Procurement Specialist

Join the team that is building a trusted internet for Canadians! CIRA is best known for managing the system that keeps more than 3 million .CA domains running as smooth as maple syrup, but we do so much more to help Canadians thrive on the internet.

Whether its our cybersecurity products that protect Canadians online, our advocacy work that fights for a better internet, or our Net Good Grants that support hundreds of community-led internet projects across Canadawe work every day to keep the internet strong and free. Join us!

Who you are:

We are looking for a Procurement Specialist to join our Finance team. You will play a key role in enabling effective, compliant, and well-governed procurement across the organization.

This role is best suited for someone who combines strong operational execution with sound judgment. You are comfortable owning procurement processes end-to-end, while working collaboratively with business units, Legal, Security, and Finance to ensure appropriate oversight and risk management.

You are detail-oriented, proactive, and able to identify when to escalate risks or concerns. You thrive in a cross-functional environment and bring a pragmatic, service-oriented approach to procurement.

What youll do:

• Partner with business units to understand procurement needs and support vendor selection processes
• Prepare and issue purchase orders, ensuring accuracy of specifications, pricing, approvals and budget alignment
• Coordinate procurement activities from intake through to contract execution and supplier onboarding
• Monitor order fulfillment and ensure timely delivery of goods and services
• Ensure procurement activities meet governance, audit, and information security requirements
• Identify and escalate legal, financial, or information security risk, and ensure appropriate review by Legal, Security, and Finance
• Participate in audit and compliance activities, working with auditors and maintaining procurement documentation to support supplier reviews and control requirements
• Track contract renewals and proactively manage timelines to avoid auto-renewals or service disruption
• Maintain required supplier documentation (e.g., insurance certificates, reports)
• Support supplier governance activities, including performance monitoring, contract compliance
• Escalate supplier performance or contractual issues as needed
• Support and/or lead sourcing activities (RFPs, RFQs, competitive quotes) in collaboration with business units
• Ensure sourcing processes are fair, transparent, and aligned with organizational policies
• Identify opportunities to improve procurement processes, tools, and policies and promote consistent procurement practices across the organization

What you bring:

• 5+ years of experience in procurement, sourcing, or vendor management (preferably in a technology or services environment)
• Post-secondary education in business, supply chain, or a related field (or equivalent experience)
• Procurement certification (or in progress) is an asset
• Experience supporting or leading RFP/RFQ processes
• Strong understanding of procurement best practices, including contract coordination and supplier management
• Ability to identify risks in vendor engagements and escalate appropriately to Legal, Security, or Finance
• Experience using Microsoft Dynamics 365 Business Central or similar ERP systems for procurement activities is an asset
• Experience working cross-functionally with business stakeholders
• Excellent organizational, communication, and stakeholder management skills
• High attention to detail with the ability to manage multiple priorities

Who we are:

At CIRA, were driven by a passion to make a positive impact on Canadas digital future. Were not just asking, What more can we do?were actively exploring new frontiers to enhance and secure the internet for all Canadians. Our recognition as one of the National Capital Regions Top Employers for ten years is a testament to our vibrant culture. We believe in fostering an environment where collaboration and candour are second nature and where diverse perspectives are integral to our success, because we know that great ideas come from everywhere. If youre passionate about innovation and ready to make a difference in a dynamic field, join us and help shape the future of the internet!

CIRA embraces a blend of remote and IRL in-office work to keep our team connected and engaged. Our Ottawa headquarters is a hub for regular events and social activities that bring our team together, encouraging a strong sense of community within our organization. No matter where you work from, you'll always feel part of our vibrant team and our shared mission.

At CIRA, people remain at the centre of our recruitment process. While CIRA uses recruitment platforms that include artificial intelligence-enabled features, which may be used to support administrative processes or skills-based assessments, these features are intended to assist our recruitment activities and do not replace human judgment. All applicant screenings, interviews, evaluations and selection decisions are conducted by our staff. Artificial intelligence is not used to make autonomous or final hiring decisions.

This posting is for an existing vacancy. For any accommodations during the recruitment process, please contact us at [email protected].

----------

Venez vous joindre lquipe qui btit un Internet fiable pour les Canadiennes! Chez CIRA, nous sommes surtout connues pour notre gestion du systme qui permet plus de trois millions de domaines .CA de fonctionner de manire aussi fluide que la sve qui nourrit nos rables, mais nous en faisons tellement plus pour aider la population canadienne spanouir sur Internet.

Quil sagisse de nos produits de cyberscurit qui protgent les Canadiennes en ligne, de nos efforts en faveur dun Internet amlior ou de notre programme Net Good qui soutient des centaines de projets Internet mens par des collectivits partout au Canada, nous sommes l tous les jours pour faire en sorte quInternet reste fort et libre. Joignez-vous nous!

Qui vous tes :

Nous sommes la recherche dune spcialiste de lapprovisionnement qui se joindra notre quipe des finances. Vous jouerez un rle cl pour favoriser un approvisionnement efficace, conforme et bien excut, dans lensemble de lorganisation.

Ce rle est idal pour une personne excellant dans lexcution oprationnelle et possdant un bon jugement. Vous tes laise de prendre en charge les processus dapprovisionnement de bout en bout, tout en collaborant avec les diffrents secteurs, le service juridique, le service de scurit et le service des finances pour assurer une surveillance et une gestion des risques appropries.

Vous avez le souci du dtail, tes proactifve et capable de dterminer quand signaler les risques ou proccupations aux chelons suprieurs. Vous excellez dans un environnement multidisciplinaire et vous adoptez une approche pragmatique et axe sur le service en matire dapprovisionnement.

Vos tches :

• Collaborer avec les diffrents secteurs pour comprendre les besoins en matire dapprovisionnement et soutenir les processus de slection des fournisseursses.
• Prparer et mettre des bons de commande, en veillant lexactitude des spcifications, des prix, des approbations et de lalignement budgtaire.
• Coordonner les activits dapprovisionnement, telles que la rception, lexcution des contrats et lintgration des fournisseursses.
• Surveiller lexcution des commandes et assurer la livraison ponctuelle des biens et des services.
• Sassurer que les activits dapprovisionnement rpondent aux exigences de gouvernance, de vrification et de scurit de linformation.
• Reprer et signaler les risques juridiques, financiers ou de scurit de linformation, et assurer un examen appropri par le service juridique, le service de scurit et le service des finances.
• Participer aux oprations de vrification et de conformit, travailler avec les vrificateurs et tenir jour la documentation dapprovisionnement pour soutenir les examens des fournisseursses et les critres de contrle.
• Faire le suivi des renouvellements de contrats et grer de faon proactive les chanciers pour viter les renouvellements automatiques ou les interruptions de service.
• Tenir jour la documentation requise en lien avec les fournisseursses (p. ex., certificats dassurance, rapports).
• Soutenir les activits de gouvernance des fournisseursses, y compris la surveillance du rendement et la conformit contractuelle.
• Signaler les problmes de rendement ou de contrats en lien avec les fournisseursses, au besoin.
• Soutenir ou diriger les oprations dapprovisionnement (demandes de proposition, demandes de devis, devis concurrentiels) en collaboration avec les diffrents secteurs.
• Sassurer que les processus dapprovisionnement sont quitables, transparents et harmoniss avec les politiques de lorganisation.
• Identifier les occasions damlioration des processus, des outils et des politiques dapprovisionnement, et promouvoir des pratiques dapprovisionnement uniformes dans lensemble de lorganisation.

Vos antcdents :

• Au moins cinq ans dexprience en approvisionnement, en localisation des sources dapprovisionnement ou en gestion des fournisseursses (de prfrence dans un environnement technologique ou de services).
• Des tudes postsecondaires en affaires, en chane dapprovisionnement ou dans un champ disciplinaire connexe (ou une exprience de travail quivalente).
• Une certification en approvisionnement (ou en cours dobtention) est un atout.
• Exprience de soutien ou de gestion des demandes de propositions ou de prix.
• Excellente comprhension des pratiques exemplaires en matire dapprovisionnement, y compris la coordination des contrats et la gestion des fournisseursses.
• Capacit de cerner les risques lis aux engagements des fournisseursses et de les signaler de manire approprie au service juridique, au service de scurit ou au service des finances.
• Une exprience avec Microsoft Dynamics 365 Business Central ou des systmes ERP similaires pour les oprations dapprovisionnement est un atout.
• Exprience de travail multidisciplinaire avec des partenaires daffaires.
• Excellentes comptences organisationnelles, communicationnelles et de gestion des relations avec les parties prenantes.
• Grand souci du dtail et capacit de grer plusieurs priorits.
  

propos de nous :

Chez CIRA, nous sommes motives par la passion davoir un impact positif sur lavenir numrique du Canada. Nous ne nous contentons pas de demander : Que pouvons-nous faire de plus? . Nous explorons activement de nouvelles frontires afin damliorer et de scuriser Internet pour la population canadienne. CIRA est reconnue comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale depuis dix ans, ce qui tmoigne de notre culture dynamique. Nous croyons quil est important de favoriser un environnement o la collaboration et la franchise sont une seconde nature et o la diversit des points de vue fait partie intgrante de notre succs, car nous savons que les grandes ides viennent de partout. Si vous tes passionne par linnovation et prte faire une diffrence dans un domaine dynamique, joignez-vous nous et contribuez faonner lavenir dInternet!

CIRA favorise un mlange de travail distance et de travail au bureau pour que notre quipe reste connecte et engage. Situ Ottawa, notre sige social est un carrefour pour les vnements rguliers et les activits sociales qui rassemblent les membres de notre quipe, favorisant un fort sentiment dappartenance au sein de notre entreprise. Peu importe o vous travaillez, vous aurez toujours le sentiment de faire partie de notre quipe dynamique et de partager notre mission commune.

Chez CIRA, les personnes restent au cur de notre processus de recrutement. Bien que CIRA utilise des plateformes de recrutement dotes de fonctionnalits bases sur lintelligence artificielle, qui peuvent tre utilises pour faciliter les processus administratifs ou les valuations bases sur les comptences, ces fonctionnalits ont pour but daider nos activits de recrutement et ne remplacent pas le jugement humain. Toutes les prslections, les entrevues, les valuations et les dcisions de slection sont effectues par notre personnel. Lintelligence artificielle nest pas utilise pour prendre des dcisions autonomes ou dfinitives en matire dembauche.

Cette publication concerne un poste dj vacant. Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter [email protected].