Classification: Non-Exempt

Job Summary:
The HR / Payroll Clerk is responsible to the Office Manager for daily processing of branch payroll functions and clerical HR tasks. Performs other duties as required.

Essential Functions:
- Process New Hire Packets and set up new employees in payroll systems, set up benefits in a timely fashion, as well as terminate employees in the payroll software and other associated tasks.
- Execute daily payroll functions such as time and attendance sweeps, employee maintenance and weekly closing processes.
- Maintain, in a highly confidential manner, regular communication with management regarding payroll rates, status changes, garnishments, union issues, leaves of absences, and any other sensitive issues.
- Track vacation, leaves of absence, and bonus accruals. Process commissions, additional income or deductions.
- Maintain personnel files, Affirmative Action Plan record keeping, submit weekly reports, and answer requests from governmental agencies as needed.
- Verify new employee references, coordinate new hire orientation, participate in the branch Safety program.
- Perform other tasks as required.

Additional Functions:
- Perform some of the other general office functions.
Qualifications:
- Proficient with MS Office, with an emphasis on Excel.
- Excellent written and verbal communication skills in English, especially in telephone skills.
- Proven excellent interpersonal skills and ability to work successfully in a team environment.
- Great organizational and multi-tasking skills; detail oriented.
- Demonstrate a good understanding of general payroll/HR procedures and be proficient in data entry.
Education:
- High school graduation or similar experience.

Typical Physical Activity:
- Physical Demands/Requirements consist of standing, walking, sitting, talking on the phone, occasionally lifting up to 25 lbs., stooping, typing, fine dexterity, hearing and speaking.

Typical Environmental Conditions:
- Indoor offices, meeting rooms of a typical industrial laundry, service center or depot.

Travel Requirements:
- None

Revised: 11/18/2021

Commis à la paie/RH

Classification : Non Exempté

Résumé des fonctions :
Le commis à la paie/RH relève du directeur de bureau et il est responsable du traitement quotidien des tâches liées à la paie de la succursale et aux tâches administratives des RH. Effectue d'autres tâches comme requis.

Fonctions principales :
– Traite les trousses du nouvel employé et configure les nouveaux employés dans les systèmes de paie, configure les avantages sociaux en temps opportun, et résilie les employés remerciés dans le logiciel de paie et autres tâches connexes.
– Exécute les tâches quotidiennes liées à la paie, comme les chargements de retour des présences et des heures de travail, la maintenance des employés et les processus hebdomadaires de fermeture.
– Maintient, de manière hautement confidentielle, une communication régulière avec la direction concernant les taux de rémunération, les changements de statut, les saisies-arrêts, les questions syndicales, les congés autorisés et toute autre question délicate.
– Fait le suivi des vacances, des congés autorisés et des primes accumulées. Traite les commissions, les revenus supplémentaires ou les retenues.
– Tient à jour les dossiers du personnel, tient à jour les dossiers du plan d'action positive, soumet des rapports hebdomadaires et répond aux demandes des organismes gouvernementaux, au besoin.
– Vérifie les références des nouveaux employés, coordonne l'orientation des nouveaux employés et participe au programme de sécurité de la succursale.
– Effectue d'autres tâches comme requis.

Fonctions additionnelles :
– Exécute certaines des autres fonctions générales du bureau.
Compétences :
– Maîtrise MS Office, particulièrement les feuilles de calcul Excel.
– Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en anglais, particulièrement au téléphone.
– Excellentes aptitudes établies pour les relations interpersonnelles et capacité à travailler efficacement en équipe.
– Excellent sens de l'organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail.
– Fait preuve d'une bonne compréhension des procédures de paie/HR générales et est compétent dans la saisie des données.
Éducation :
– Diplôme d'études secondaires ou expérience similaire.

Activité physique reliée à l'emploi :
– Les exigences physiques consistent à se tenir debout, marcher, s'asseoir, parler au téléphone, parfois à soulever des poids de 25 lb maximum, se pencher, à saisir des données, à avoir une bonne dextérité, à écouter et à parler.

Conditions environnementales typiques :
– À l'intérieur des bureaux, salles de réunion d'une buanderie industrielle, centre de service ou dépôt.

Exigences relatives aux déplacements :
– Aucune

Révisé le : 18/11/2021