Bilingual Payroll Clerk

The salary range for this position is $45,000 to $55,000. Final compensation will be determined based on relevant skills, experience, qualifications, and internal equity. In addition to base salary, eligible employees may be entitled to other elements of total compensation, which may include group benefits, employer RRSP contributions, and discretionary bonus or incentive programs, where applicable to the role. We are committed to offering competitive compensation and comply with all applicable pay transparency legislation. Further details regarding our total rewards program will be shared by the Talent Acquisition team during the hiring process. Canadian work experience is not a requirement for this role. Please note that artificial intelligence–based tools may be used at certain stages of the recruitment and applicant screening process.

Now, if you were to come on board as our Payroll Clerk, we’d ask you to do the following for us:

• Payroll Administration

• Process payroll-related employee transactions including:

• Salary and labour transfers

• Wage and rate increases

• Layoffs and terminations

• Process new hires in UKG.
• Prepare and submit Records of Employment (ROEs).

• Calculate and process retroactive pay adjustments, vacation payouts, and other payroll-related payments.

• Maintain and update employee payroll information within payroll systems to ensure accuracy and data integrity.

• Review and respond to payroll inquiries from employees and internal stakeholders in a timely and professional manner.

• Provide payroll support to field operations and various corporate departments.

• Compliance & Reporting

• Ensure compliance with federal and provincial payroll legislation, regulations, and company policies.

• Complete Employment Insurance (EI) audits, Canada Revenue Agency (CRA) requests, legal requests, and other payroll compliance requirements.

• Conduct payroll-related research and prepare reports as needed.

• Assist with payroll reconciliations and audits to support accuracy and compliance.

• Administrative Support

• Prepare and distribute payroll correspondence, reports, emails, and other documentation.

• Maintain confidential payroll files and records in accordance with company policies and privacy requirements.

• Answer and direct telephone calls related to payroll matters.

• Manage incoming and outgoing mail, including electronic communications.

• Perform general administrative duties to support Payroll operations.

Think you have what it takes to be our Payroll Clerk? We’re committed to hiring the best talent for the role. Here’s how we’ll know you’ll be successful in the role:

• Bilingualism in French and English is required. (Will only include for the bilingual role)

• Successful completion of Level 1 of the National Payroll Institute (formerly CPA) Payroll Compliance Practitioner Program or equivalent payroll certification.

• Minimum two (2) years of experience in a computerized payroll environment, or an equivalent combination of education and experience.
• Experience processing payroll in a high-volume environment is considered an asset.
• Strong understanding of payroll legislation, Employment Insurance (EI), Record of Employment (ROE) requirements, and CRA regulations.
• Proficiency with payroll software and HRIS systems.
• Advanced knowledge of Microsoft Excel and strong working knowledge of Microsoft Word and Outlook.
• Strong numerical and analytical skills with the ability to calculate rates, percentages, retroactive adjustments, and payroll reconciliations.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Strong customer service orientation and ability to handle sensitive or confidential information with discretion.
• Ability to communicate effectively with employees, managers, and external agencies.

L’échelle salariale pour ce poste se situe entre 45 000 $ et 55 000 $. La rémunération finale sera établie en fonction des compétences, de l’expérience, des qualifications et de l’équité interne. En plus du salaire de base, les membres du personnel admissibles pourraient avoir droit à d’autres composantes de la rémunération globale, notamment des avantages sociaux collectifs, des cotisations de l’employeur à un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) ainsi que des programmes discrétionnaires de primes ou d’incitatifs, selon le poste. Nous nous engageons à offrir une rémunération concurrentielle et à respecter toutes les lois applicables en matière de transparence salariale. De plus amples renseignements sur notre programme de rémunération globale seront fournis par l’équipe Acquisition de talents au cours du processus de recrutement. Une expérience de travail au Canada n’est pas requise pour ce poste. Veuillez noter que des outils fondés sur l’intelligence artificielle pourraient être utilisés à certaines étapes du processus de recrutement et de présélection des candidatures.

Si vous souhaitez vous joindre à notre équipe à titre de commis(e) du service de la paie, nous vous confierions les responsabilités suivantes :

• administration de la paie :

• traiter les opérations liées à la paie des employé(e)s, notamment :

• les transferts de salaire et de main-d’œuvre,

• les augmentations de salaire et de taux de rémunération,

• les mises à pied et les cessations d’emploi;

• traiter les nouvelles embauches dans UKG;
• préparer et soumettre les relevés d’emploi (RE);

• calculer et traiter les rajustements de salaire rétroactifs, les indemnités de vacances et les autres paiements liés à la paie;

• tenir à jour les renseignements sur la paie des employé(e)s dans les systèmes de paie afin d’en assurer l’exactitude et l’intégrité;

• répondre rapidement et de manière professionnelle aux demandes de renseignements relatives à la paie provenant des employé(e)s et des parties prenantes internes;

• fournir un soutien en matière de paie aux équipes des opérations sur le terrain et à divers services de l’entreprise;

• conformité et rapports :

• veiller au respect des lois et règlements fédéraux et provinciaux en matière de paie ainsi que des politiques de l’entreprise;

• traiter les audits liés à l’assurance-emploi (AE), les demandes de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les demandes d’ordre juridique, et répondre à toute autre exigence de conformité en matière de paie;

• effectuer des recherches liées à la paie et préparer des rapports au besoin;

• participer aux rapprochements et aux audits de la paie afin d’assurer l’exactitude des données et la conformité;

• soutien administratif :

• préparer et distribuer la correspondance, les rapports, les courriels et les autres documents liés à la paie;

• tenir à jour les dossiers et registres confidentiels liés à la paie conformément aux politiques de l’entreprise et aux exigences en matière de protection de la vie privée;

• répondre aux appels téléphoniques liés à la paie et les acheminer au besoin;

• gérer le courrier entrant et sortant, y compris les communications électroniques;

• effectuer diverses tâches administratives générales afin de soutenir les opérations de la paie.

Vous croyez avoir tout ce qu’il faut pour joindre l’équipe en tant que commis(e) du service de la paie? Nous nous engageons à recruter la meilleure personne pour le poste. Voici les éléments qui nous indiqueront que vous réussirez bien dans ce poste :

• Bilinguisme (français et anglais) requis

• Niveau 1 du programme « Professionnel en conformité de la paie » de l’Institut national de la paie (anciennement CPA) ou certification équivalente en traitement de la paie.

• Au moins deux (2) ans d’expérience dans un environnement de paie informatisé, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Expérience du traitement de la paie dans un environnement à volume élevé, un atout.
• Excellente connaissance de la législation en matière de paie, de l’assurance-emploi (AE), des exigences relatives aux relevés d’emploi (RE) et des règlements de l’ARC.
• Maîtrise des logiciels de paie et des logiciels de gestion des ressources humaines.
• Connaissance approfondie de Microsoft Excel et bonne maîtrise de Microsoft Word et Outlook.
• Solides aptitudes en calcul et en analyse, notamment la capacité de calculer des taux, des pourcentages et des rajustements rétroactifs, et d’effectuer des rapprochements de paie.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Sens aigu du service à la clientèle et capacité de traiter des renseignements sensibles ou confidentiels avec discrétion.
• Capacité à communiquer efficacement avec les employé(e)s, les gestionnaires et les organismes externes.