Position Manager, Member Services
Reports to Associate Director, Operations

Location Ottawa, Ontario

Job Type In-person a minimum of two to three days a week

ABOUT SWIMMING CANADA

Swimming Canada serves as the national governing body of competitive swimming. We inspire Canadians through world leading performances to embrace a lifestyle of swimming, sport, fitness and health. Canada is a global leader in high performance swimming and development for both Olympic Program and Paralympic Program swimmers. Swimming is recognized as one of the most celebrated and successful Canadian Summer Olympic and Paralympic sports.

Swimming Canada strives to foster a workplace in which all individuals maximize their potential, regardless of their differences. We are committed to attracting, developing and celebrating a diverse workforce that reflects the community we serve.

ABOUT THE POSITION

The Manager, Member Services, is responsible for the set-up, maintenance, and day-to-day support for all user groups, for the Registration and Event Management System (REMS) used by Swimming Canada, the PSOs, Clubs and registrants, as well as for the Learning Management System (LMS) used by Swimming Canada coaches and officials.

KEY RESPONSIBILITIES

• Lead and act as the primary point of contact with the REMS provider in managing system issues, enhancements, and consolidates such activities on behalf of all user groups.
• Manage and oversee the REMS Support Model.
• Responsible for all communications related to REMS.
• Provide ongoing support to internal users REMS (Swimming Canada staff).
• On an ongoing and daily basis, provide support to all user groups in using REMS.
• Reconciliation of seasons registration statistics as required by Finance department for annual audit.
• Annual reporting of registration statistics.
• Lead and act as the primary point of contact with the LMS provider in managing system issues, enhancements, and consolidates such activities on behalf of all user groups.
• Provide ongoing support to internal users of the LMS.
• Oversee and manage office and building operations for the Ottawa office.
• Provide day-to-day management of direct reports.
• Assist with planning and execution of the Annual General Meeting.
• Other duties as required.

EXPERIENCE, QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

• Completion of post-secondary education or equivalent experience is required.
• Two to five years of experience in a similar or relevant role.
• Experience with customer relationship management (CRM) systems or registration databases is required.
• Strong organizational and planning skills, with the ability to work on a variety of projects at a time, and work comfortably in a deadline driven environment.
• Excellent attention to detail.
• People-focused, service-minded troubleshooting and problem skills.
• Strong interpersonal skills in order to deal with a wide variety of audiences.
• Excellent customer service skills, with the ability to facilitate.
• Strong verbal and writing skills in English and French are required.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to build and maintain relationships with internal and external groups.
• Proficient in Microsoft Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
• Knowledge of the Canadian sport system would be considered a strong asset. Currently legally eligible to work in Canada.

WORK LOCATION

This is a full-time permanent position, working out of the Ottawa office.

The ideal candidate will be available to start by in July 2025.

The Ottawa Office is located on the traditional territory of the Algonquin Anishinabek People.

TOTAL REWARDS

The annual base salary for this position is commensurate with qualifications and experience, and within a range of $55,000-60,000.

This position comes with a health and dental benefits package, Group RRSP matching plan, an annual wellness benefit, and annual salary increases, as outlined in the Employee Handbook.

APPLICATION

Candidates are asked to submit a cover letter and resume via the link below by 9am ET on Monday, May 26, 2025. The cover letter and resume should demonstrate evidence of alignment to the key responsibilities, required experience, and qualifications listed above.

Swimming Canada is committed to providing accommodations. If you require an accommodation for a disability as part of the hiring process, please contact [email protected].

Any questions regarding the position can be directed to [email protected].

Link: https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

INTERVIEWS

Interviews will take place in-person or virtually June 11 to 13, 2025.

We thank all candidates for their interest, however, only candidates invited to an interview will be contacted.

Poste Gestionnaire, Services aux membres
Relve de Directrice adjointe, Oprations

Lieu Ottawa, Ontario

Type d'emploi En personne au moins deux trois jours par semaine

PROPOS DE NATATION CANADA

Natation Canada est lorganisme national qui rgit la natation comptitive au pays. Nous inspirons la population canadienne, par des performances de classe mondiale, adopter un mode de vie ax sur la natation, le sport, la forme physique et la sant. Le Canada est un leader mondial de la natation de haute performance et du dveloppement des nageurs des programmes olympique et paralympique. La natation est reconnue comme l'un des sports olympiques et paralympiques d't les plus clbres et les plus couronns de succs au Canada.

Natation Canada aspire favoriser un environnement de travail o tous les individus peuvent maximiser leur potentiel, indpendamment de leurs diffrences. Nous nous sommes engags attirer, dvelopper et clbrer un personnel diversifi qui reflte la communaut que nous servons.

PROPOS DU POSTE

Le gestionnaire des services aux membres est responsable de la mise en place, de l'entretien et du soutien quotidien pour tous les groupes d'utilisateurs, en ce qui concerne le systme de gestion des inscriptions et des vnements (REMS) utilis par Natation Canada, les AP, les clubs et les inscrits, ainsi que pour la plateforme d'apprentissage en ligne (PAL) utilise par les entraineurs et les officiels de Natation Canada.

RESPONSABILITS PRINCIPALES

• Diriger et agir comme point de contact principal avec le fournisseur du REMS dans la gestion des problmes et des amliorations du systme, et consolider ces activits au nom de tous les groupes d'utilisateurs.
• Grer et superviser le modle de soutien REMS.
• Responsable de toutes les communications relatives au REMS.
• Fournir une assistance continue aux utilisateurs internes du REMS (personnel de Natation Canada).
• Soutenir tous les groupes d'utilisateurs dans l'utilisation du REMS sur une base permanente et quotidienne.
• Effectuer le rapprochement des statistiques d'inscription de la saison, comme l'exige le dpartement des finances pour l'audit annuel.
• Produire un rapport annuel sur les statistiques d'inscription.
• Diriger et agir comme point de contact principal avec le fournisseur de la PAL dans la gestion des problmes et des amliorations du systme, et consolider ces activits au nom de tous les groupes d'utilisateurs.
• Fournir une assistance permanente aux utilisateurs internes de la PAL.
• Superviser et grer les oprations du bureau et du btiment pour le bureau d'Ottawa.
• Assurer la gestion quotidienne des subordonns directs.
• Aider la planification et l'excution de l'assemble gnrale annuelle.
• Autres tches si ncessaire.

CONNAISSANCE, COMPTENCES ET HABILETS

• Un diplme d'enseignement suprieur ou une exprience quivalente est exig.
• Deux cinq ans d'exprience dans une fonction similaire ou pertinente.
• Une exprience de gestion de la relation client (CRM) ou des bases de donnes d'inscription est exige.
• Solides comptences organisationnelles et de planification, avec la capacit de travailler sur une varit de projets la fois, et de travailler confortablement dans un environnement rgi par les dlais.
• Excellent souci du dtail.
• Comptences en dpannage et en rsolution de problmes, axes sur les personnes et le service.
• Solides comptences interpersonnelles afin de pouvoir traiter avec une grande varit de publics.
• Excellentes comptences en service la clientle, et capacit de facilitateur.
• De solides comptences verbales et crites en anglais sont requises.
• Capacit travailler de manire indpendante et en quipe.
• Capacit tablir et maintenir des relations avec des groupes internes et externes.
• La matrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint est requise.
• La connaissance du systme sportif canadien serait un atout majeur.
• tre lgalement autoris travailler au Canada.

LIEU DE TRAVAIL

Il s'agit d'un poste permanent temps plein, bas au bureau d'Ottawa.

La personne retenue devra tre disponible pour commencer travailler en juillet 2025.

Le bureau d'Ottawa est situ sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek.

COMPENSATIONS TOTALES

Le salaire annuel de base pour ce poste est proportionnel aux qualifications et l'exprience, et se situe dans une fourchette de 55000 60000 $.

Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages mdicaux et dentaires, d'un plan de cotisation un REER collectif, d'un programme annuel de bien-tre et d'augmentations salariales annuelles, comme indiqu dans le manuel de l'employ.

CANDIDATURE

Les candidats sont invits soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae via le lien ci-dessous au plus tard le lundi 26 mai 2025 9 h 00 (heure de l'Est) La lettre de motivation et le curriculum vitae doivent dmontrer que vous rpondez aux responsabilits cls, l'exprience requise et aux qualifications numres ci-dessus.

Natation Canada s'engage fournir des accommodements. Si vous avez besoin daccommodation en raison dun handicap dans le cadre du processus dembauche, contactez [email protected].

Toute question concernant le poste peut tre envoye [email protected].

Lien :https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

ENTREVUES

Les entrevues se feront en personne ou virtuellement du 11 au 13 juin 2025.

Nous remercions tous les candidats de leur intrt, mais seuls les candidats invits une entrevue seront contacts.

Note : * Le masculin est utilis comme genre neutre afin dallger la lecture du texte.