Executive Assistant - Assistante exécutive ou assistant exécutif

Une version française suit
About the FoundationThe McConnell Foundation is a private Canadian foundation that strives for a resilient, inclusive and sustainable society that can successfully address its complex challenges.
The successful candidate will join a dynamic team that supports diverse and innovative approaches to address community resilience, reconciliation and climate change. We do so through funding and investment partnerships, convening, advocating, and collaborating with the public, private and non-profit sectors.
Position SummaryReporting to the Manager, Governance and President’s Office, the Executive Assistant (EA) ensures the President’s Office functions effectively. The bilingual point of contact for internal and external stakeholders, the Executive Assistant manages scheduling, travel and logistics, prepares governance materials for staff, Board, committees and partners, communicates promptly and professionally with all stakeholders and ensures information and activities and the CEO’s priorities flow smoothly.
The application process closes at noon on August 1, 2026. The first round of interviews will take place the week of August 10, 2026.
Location: Toronto, OntarioMode: Hybrid, 3 days in the officeEmployment Type: Full-Time, PermanentSupervisor: Manager, Governance and President’s OfficeDepartment and Team: President's OfficeHiring Salary Range (90-95%): $60,563 - $63,750 Position SummaryReporting to the Manager, Governance and President’s Office, the Executive Assistant (EA) ensures the President’s office functions effectively. The point of contact for internal and external stakeholders, the EA manages scheduling, travel and logistics, prepares governance materials for staff, Board, committees and partners, communicates promptly and professionally with all stakeholders and ensures information and activities and the CEO’s priorities flow smoothly.
Main ResponsibilitiesSupport to the CEO and President’s Office (75%)

• Manage the CEO’s schedule, appointments, travel arrangements and expense claims. Support the CEO to manage competing priorities and scheduling and workload challenges.
• Monitor the CEO’s inbox, prioritizing correspondence, drafting messages, tracking follow-ups and decisions, and maintaining an organized filing system.
• Serve as the primary point of contact for the CEO, representing the office with professionalism, responsiveness, and sound judgment.
• Ensure stakeholders are adequately informed regarding the CEO’s calendar and priorities.
• Help plan and deliver events and special initiatives led by or involving the CEO and Senior Leadership Team.

Administration and Organizational Support (25%)

• Support the Manager, Governance and President’s Office on tasks related to the Board and committees, such as scheduling meetings, preparing agendas and meeting materials, coordinating travel and logistics, taking minutes, and other responsibilities.
• Act as a secondary liaison to Board and Committee members, ensuring continuity of communication and support.
• Coordinate services, logistics, and the workplace experience of the Foundation headquarters in Toronto.
• Coordinate travel arrangements, agendas and expense claims for Senior Leadership Team members.
• Maintain administrative processes that are accurate, timely, and compliant with internal protocols, including record keeping.
• Support documentation, tools, systems, and practices that improve workflow and collaboration.
• Participate in and support cross-functional initiatives.
• Carry out additional duties as required to support the CEO and the Foundation.

Position Requirements

• C1 or higher in both English and French.
• Diploma in office management (DEC) or equivalent.
• Three (3) years in a similar position.
• Comfort using Sharepoint and Microsoft Suite (M365).
• An interest in non-profit and foundation governance.
• Ability to support executive, governance, and organizational needs outside standard hours when required.
• Alignment with the Foundation’s values and mission.
• Demonstrates commitment to equity, diversity, inclusion.

Asset Qualifications

• Experience working in a philanthropic organization.
• Experience working with Salesforce Not-For-Profit.
• Understanding of environmental and social issues in Canada.

Skills and Aptitudes Required

• Communicates clearly and effectively, both verbally and in writing.
• Builds positive relationships through active listening, collaboration, and professionalism.
• Analyzes issues, exercises sound judgment, and identifies practical solutions.
• Demonstrates empathy, self-awareness, and strong interpersonal skills.
• Provides responsive, client-focused support and service.
• Works effectively with others to achieve shared objectives.
• Manages priorities, resources, and deadlines efficiently.
• Learns quickly and adapts to changing needs and circumstances.
• Uses technology and business systems effectively to support work.
• Applies administrative and organizational knowledge to support operational effectiveness.

Benefits

• Generous, fully paid benefits and a health spending account.
• Simplified pension employer matching (6%).
• Holiday granting and charitable donation allowances.
• Employee Assistance and Virtual Medicine programs.
• Hybrid working conditions and home office allowance.
• Four weeks of vacation and paid holiday time off between Dec 25 and Jan 1.

Statement on Salary NegotiationDuring hiring, employees are placed only at the top of the offered range offered if they demonstrate most or all asset qualifications. Please note that posted salary includes an additional 5% for employees based in the city of Toronto.
Equal Employment Opportunity StatementThe McConnell Foundation is working towards strengthening our culture of inclusion and strives to build a team that reflects our mission for a more inclusive, resilient and sustainable society. We welcome and encourage applications from Indigenous people, Black people, racialized people, women, non-binary and gender-nonconforming people, people from the 2SLGBTQQIA community, people with disabilities (visible and invisible) and newcomers to Canada.
Our recruitment team will consider equity status throughout the recruitment process, so we invite members from equity deserving groups to self-identify in their application.
Our work environment and hiring process is inclusive and accessible to anyone with unique needs in terms of accessibility and accommodations. We will support you throughout the life cycle of your employment with us. We ask that all applicants identify their accommodation needs by sending an email to accessibility @mcconnellfoundation.ca so that we can create the necessary conditions so that you can participate fully in the hiring process. All information received in relation to equity status and accommodation will be remain confidential.
Privacy StatementBy applying for this position, you freely and knowingly consent to the inclusion of all information provided by you to the McConnel Foundation in a file created in connection with your application for this or any similar position. You acknowledge that the file created on your application will be accessible to only those company personnel involved in the hiring process. It will then be stored the Foundation’s candidate database in accordance with the Foundation’s Privacy Policy for a period of five years, unless you request its destruction in writing. You also authorize the McConnell Foundation to contact the persons named as references in order to obtain evaluations of your performance and opinions on your work during former employment experiences.
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A propos de la FondationLa Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente, inclusive et durable, en mesure de surmonter ses enjeux complexes.
La personne retenue se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et novatrices visant à renforcer la résilience des communautés, favoriser la réconciliation et lutter contre les changements climatiques. Nous y parvenons grâce à des partenariats de financement et d’investissement, à la mobilisation d’acteurs, à la défense d’intérêts et à la collaboration avec les secteurs public, privé et sans but lucratif.
Énoncé du posteLa candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés, de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver : les contributions financières et l'investissement, le renforcement des capacités, la concertation et la collaboration avec les secteurs publics, privé et non lucratif.
Postulez jusqu'au premier août 2026 à midi. Nous tenons les entrevues la semaine du 15 août 2026.
Lieu de travail : Les personnes candidates doivent résider à Toronto en OntarioMode de travail : Hybride, 3 jours au bureauType d'emploi : Permanent à temps pleinSous la supervision de : Gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidenteDépartement et équipe : Bureau de la présidenteÉchelle salariales à l'embauche (90-95%) : 60 563 $ - 63 750 $
Résumé du posteLa chargée ou le chargé des données et des contributions financières veille à l’exactitude et à la cohérence des données dans le système de gestion des contributions financières et les processus de financement de la Fondation. Relevant de la gestionnaire des demandes de contribution, la ou le titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de l’équipe des demandes de contribution, qui aide la Fondation à gérer les demandes et les ententes de contributions financières, ainsi que la répartition des dépenses.
Responsabilités cléesSous la supervision de la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence, l’AE fournit un soutien administratif et opérationnel complet à la présidente-directrice générale, à l’équipe de direction, au conseil d’administration et à ses comités. Les principales responsabilités comprennent notamment :
Soutien à la présidente-directrice générale et au Bureau de la présidence (75 %)

• Gérer l’agenda, les rendez-vous, les déplacements et les demandes de remboursement de dépenses de la présidente-directrice générale.
• Soutenir la présidente-directrice générale dans la gestion des priorités concurrentes ainsi que des enjeux liés à l’horaire et à la charge de travail.
• Assurer la gestion de la boîte de réception de la présidente-directrice générale, notamment en priorisant la correspondance, en rédigeant des communications, en effectuant le suivi des décisions et des actions requises, et en maintenant un système de classement efficace.
• Agir à titre de principal point de contact pour la présidente-directrice générale et représenter son bureau avec professionnalisme, réactivité et discernement.
• Veiller à ce que les parties prenantes soient adéquatement informées de l’agenda et des priorités de la présidente-directrice générale.
• Contribuer à la planification et à la réalisation d’événements et d’initiatives spéciales dirigés par la présidente-directrice générale ou l’équipe de direction, ou auxquels elles participent.

Administration et soutien organisationnel (25 %)

• Soutenir la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence dans les tâches liées au conseil d’administration et à ses comités, notamment la planification des réunions, la préparation des ordres du jour et des documents de réunion, la coordination des déplacements et de la logistique, la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux, ainsi que d’autres responsabilités connexes.
• Agir à titre de personne-ressource secondaire auprès des membres du conseil d’administration et des comités afin d’assurer la continuité des communications et du soutien.
• Coordonner les services, la logistique et l’expérience en milieu de travail au siège social de la Fondation à Toronto.
• Coordonner les déplacements, les ordres du jour et les demandes de remboursement de dépenses des membres de l’équipe de direction.
• Maintenir des processus administratifs exacts, efficaces et conformes aux protocoles internes, y compris en matière de gestion documentaire.
• Soutenir la mise en place et l’amélioration de la documentation, des outils, des systèmes et des pratiques favorisant l’efficacité des processus et la collaboration.
• Participer à des initiatives transversales et en soutenir la réalisation.
• Effectuer toute autre tâche requise afin d’appuyer la présidente-directrice générale et la Fondation.

Exigences du poste

• Niveau C1 ou supérieur en anglais comme le français.
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en gestion de bureau ou formation équivalente.
• Expérience d’utilisation de Sharepoint et Microsoft M365.
• Trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
• Intérêt pour le secteur à but non-lucratif et la gouvernance des fondations.
• Capacité à soutenir les besoins de la direction, de la gouvernance et de l’organisation à l’extérieur des heures normales de travail lorsque requis.
• Alignement avec les valeurs et la mission de la Fondation.
• Dévouement à l’équité, la diversité et l’inclusion.

Compétences et qualités recherchées

• Communique clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Développe des relations positives grâce à l’écoute active, à la collaboration et au professionnalisme.
• Analyse les enjeux, fait preuve de jugement et propose des solutions pratiques.
• Fait preuve d’empathie, de conscience de soi et de solides habiletés relationnelles.
• Offre un soutien et un service de grande qualité axés sur les besoins des clients et des partenaires.
• Travaille efficacement avec les autres afin d’atteindre des objectifs communs.
• Gère efficacement les priorités, les ressources et les échéances.
• S'adapte rapidement aux changements et démontre une volonté d’apprendre en continu.
• Utilise efficacement les technologies et les systèmes d’information pour soutenir son travail.
• Comprend les principes administratifs et organisationnels nécessaires à l’efficacité des opérations.

Atouts

• Expérience de travail dans une organisation philanthropique.
• Expérience de travail avec Salesforce pour le secteur à but non lucratif.
• Compréhension des enjeux environnementaux et sociaux au Canada.

Avantages complémentaires

• Avantages généreux, entièrement payés, et compte de gestion des dépenses santé.
• Régime de retraite simplifié avec contribution de l'employeur (6 %).
• Allocation pour des contributions à des organismes de bienfaisance.
• Programmes d’aide au personnel et de télémédecine.
• Travail en mode hybride et indemnité pour bureau à domicile.
• Quatre semaines de vacances et congés payés entre le 25 décembre et le 1er janvier.

Déclaration relative aux négociations salarialesAu moment de l’embauche, une personne ne peut être placée au sommet de l’échelle salariale offert que si elle prouve qu’elle possède l'ensemble ou la plupart des atouts. Veuillez noter que le salaire affiché comprend un prime de 5% pour les employées candidate réside dans la ville de Toronto. Énoncé d'égalité d'accès à l'emploiLa Fondation McConnell travaille à renforcer sa culture d’inclusion et souhaite que son équipe soit le reflet de sa mission pour une société plus inclusive, résiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones, noires, racisées, de femmes, de personnes non binaires et non conformes au genre, de personnes appartenant à la communauté 2ELGBTQQIA, de personnes en situation de handicap (visible ou invisible), de personnes nouvellement arrivées au Canada.
Notre équipe de recrutement prendra en compte les statuts, décrits ci-dessus, tout au long du processus de recrutement. Nous vous invitons donc à vous auto-identifier dans votre dossier de candidature, si l’une ou plusieurs de ces catégories s’appliquent à vous.
AccessibilitéNotre milieu de travail et notre processus d’embauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de l’accessibilité que des mesures d’adaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons à toutes les personnes présentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matière d’adaptation en envoyant un courriel à [email protected] pour nous permettre de mettre en place les conditions nécessaires à leur pleine participation au processus d’embauche. Les renseignements reçus quant aux statuts provenant de l’auto-déclaration, ainsi qu’aux mesures d’adaptation pouvant s’y rattacher, demeureront confidentiels.
ConfidentialitéEn postulant pour cette offre d'emploi, vous consentez d’une façon libre et éclairée à ce que tous les renseignements que vous avez communiqués à la Fondation McConnell soient consignés dans un dossier qui sera créé à propos de votre candidature, pour ce poste ou pour tout autre poste similaire. Vous reconnaissez que le dossier qui sera constitué sur votre candidature sera accessible aux personnes de l’entreprise impliquée dans le processus d’embauche uniquement. Il sera ensuite conservé dans la base de données des personnes candidates de la Fondation conformément à sa politique de confidentialité durant cinq ans, à moins que vous en demandiez par écrit la destruction. Vous autorisez également la Fondation McConnell à communiquer avec les personnes nommées comme personnes références afin d’obtenir des évaluations de votre rendement et des opinions sur votre travail lors des expériences d'emploi.