Coordonnateur Administratif

En tant qu'entrepreneur leader dans le domaine des services de construction, nous participons à plusieurs projets de construction complexes à grande échelle et cherchons actuellement à agrandir notre équipe.Pour exceller dans ce poste, vous devez être capable d'établir des relations solides et de communiquer efficacement avec les clients internes et externes afin d'influencer positivement les autres et d'obtenir des résultats. Vous êtes à l'aise dans un environnement dynamique, vous êtes capable de mener plusieurs tâches de front de manière proactive et de gérer plusieurs priorités. Vous faites preuve de solides compétences en matière de leadership et vous avez le potentiel nécessaire pour diriger des projets et prendre des décisions en temps opportun afin d'atteindre les résultats souhaités.En tant que coordinateur administratif, vous :

• Assistez les chefs de projet et l'équipe administrative dans l'élaboration et le suivi actif des calendriers des projets et veillez à ce que les objectifs des projets soient atteints.
• Gérez la boîte de réception des tickets – bons de travail, suivi des projets, planification
• Tenir à jour et mettre à jour les registres de contrôle des documents et suivre les procédures de gestion de projet : ordres de modification, plans conformes à l'exécution, documents de clôture.
• Collecter les données relatives aux coûts pour les chefs de projet en vue de la facturation mensuelle des grands projets
• Gérer toutes les feuilles de temps entrantes des sous-traitants et approuver les paiements des factures
• Saisir les données dans les systèmes appropriés (SalesForce et Dynamic)
• Gérer les éventuelles divergences et réviser les feuilles de temps si nécessaire.
• Émettre des bons de travail aux techniciens et les clôturer si nécessaire.
• Préparer les bons de travail en vue de la facturation finale au client.
• Collecter les données pour le suivi des anciens bons de travail/bons de travail en attente (rapports sur les travaux en cours).
• Fournir des mises à jour sur l'état d'avancement des travaux et apporter son soutien dans le cadre des prévisions de projet, du contrôle des coûts et du programme d'efficacité T.I.M.E. de Plan Group.
• Tenir des registres de tous les matériaux utilisés et de l'avancement des travaux conformément aux directives de l'entreprise.
• Identifier de manière proactive les problèmes potentiels et/ou les retards dans le calendrier et les porter à l'attention de la direction.
• Tâches générales de services administratifs (organisation du ménage, commandes de fournitures de bureau, commandes d'uniformes)
• Tenir à jour le calendrier des congés du bureau

Notre candidat idéal possède :

• Une formation postsecondaire dans le domaine et au moins cinq (5) ans d'expérience dans le domaine.
• Une maîtrise de Microsoft Office et MS Project ; une expérience en matière de planification ; ainsi qu'une connaissance intermédiaire à avancée d'Excel.
• La maîtrise de logiciels tels que Primavera et Procore est un atout.
• De solides compétences administratives et un grand souci du détail sont indispensables.
• Être motivé et faire preuve d'initiative.