Administrative Support/Soutien administratif

Job DescriptionJob Description:Salary: Title: Administrative Support Location:Ottawa, Ontario Employment Status:Permanent Full-Time Position Salary Range:$46,054 - $58,272 Closing Date:Open Until Filled Internal and External Competition About the AFN The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity. The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization. Position Overview The Assembly of First Nations (AFN) is seeking to staff the role of Administrative Support. The Administrative Support takes direction from and reports to the Director, Social Sector. The incumbent provides assistance in the development and overall administrative management of the Sector. Functions & Accountabilities: Sector FunctionTo perform all general office work, clerical duties, data storage, collection and processing necessary information for the effective operation of the Sector.Organizing and maintaining the Sector files, records and data baseMaking travel arrangements for staff and committee members of the Chiefs Committee and Technical Committee by booking of flights, confirming Hotel Reservations, car rentalsOrganizing meeting arrangements by preparing mail-outs, call packages, assembling information kits, photocopying and collating informationBooking meeting facilities for meetings and workshops and ensuring all administrative and financial details are recorded, monitored and contracts are fulfilled and processed in accordance with AFN policy and proceduresMaintain copies of accounting records of the SectorFiling, classifying and organizing all incoming correspondence, reports and studies and maintaining file index of all correspondence and resource materialsPrepares draft correspondence and uses mail merging techniques.Type minutes, meeting summaries and proofread correspondence, reports, statements, invoices, forms and other documents from notes or tape recording devicesOpen, sort and route incoming mail.Preparing and completing cheque requisitions, purchase orders, travel expense claims for staff and committee members of the Policy SectorReconciling budgetary reports produced by Finance with program recordsFinancial tracking of program contribution and expenditures Team Functions Within SectorAttends weekly staff Meetings.Facilitates cross-divisional coordination of travel and plans.Assists in coordinating internal meetings and off-sites, as requested.Maintains and schedules appointments and diaries for the Sector staffAcross Sectors and OrganizationAttends all AFN staff meetings.Attending meetings with other AFN departments, government agencies and First Nations as required. Communication Function InternalCommunicating in writing with other AFN departments as requiredCoordinating the distribution of internal and external correspondence from Sector ExternalServes as a point of contact for external constituencies on matters pertaining to the Director.Communicates directly through emails and telephone on behalf of the Director, with government representatives, Chiefs, First Nations and all other contacts, on matters related to Director's programmatic initiatives.Assists the Director with the planning of the Sectors Chiefs Committees, Technical Committees, and/or Working Groups. Political FunctionProvides assistance at the Chiefs-in-Assembly (Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly) meetings held twice annually in July in different locations and December in the Ottawa area, as required.Participates in political rallies as required. Generic FunctionsComplies with AFN policies and procedures.Submits vacation, sick and special requests through the ESS leave system to the Director.Conducts other duties as assigned by the Director. Who Can Apply:Successful completion of secondary school and certificate in administrative studies or equivalent combination of education and 2+ years of relevant experienceAdvanced knowledge and skills performing more complex tasksAdvanced interpersonal skills with demonstrated verbal and written proficiency and able to initiate effective interaction and collaboration at all levels and with a variety of individuals. Competencies:Strong team playerDemonstrated organizational and time management skills with the ability to multi-task and set prioritiesAttention to detail and demonstrated ability to gather and collate large amounts of informationAdaptable and flexibleCustomer service focusedProficient in English with French as an assetDemonstrated problem assessment and problem solving skills, demonstrates good judgement with logical resolutionsEffective planning and organizational skills for large scale reports, meetings and events.Knowledge of First Nations aspirations, values, culture and a good understanding of First Nations issues and concernsKnowledge of AFN philosophy, initiatives and policies regarding First NationsKnowledge of administrative management, systems development and operational researchKnowledge of concepts and fundamentals of financial managementKnowledge of First Nation language or French is an asset Diversity Statement Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. Why Work with AFN? At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, youll enjoy: Employer-Paid Health Benefit Premiums Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN.Generous Pension Matching A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future.Ample Vacation, Sick, and Personal Days Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plusadditional non-legislative time offthroughout the year.Professional Development Support Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career.Wellness Funds Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses.Modern, Central Location Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute.Convenient Amenities Steps away from cafes, restaurants, and shops.Meaningful Work Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada.Collaborative & Inclusive Culture Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment. Accommodation Statement The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity. While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted. AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time. _________________________________________________________________________________________________________________________ Titre : Soutien administratif Lieu : Ottawa (Ontario) Statut de lemploi : poste permanent temps plein Date de clture : poste vacant jusqu ce quil soit pourvu Concours interne et externe propos de lAPN LAPN est une organisation de dfense des intrts des Premires Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformment aux rsolutions adoptes par les Premires Nations-en-Assemble. En tant quorganisation nationale de dfense des intrts des Premires Nations, lAPN cherche promouvoir les droits inhrents et issus des traits des Premires Nations par llaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas chant, llaboration conjointe de lois visant renforcer les capacits des Premires Nations. LAPN est ne de la volont des dirigeants des Premires Nations de se doter dune organisation de dfense des intrts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversit, la justice et la souverainet de chaque Premire Nation dtentrice de droits guident le travail de lorganisation. Aperu du poste LAssemble des Premires Nations (APN) cherche pourvoir un poste en soutien administratif. Le ou la titulaire de ce poste prend ses directives et relve du directeur du Secteur et aide au dveloppement et la gestion administrative globale du Secteur. Fonctions et responsabilits Fonctions relatives au SecteurEffectuer toutes les tches administratives gnrales, les tches de bureau, le stockage des donnes, la collecte et le traitement des renseignements ncessaires au bon fonctionnement du Secteur.Organiser et tenir jour les dossiers, les archives et la base de donnes du Secteur.Organiser les dplacements du personnel et des membres du Comit des Chefs et du Comit technique, notamment rserver les vols, confirmer les rservations dhtel et louer des vhicules.Organiser les runions, notamment la prparation des envois postaux et des forfaits tlphoniques, lassemblage des trousses dinformation, les photocopies et le rassemblement des renseignements.Rserver des salles de runion pour les runions et les ateliers et veiller ce que tous les dtails administratifs et financiers soient consigns et contrls et que les contrats soient excuts et traits conformment la politique et aux procdures de lAPN.Conserver des copies des registres comptables du SecteurRanger, trier et organiser la correspondance, les rapports et les tudes reus, et tenir jour un index de toute la correspondance et de tous les documents.Participer aux activits de projet.Prparer des brouillons de correspondance et utiliser des techniques de fusion de courrier.Taper les procs-verbaux et les rsums de runion et relire la correspondance, les rapports, les dclarations, les factures, les formulaires et autres documents partir de notes ou denregistrements audio.Ouvrir, trier et acheminer le courrier entrant.Prparer et remplir les demandes de chques, les bons de commande et les demandes de remboursement des frais de dplacement pour le personnel et les membres du Comit du Secteur des politiques.Rapprocher les rapports budgtaires produits par les Finances avec les registres des programmes.Assurer le suivi financier des contributions et des dpenses de programme. Fonctions relatives lquipe Au sein du SecteurParticiper aux runions hebdomadaires du personnel.Faciliter la coordination des dplacements et des plans entre les divisions.Aider la coordination des runions internes et externes, au besoin.Grer et planifier les rendez-vous et agendas du personnel du Secteur. Au sein de tous les secteurs et de lorganisationAssister toutes les runions du personnel.Assister aux runions avec dautres dpartements de lAPN, des organismes gouvernementaux et des Premires Nations, au besoin. Fonctions de communication InterneCommuniquer de manire crite avec les autres dpartements de lAPN, au besoin.Coordonner la distribution de la correspondance interne et externe du Secteur. ExterneServir de point de contact pour les parties prenantes externes au sujet de questions se rapportant au directeur.Communiquer directement, par courriel et par tlphone au nom du directeur, avec des reprsentants de gouvernement, des Chefs, des Premires Nations et toute autre personne-ressource au sujet de questions lies aux initiatives programmatiques du directeur.Aider le directeur assurer la planification des Comits des Chefs, des Comits techniques et/ou des Groupes de travail du Secteur. Fonction politiqueAider, au besoin, la tenue des runions des Chefs-en-Assemble (Assemble gnrale annuelle et Assemble extraordinaire des Chefs), qui ont lieu deux fois par an: en juillet un endroit diffrent et en dcembre dans la rgion dOttawa.Participer aux rassemblements politiques, au besoin. Fonctions gnriquesSe conformer aux politiques et procdures de lAPN.Soumettre les demandes de cong et de cong de maladie et les demandes spciales au directeur au moyen du systme de congs ESS.Accomplir dautres tches assignes par le directeur. Qui peut postuler Diplme dtudes secondaires et certificat en tudes administratives ou combinaison quivalente dtudes et de deux annes ou plus dexprience pertinenteConnaissances et comptences avances dans laccomplissement de tches plus complexes.Grande habilet interpersonnelle, comptences en communication orale et crite et capacit de susciter une interaction et collaboration efficaces tous les niveaux et parmi un vaste ventail de personnes. ComptencesFort esprit dquipeComptences avres en organisation et gestion du temps, y compris la capacit de mener plusieurs tches de front et dtablir des prioritsSouci du dtail et capacit avre de recueillir et compiler de grandes quantits de renseignementsAdaptabilit et souplesseCentr(e) sur le service la clientleBonne matrise de langlais; le franais tant un atoutComptences avres en valuation et rsolution de problmes et jugement sr, assorti de la capacit de proposer des solutions logiquesGrandes comptences en planification et organisation pour la prparation de rapports, runions et vnements denvergure.Connaissance des aspirations, des valeurs et de la culture des Premires Nations et bonne comprhension des questions et proccupations les concernantConnaissance de la philosophie, des initiatives et des politiques de lAPN concernant les Premires NationsConnaissance de la gestion administrative, de la mise au point de systmes et de la recherche oprationnelleConnaissance des concepts et principes fondamentaux de la gestion financireConnaissance dune langue des Premires Nations ou du franais constitue un atout nonc relatif la diversit La prfrence sera accorde aux personnes qualifies dascendance des Premires Nations, conformment larticle 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Pourquoi travailler pour lAPN? lAssemble des Premires Nations (APN), nous sommes conscients de limportance de nos employs et nous sommes dtermins maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant notre quipe, vous bnficierez des avantages suivants : Primes dassurance maladie payes par lemployeur Une couverture complte des soins de sant, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entirement payes par lAPN.Un rgime complmentaire de retraite gnr