Event and Technology Support Specialist

Job DescriptionJob Description:Salary: Job title: Event and Technology Support Specialist Location: Ottawa, Ottawa Employment Status: Full-Time Term Position (6 month term with the possibility of extension) Closing Date:Open until filled Internal/External Competition About the AFN The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity. The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization. Position Overview: The Event and Technology Support Specialist is responsible for delivering high-quality technical support for AFNs in-person and virtual events, online meetings, and technology platforms, including Zoom, Microsoft Teams, and SharePoint. The role also involves coordinating event logistics, managing databases, maintaining content on SharePoint, and producing technical documentation. The incumbent plays a key role in ensuring seamless technology operations, enabling staff and participants to engage effectively across platforms. Key Responsibilities: Provide technical support for in-person and virtual events, including setup, testing, and troubleshooting of audio/visual (A/V) equipment.Support online meetings using Zoom and Microsoft Teams, including scheduling, monitoring, and real-time technical assistance.Liaise with event and meeting planners to assess and fulfill all technology requirements.Collaborate with external vendors and internal stakeholders to ensure successful execution of events.Manage, maintain, and update various internal databases, ensuring data integrity, accessibility, and accuracy.Oversee SharePoint sites: create and manage content, configure site settings, manage user permissions, and troubleshoot issues.Support document and data governance protocols in coordination with IT leadership.Develop and deliver training materials and sessions for end-users on relevant technologies and systems.Create and maintain technical documentation, including user guides and troubleshooting manuals.Provide responsive technical support and user assistance for event and IT-related requests.Support planning and execution of technology-related projects, including equipment upgrades and platform transitions.Track and reconcile event-related budgets and technology expenditures; recommend cost-saving measures where appropriate.Collect and analyze data on technology usage and event performance, preparing reports and insights for stakeholders. Working Conditions:Occasional evening or weekend work required to support events and meetings.May involve on-call availability during major events or system transitions.Ability to lift and transport A/V equipment and peripherals. Mental Demands:Frequent need for precision and focus when configuring systems or resolving live issues.Must manage shifting priorities and adapt to changing event logistics or technology environments.Resilience in high-pressure situations with strong commitment to service excellence. Physical Demands:Primarily desk-based with extended periods using computers or video conferencing tools.Occasional physical tasks including setting up equipment or transporting devices.Involves some travel and event site preparation activities. Who Can Apply?:Diploma or degree from a recognized post-secondary institution in Information Technology, Computer Science, or a related field. A combination of education, training, and/or experience may be considered.Minimum of 2 years of experience in technical support, event technology, or a related role.Experience with A/V equipment, Zoom, Microsoft Teams, databases, and SharePoint administration.Knowledge of basic project coordination, budgeting, and reporting tools.Experience delivering end-user training and creating technical documentation is an asset.Must hold a valid drivers license and be available for travel to off-site events, including AFNs satellite office in Cornwall, Ontario. Diversity Statement Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. Why Work with AFN? At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, youll enjoy: Employer-Paid Health Benefit Premiums Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN.Generous Pension Matching A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future.Ample Vacation, Sick, and Personal Days Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plusadditional non-legislative time offthroughout the year.Professional Development Support Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career.Wellness Funds Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses.Modern, Central Location Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute.Convenient Amenities Steps away from cafes, restaurants, and shops.Meaningful Work Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada.Collaborative & Inclusive Culture Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment. Accommodation Statement The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity. While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted. AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time. _________________________________________________________________________________________________________________________ Titre du poste : Spcialiste du soutien technologique et vnementiel Lieu : Ottawa, Ontario Statut demploi : poste temps plein dure dtermine (contrat de 6 mois avec possibilit de prolongation) Date limite : jusqu ce que le poste soit pourvu Concours interne/externe propos de lAPN LAPN est une organisation de dfense des intrts des Premires Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformment aux rsolutions adoptes par les Premires Nations-en-Assemble. En tant quorganisation nationale de dfense des intrts des Premires Nations, lAPN cherche promouvoir les droits inhrents et issus des traits des Premires Nations par llaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas chant, llaboration conjointe de lois visant renforcer les capacits des Premires Nations. LAPN est ne de la volont des dirigeants des Premires Nations de se doter dune organisation de dfense des intrts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversit, la justice et la souverainet de chaque Premire Nation dtentrice de droits guident le travail de lorganisation. Aperu du poste Le ou la spcialiste du soutien technologique et vnementiel est charg(e) de fournir un soutien technique de grande qualit pour les vnements en prsentiel et virtuels, les runions en ligne et les plateformes technologiques (Zoom, Microsoft Teams, SharePoint) de lAPN. Le poste consiste galement coordonner la logistique des vnements, grer des bases de donnes, tenir jour du contenu sur SharePoint et produire de la documentation technique. Le ou la titulaire joue un rle cl dans le bon fonctionnement des technologies, permettant ainsi au personnel et aux participants dinteragir efficacement sur toutes les plateformes. Principales responsabilits Fournir un soutien technique pour les vnements en prsentiel et virtuels, notamment linstallation, les tests et le dpannage de lquipement audiovisuel.Assurer un soutien pour les runions en ligne via Zoom et Microsoft Teams, notamment la planification, la supervision et lassistance technique en temps rel.Assurer la liaison avec les organisateurs dvnements et de runions afin dvaluer et rpondre tous les besoins technologiques.Travailler en collaboration avec des fournisseurs externes et des parties prenantes internes afin dassurer le bon droulement des vnements.Grer, entretenir et tenir jour diverses bases de donnes internes, tout en garantissant lintgrit, laccessibilit et lexactitude des donnes.Superviser les sites SharePoint : crer et grer du contenu, configurer les paramtres du site, grer les autorisations dutilisateurs et rsoudre les problmes.Soutenir les protocoles de gouvernance des documents et des donnes en coordination avec la direction des TI.Rdiger de la documentation de formation et prparer et dispenser des sances de formation destines aux utilisateurs finaux, qui portent sur les technologies et les systmes des TI concerns.Crer et tenir jour de la documentation technique, y compris les guides dutilisation et les manuels de dpannage.Fournir rapidement une assistance technique et une aide aux utilisateurs concernant les demandes lies aux vnements et linformatique.Encourager la planification et lexcution de projets lis aux technologies, y compris des mises niveau dquipement et des transitions de plateformes.Suivre et rapprocher les budgets lis aux vnements et les dpenses technologiques; recommander des mesures de rduction des cots le cas chant.Recueillir et analyser des donnes sur lutilisation des technologies et la performance des vnements, et prparer des rapports et des analyses lintention des parties prenantes. Conditions de travail Du travail en soire ou le week-end est occasionnellement requis pour assurer le bon droulement des vnements et des runions.Une disponibilit sur appel pourrait tre requise lors dvnements majeurs ou de transitions de systmes.Pouvoir soulever et transporter du matriel audiovisuel et des priphriques. Exigences mentales Faire constamment preuve de prcision et de concentration pour la configuration des systmes ou la rsolution des problmes en temps rel.Savoir grer des priorits volutives et sadapter lvolution de la logistique des vnements ou des environnements technologiques.Faire preuve de rsilience dans des situations trs stressantes et sengager assurer lexcellence en matire de service. Exigences physiques Travail de bureau principalement, comprenant de longues priodes dordinateur ou dutilisation doutils de visioconfrenceTches physiques occasionnelles, notamment linstallation dquipements ou le transport dappareilsQuelques dplacements et quelques activits de prparation des lieux dvnement Qui peut postuler?Diplme dun tablissement denseignement postsecondaire reconnu en technologies de linformation, en sciences informatiques ou dans un domaine connexe. Une combinaison dtudes, de formation et/ou dexprience pourrait tre prise en considration.Au moins 2 annes dexprience dans le soutien technique, les technologies vnementielles ou un poste similaire.Exprience dans lutilisation dquipements audiovisuels, des plateformes (Zoom, Microsoft Teams) et des bases de donnes ainsi que dans ladministration de SharePoint.Connaissance des outils de base de coordination de projets, de budgtisation et de production de rapports.Une exprience dans la formation dutilisateurs finaux et la cration de documents techniques serait un atout.tre titulaire dun permis de conduire valide et tre disponible pour se rendre des vnements hors site, y compris au bureau satellite de lAPN Cornwall, en Ontario. nonc relatif la diversit La prfrence sera accorde aux personnes qualifies dascendance des Premires Nations, conformment larticle 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Pourquoi travailler pour lAPN? lAssemble des Premires Nations (APN), nous sommes conscients de limportance de nos employs et nous sommes dtermins maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant notre quipe, vous bnficierez des avantages suivants :Primes dassurance maladie payes par lemployeur Une couverture complte des soins de sant, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entirement payes par lAPN.Un rgime complmentaire de retraite gnreux Un rgime de retraite comptitif avec des cotisations importantes de lemployeur pour vous aider btir votre avenir.De nombreux jours de cong annuel, cong de maladie et cong personnel Un cong annuel, un cong de maladie pay et un cong personnel gnreux, ainsi que des jours de cong supplmentaires non prvus par la loi tout au long de lanne.Soutien au perfectionnement professionnel Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider dvelopper vos comptences et progresser dans votre carrire.Fonds de mieux-tre Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en sant mentale ou dautres dpenses lies au mieux-tre.Emplacement central et moderne Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situs dans ldifice Sun Life, au centre-ville dOttawa. La station de train lger sur rail (TLR) Parlement est situe dans ldifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.Commodits quelques pas des cafs, restaurants et magasins du centre-ville.Un travail enrichissant Faites partie dune organisation nationale qui dfend les intrts des Premires Nations et qui amliore le quotidien des communauts partout au Canada.Culture axe sur la collaboration et linclusion Travaillez aux cts de collgues passionns et dvous dans un environnement dynamique et solidaire. nonc relatif laccommodement LAssemble des Premires Nations (APN) sengage maintenir un processus de slection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures dadaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer lagent(e) des ressources humaines au moment o un entretien vous sera propos. Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons quavec les personnes prslectionnes en vue dune entrevue. LAPN se rserve le droit dannuler, de reporter ou de rviser les offres demploi tout moment.