Full professional competence in both of Canada's official languages is required - all staff at Cooperation Canada are bilingual and meetings are routinely held in both languages. This will be tested during the recruitment.
Cooperation Canada is committed to an inclusive, diverse, and safe workplace and to advancing anti-racism in all that we do. This includes removing barriers to employment that are faced by equity-seeking groups, including through self-identification, anonymous review processes and by ensuring diverse hiring panels. Applications are encouraged from all candidates, particularly those who identify as Black, Indigenous, and other racialized communities, persons with disabilities (visible or not), people of diverse gender identities and expressions, and other marginalized groups in our sector who share Cooperation Canada's mission. We kindly encourage (but do not require) members of these groups to self-identify in their cover letters. We are happy to provide accommodation at any stage throughout the hiring process.
ABOUT THE ORGANIZATION
We are Canada's national association of international development and humanitarian organizations. Cooperation Canada brings together and advocates for Canada's international development and humanitarian organizations by convening sector leaders, influencing policy and strengthening capacity. Together, we work with partners both inside and outside Canada to build a world that's fair, safe and sustainable for all. Learn more about Cooperation Canada at www.cooperation.ca.
Who is the Executive Assistant?
The Executive Assistant, reporting to the CEO and closely collaborating with the COO, plays a vital role in providing comprehensive support to both executives and the Board of Directors. With a proactive approach, they ensure effective leadership and management by seamlessly managing the CEO's office, facilitating board engagement, and coordinating with internal and external stakeholders. Their strong communication skills and attention to detail are evident in their ability to support organizational planning and execute various meetings and events, contributing significantly to the organization's success.
What will we be looking for in our candidates?
The Executive Assistant is a pivotal role for the organization, blending exceptional organizational acumen with meticulous attention to detail to ensure the seamless functioning of the CEO's Office and the coordination of Board of Directors' activities. This role demands a self-driven and proactive individual, proficient in working autonomously to fortify effective leadership, governance, and management throughout the organization. Moreover, adept communication skills are imperative, as the Executive Assistant serves as a conduit for engagement between internal stakeholders and external counterparts, facilitating organizational planning endeavors and meticulously orchestrating the successful execution of meetings and events. This position represents a critical blend of administrative competence and interpersonal skills, serving as a fundamental pillar of operational excellence within the company's structure.
Ideally, our candidates will have:
- Functional ability in English and French.
- Knowledge: At least one year of relevant governance experience, matched with some post-secondary education in relevant field(s), or equivalent experience.
- Communication: Strong interpersonal skills with a commitment to diversity and equity.
- Organization: Excellent time management and attention to detail.
- Initiative: Demonstrated ability to work independently within guidelines.
- Judgment: Exercises tact and discretion with confidential information.
- Technical Skills: Proficient in administrative tasks and technology, including various software applications.
If you want a more detailed breakdown of your responsibilities and our recruitment process, you can find more information here.
Interested?
Applications are accepted on an ongoing basis with the final submission deadline June 9th, 2024 at 11:59PM. While timelines can shift, our goal is to have the position filled by the end of June 2024. We will keep you updated on our timelines throughout the recruitment process.
Are you interested, but not sure if you are the right person? Tell us why we need your skills. We want to hear from you about this. We realize that you may only meet some of these requirements, but we encourage you to apply anyway to allow us to take into consideration what you bring.
We thank all applicants for their interest; however, only those pre-selected will be contacted.
Une maîtrise complète des deux langues officielles du Canada est essentielle. Tout le personnel de Coopération Canada est bilingue et les réunions se tiennent régulièrement dans les deux langues. Ces compétences seront testées pendant le processus de recrutement.
Coopération Canada s'engage à maintenir un environnement de travail inclusif, diversifié, sécuritaire et à faire avancer l'antiracisme dans tout ce que nous faisons. Cela comprend l'élimination des obstacles à l'emploi auxquels font face les groupes en quête d'équité, notamment par l'auto-identification, les processus d'examen anonymes et la mise en place de comités d'embauche diversifiés. Nous encourageons les candidatures de tous les candidat-e-s, en particulier ceux et celles qui s'identifient comme Noir-e-s, Autochtones et autres communautés racialisées, les personnes handicapées (visibles ou non), les personnes ayant des identités et des expressions sexuelles diverses, et d'autres groupes marginalisés de notre secteur qui partagent la mission de Coopération Canada. Nous encourageons (mais n'exigeons pas) les membres de ces groupes à s'identifier dans leur lettre de présentation. Nous sommes heureux-ses d'offrir des mesures d'adaptation à tout moment du processus d'embauche.
AU SUJET DE L'ORGANISME
Nous sommes une association nationale de développement international et d'organismes humanitaires. Coopération Canada réunit et défend les organismes de développement international et d'organismes humanitaires en rassemblant les leaders du secteur, en influençant les politiques et en développant les capacités. De concert avec nos partenaires de l'intérieur et de l'extérieur du Canada, nous construisons un monde plus juste, sécuritaire et durable pour tous et toutes. Pour en savoir davantage sur Coopération Canada rendez vous sur http://www.cooperation.ca/fr
Qui est l'assistant-e à la direction?
L'assistant-e à la direction, qui relève de la directrice générale et collabore étroitement avec la directrice des opérations, joue un rôle essentiel en apportant un soutien complet aux dirigeant-e-s et au conseil d'administration. Grâce à une approche proactive, il/elle assure un leadership et une gestion efficace en gérant de manière transparente le bureau de la directrice générale, en facilitant l'engagement du conseil d'administration et en assurant la coordination avec les parties prenantes internes et externes. Leurs solides compétences en communication et leur souci du détail sont évidents dans leur capacité à soutenir la planification organisationnelle et à organiser diverses réunions et événements, contribuant ainsi de manière significative au succès de l'organisation.
Que recherchons-nous chez nos candidat-e-s?
L'assistant-e à la direction joue un rôle essentiel pour l'organisation, alliant un sens exceptionnel de l'organisation à une attention méticuleuse aux détails, afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau de la directrice générale et la coordination des activités du conseil d'administration. Ce rôle exige une personne motivée et proactive, capable de travailler de manière autonome pour renforcer l'efficacité du leadership, de la gouvernance et de la gestion dans l'ensemble de l'organisation. En outre, il est impératif de posséder d'excellentes compétences en matière de communication, car l'assistant-e à la direction sert d'intermédiaire entre les parties prenantes internes et les homologues externes, en facilitant les efforts de planification organisationnelle et en orchestrant méticuleusement l'exécution réussie de réunions et d'événements. Ce poste représente un mélange critique de compétences administratives et d'aptitudes interpersonnelles, servant de pilier fondamental à l'excellence opérationnelle au sein de la structure de l'entreprise.
Nos candidat-e-s possèdent idéalement :
- Capacité fonctionnelle en anglais et en français.
- Connaissances : Au moins une année d'expérience pertinente en matière de gouvernance, assortie d'une formation post-secondaire dans le(s) domaine(s) concerné(s), ou une expérience équivalente.
- Communication : Solides compétences interpersonnelles et engagement en faveur de la diversité et de l'équité.
- Organisation : Excellente gestion du temps et souci du détail.
- Esprit d'initiative : Capacité avérée à travailler de manière indépendante dans le respect des directives.
- Jugement : Faire preuve de tact et de discrétion en ce qui concerne les informations confidentielles.
- Compétences techniques : Maîtrise des tâches administratives et de la technologie, y compris de diverses applications logicielles.
Si vous désirez plus de détails sur les responsabilités du poste, vous en trouverez ici.
Vous êtes intéressé(e)?
Les candidatures sont étudiées au fur et à mesure et l'échéance pour postuler est le 9 juin à 23 h 59. Bien que les délais puissent changer, nous avons pour objectif de pourvoir le poste d'ici la fin de juin 2024. Les candidat-e-s seront informé-e-s de nos échéances tout au long du recrutement.
Dites-nous pourquoi nous avons besoin de vos compétences. Nous souhaitons vous entendre à ce sujet. Nous sommes conscients que vous ne remplissez peut-être qu'une partie de ces conditions, mais nous vous encourageons à poser tout de même votre candidature pour nous permettre de prendre en considération ce que vous apportez.
Nous remercions tou-te-s les candidat-e-s pour leur intérêt; cependant, seuls ceux et celles présélectionné-e-s seront contacté-e-s.