TECHNATION is seeking a (temporary, full time) Program Administrator to support general administrative needs of the Career Ready Program. Bi-lingual candidates are especially encouraged to apply.

Specifics

Term position:

• Full Time: 40 hours per week
• Start Date: May 23, 2025 or as soon as possible
• End date: March 31, 2026
• Work location: Remote (strong preference for those based in Toronto/GTA, Montreal, Quebec City)
• Reporting to: Executive Director, Future Workforce Development, Strategy (EDS)
  • Dotted line to: Program & Administration Manager
• Salary range: $ 58,000+ (commensurate with experience)

About Us

TECHNATION is the industry-government nexus for technology prosperity in Canada. We promote growth by connecting Canadian scale-ups with global tech leaders; engaging the global supply chain; filling the technology talent pipeline; and providing advocacy, professional development and networking opportunities across industry and government.

We are committed to diversity in the workplace, and we encourage applications from minority groups; women, Indigenous people, 2SLGBTQ+, and persons with disabilities. We also provide accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodation for a disability during any stage of the recruitment process, please notify us.

About the Role

The Program Administrator plays a key role in supporting the day-to-day administration of TECHNATIONs Career Ready Program, with a focus on its wage subsidy program. Your support will be integral to the programs efficiency and thereby contribute significantly to the prosperity of Canadas technology sector.

This position is responsible for administrative coordination of the subsidy application workflows, stakeholder support, and providing admin support to the internal team. The ideal candidate is detail-oriented, organized, and thrives in a collaborative, fast-paced environment.

About the TECHNATION Career Ready Program

The Career Ready wage subsidy program is part of the Government of Canadas Student Work Placement Program (SWPP). It supports businesses by subsidizing the cost of hiring a student for a work-term placement, creating valuable experiential learning opportunities and helping students build their careers.

Key Responsibilities

Program Administration

• Assist in processing applications, reviewing eligibility, and ensuring compliance with program guidelines.
• Maintain program databases and records, ensuring accuracy and timely updates.
• Respond to inquiries from employers, students, and post-secondary institutions, providing excellent customer service.
• Support the preparation of reports, presentations, and program documentation.
• Assist with scheduling meetings, tracking deliverables, and coordinating logistics for program activities.
• Participate in outreach efforts, webinars, and events to engage stakeholders.
• Support employer and student engagement efforts, ensuring a positive program experience.
• Assist in compiling testimonials, feedback, and success stories for program evaluation and marketing efforts.
• Other related duties as assigned.

Key Relationships

• Internal:
  • Reporting to: Executive Director, Future Workforce Development, Strategy (EDS)
  • Dotted line to: Program & Administration Manager
  • Supported by: Senior Program Administrator, Executive Director Operations (EDO)
• External:
  • Employer partners and members of our association
  • Program participants (post-secondary students)

Qualifications

• Completed post-secondary education; diploma or degree in business administration, project management, communications, or a related field, or equivalent experience.
• Bilingualism (English/French) is required for this role.
• 13 years of experience in program administration, coordination, or a similar support role.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks, deadlines, and priorities efficiently.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) and experience with database management.
• Strong attention to detail and ability to maintain accurate records and documentation.
• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to support team members and interact professionally with stakeholders.
• Ability to work independently while contributing to a collaborative team environment.

Other Assets

• Experience in a non-profit, association, or workforce development setting.
• Familiarity with funding programs, grants, or government reporting processes.
• Knowledge of application processing platform or database management; or experience streamlining administrative workflows.
• Understanding of work-integrated learning (WIL) programs or student/employer engagement initiatives.
• Ability to analyze data and generate reports to support program operations.

TECHNATION recherche un administrateur ou administratrice de programme (temporaire, temps plein) pour rpondre aux besoins administratifs gnraux du programme Career Ready.Les candidats bi-lingues sont particulirement encourags postuler.

Spcificits

Poste dure dtermine :

• Temps plein : 40 heures par semaine
• Date de dbut : 23 mai 2025 ou ds que possible
• Date de fin : 31 mars 2026
• Lieu de travail : distance (prfrence marque pour les personnes bases Toronto/GTA, Montral, Qubec)
• Relevant de : Directeur excutif, Dveloppement de la main-d'uvre future, Stratgie (EDS)
• En pointill vers : Gestionnaire des programmes et de l'administration
• chelle salariale : 58 000 $ et plus (en fonction de l'exprience)

A propos de TECHNATION

TECHNATION est le lien entre l'industrie et le gouvernement pour la prosprit technologique au Canada. Nous favorisons la croissance en mettant en relation les entreprises canadiennes avec les leaders mondiaux de la technologie, en engageant la chane d'approvisionnement mondiale, en remplissant le vivier de talents technologiques et en offrant des opportunits de promotion, de dveloppement professionnel et de rseautage travers l'industrie et le gouvernement.

Nous nous engageons promouvoir la diversit sur le lieu de travail et nous encourageons les demandes manant de groupes minoritaires, de femmes, d'autochtones, de 2SLGBTQ+ et de personnes handicapes. Nous proposons galement des pratiques d'emploi accessibles, conformes la loi sur l'accessibilit pour les personnes handicapes de l'Ontario (AODA). Si vous avez besoin d'amnagements en raison d'un handicap n'importe quelle tape du processus de recrutement, veuillez nous en informer.

propos du poste

L'administrateur (administratrice) de programme joue un rle principal dans l'administration quotidienne du programme Career Ready de TECHNATION, avec un accent particulier sur le programme de subventions salariales. Votre soutien fera partie intgrante de l'efficacit du programme et contribuera ainsi de manire significative la prosprit du secteur technologique canadien.

Ce poste est responsable de la coordination administrative des flux de travail des demandes de subvention, du soutien aux parties prenantes et de la fourniture d'un soutien administratif l'quipe interne. Le candidat idal a le souci du dtail, est organis et s'panouit dans un environnement collaboratif au rythme soutenu.

propos du programme TECHNATION Career Ready

Le programme de subvention salariale Career Ready fait partie du Programme de placement professionnel des tudiants (PPPE) du gouvernement du Canada. Il soutient les entreprises en subventionnant le cot de l'embauche d'un tudiant pour un stage, en crant des opportunits d'apprentissage par l'exprience et en aidant les tudiants construire leur carrire.

Principales responsabilits

Administration du programme

• Participer au traitement des demandes, examiner l'admissibilit et veiller au respect des lignes directrices du programme.
• Tenir jour les bases de donnes et les dossiers du programme, en veillant leur exactitude et leur mise jour en temps utile.
• Rpondre aux demandes de renseignements des employeurs, des tudiants et des tablissements d'enseignement postsecondaire, en fournissant un excellent service la clientle.
• Contribuer la prparation des rapports, des prsentations et de la documentation du programme.
• Participer la programmation des runions, au suivi des rsultats et la coordination de la logistique des activits du programme.
• Participer aux efforts de sensibilisation, aux webinaires et aux vnements pour impliquer les parties prenantes.
• Soutenir les efforts d'engagement des employeurs et des tudiants, en veillant ce que l'exprience du programme soit positive.
• Participer la compilation de tmoignages, de retours d'exprience et d'exemples de russite pour l'valuation du programme et les efforts de marketing.
• D'autres tches connexes lui seront confies.

Relations principales

• Au niveau interne :
  • Rattach(e) au : Directeur excutif, Dveloppement de la main-d'uvre future, Stratgie (EDS)
  • En pointill vers : Gestionnaire du programme et de l'administration
  • Soutenu par : Administrateur principal de programme, directeur excutif des oprations (EDO)
• Externe :
  • Employeurs partenaires et membres de notre association
  • Participants au programme (tudiants de l'enseignement suprieur)

Qualifications

• tudes postsecondaires compltes ; diplme en administration des affaires, en gestion de projet, en communications ou dans un domaine connexe, ou exprience quivalente.
• Le bilinguisme (anglais/franais) est requis pour ce poste.
• 1 3 ans d'exprience dans l'administration et la coordination de programmes ou dans un rle de soutien similaire.
• Solides comptences organisationnelles et capacit grer efficacement des tches multiples, des dlais et des priorits.
• Matrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) et exprience de la gestion de bases de donnes.
• Un grand souci du dtail et une capacit tenir des dossiers et des documents prcis.
• Excellentes aptitudes la communication crite et orale, avec la capacit de soutenir les membres de l'quipe et d'interagir professionnellement avec les parties prenantes.
• Capacit travailler de manire indpendante tout en contribuant un environnement d'quipe collaboratif.

Autres atouts

• Exprience dans un organisme but non lucratif, une association ou dans le domaine du dveloppement de la main-d'uvre.
• Familiarit avec les programmes de financement, les subventions ou les processus d'tablissement de rapports gouvernementaux.
• Connaissance de la plate-forme de traitement des demandes ou de la gestion des bases de donnes ; ou exprience de la rationalisation des flux de travail administratifs.
• Comprhension des programmes d'apprentissage intgr au travail (AIT) ou des initiatives d'engagement des tudiants et des employeurs.
• Capacit analyser des donnes et produire des rapports pour soutenir les oprations du programme.