admissibilité, le traitement des inscriptions, de cessations d'emploi et des modifications demandées par les employés
• Compiler et préparer les rapports de paie mensuels et annuels et les remises près chaque cycle de paie et au besoin
• Travailler en étroite collaboration avec la gestionnaire en ressources humaines pour calculer et administrer les augmentations salariales
• Veiller à la conformité de toutes les réglementations fédérales et provinciales applicables, les lois et les politiques de l'entreprise
• Aider lors des audits our des demandes liées à la paie

Ressources humaines:

• Assister dans la coordination des activités de recrutement, y compris la publication des offres d'emploi, la pré-sélection, la vérification de références, la rédaction des offres d'emploi et la documentation d'embauche.
• Tenir à jour les dossiers des employés en veillant à ce que tous les enregistrements soient classés, précis et complets, tout en assurant la confidentialité
• Tenir à jour et traiter les demandes de congés et les soldes
• Responsable du processus d'intégration des nouveaux employés, y compris les séances d'orientation et fournir un appui à compléter la documentation
• Préparer les lettres pour les employés, telles que les lettres d'emploi et les lettres pour obtenir un visa de travail
• Fournir un soutien aux employés pour toute question relative aux ressources humaines
• Maintenir une communication positive et continue avec les employés et la gestion
• Documenter toutes les politiques, pratiques et procédures nouvelles et existantes en matière de ressources humaines

Effectuer d'autres tâches connexes assignées.

EXIGENCES

• Un diplome d'études postsecondaire ou un diplôme en administration des affaires, commerce, paye, ou une combinaison d'éducation, de formation et d‘expérience jugée équivalente
• Un minimum de trois (3) années d'expérience de travail avec la paie
• Expérience in ressources humaines
  
• Connaissance des lois fédérales et provinciales de paye et des ressources humaines
• Connaissance des encouragements fiscaux pour la recherche scientifique et le développement expérimental (SR&ED) est un atout
• Excellente expérience à travailler avec des systèmes de paye. Connaissance de Nethris est un atout
• Bilingue en anglais et en français (par écrit et verbalement)

COMPÉTENCES DE BASE

• Responsable – Est responsable de ses actions
• Adaptabilité - Peut s'adapter au changement, est flexible et peut travailler dans un environnement de travail au rythme rapide
• Engagement envers l'excellence - Engagement éprouvé envers la qualité et l'excelence
• Compassion – Fait preuve de compassion et de patience envers les autres
• Communication – Excellentes compétences en communication en français et en anglais
• Prise de décision - Possède un bon jugement et des compétences en matière de prise de décision
• Innovation - Est innovant et cherche des moyens de s'améliorer
• Intégrité - A l'intégrité, est éthique et professionnel
• Travail d'équipe - Intéragit positivement avec les autres et favorise le travail d'équipe
• Axé sur le patient – Tient compte des besoins du patient et s'engage envers l'industrie