Adjoint(e) à la direction

Sommaire du poste

L'Adjointe de direction offre un soutien administratif de haut niveau à la direction et contribue au bon fonctionnement des activités de l'entreprise. Elle coordonne plusieurs dossiers administratifs, assure les suivis auprès des partenaires internes et externes et veille à l'organisation, à l'exactitude et à la confidentialité de l'information.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion et le suivi des dossiers d'assurances collectives et corporatives, incluant les réclamations, les demandes d'information et les communications avec les courtiers.
• Assurer la préparation et la coordination des réunions du conseil d'administration et de la direction, incluant la préparation des ordres du jour, la compilation des documents de rencontre, la rédaction des procès-verbaux, le suivi des décisions et la gestion des échéanciers associés.
• Coordonner et maintenir à jour le dossier de la SAAQ ainsi que les documents requis.
• Préparer, compiler et transmettre la documentation nécessaire aux demandes et enquêtes de Statistique Canada.
• Apporter un soutien administratif dans la gestion des fiches clients de PetroNor, notamment l'ajout de prix, la mise à jour d'informations et divers suivis administratifs.
• Assurer le suivi des échéances de contrats fournisseurs et participer au processus de renouvellement et de négociation.
• Organiser et maintenir la structure des emplacements réseau et des documents électroniques pour PetroNor et New North Fuels afin d'assurer une gestion documentaire efficace.
• Gérer les comptes et cartes Petro-Pass, incluant les demandes, modifications et suivis requis.
• Effectuer diverses commissions en ville et assurer la livraison ou la récupération de documents, équipements ou fournitures lorsque requis.
• Préparer divers documents administratifs, rapports, lettres et présentations.
• Assurer le suivi de dossiers spéciaux confiés par la direction.
• Collaborer avec les différents directeurs de départements afin de soutenir les opérations quotidiennes de l'entreprise.

Exigences du poste

• Minimum de 3 à 5 années d'expérience dans un rôle administratif.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Grande autonomie, discrétion et sens de l'organisation.
• Aisance avec l'informatique
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.
• Excellentes habiletés de communication et de service à la clientèle.
• Bilinguisme anglais/français

Qualités recherchées

• Rigueur et souci du détail
• Sens des priorités
• Esprit d'initiative
• Professionnalisme et confidentialité
• Polyvalence et capacité d'adaptation

Cette personne joue un rôle clé dans le soutien à la direction et contribue activement à l'efficacité administrative de l'organisation.