DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

Sous l'autorité de la direction générale et en cohérence avec la mission et les objectifs de Serviloge, la personne titulaire du poste d'adjoint (e) aux services administratifs et à la clientèle joue un rôle essentiel dans le soutien opérationnel et administratif de l'organisation, en plus d'être en lien direct avec ses locataires. Elle est chargée d'assister efficacement le directeur général et les membres de l'équipe dans leurs tâches quotidiennes afin de garantir le bon fonctionnement des processus administratifs de Serviloge. Elle est également chargée d'assurer un service à la clientèle chaleureux en présence, par courriel et par téléphone, dans un esprit de bienveillance communautaire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Gestion des tâches administratives

• Préparer, structurer et tenir des documents et des dossiers administratifs;
• Planifier et organiser la gestion des rendez-vous, la coordination des réunions du conseil d'administration et des différents comités de travail;
• Répondre aux demandes de renseignements entrant, aux appels téléphoniques et aux courriels;
• Assurer la veille de la boîte courriel ;
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents, tels que des rapports, des courriers et des présentations;
• Assurer l'organisation, le classement et la mise à jour des politiques internes de l'organisation et en élaborer si nécessaire de manière à garantir qu'elles restent pertinentes, efficaces et conformes aux normes établies;
• Mettre à jour et corriger des baux et tout autre document administratif relié à la location;
• Assurer la révision linguistique et la correction de documents.

2. Service à la clientèle

• Répondre de façon chaleureuse, personnalisée et bienveillante aux personnes qui se présentent à des rendez-vous, appellent et/ou écrivent à Serviloge;
• Assurer la veille de la boîte courriel ;
• Soutenir et accompagner les locataires dans leurs questionnements et défis, en lien avec les différents comités et intervenants pertinents au service à la clientèle;
• Soutenir la logistique d'arrivée et de départ des locataires.

3. Soutien aux opérations quotidiennes

• Gérer les fournitures de bureau et passer les commandes lorsque nécessaire;
• Coordonner les déplacements professionnels et les arrangements logistiques;
• Soutenir l'équipe de travail dans diverses tâches administratives;
• Participer activement aux réunions d'équipe;
• Collaborer à la mise à jour du site Web;
• Assurer la transmission d'information aux locataires;
• Toute autre tâche connexe et/ou attributions et/ou responsabilités.

4. Confidentialité et professionnalisme

• Traiter les informations confidentielles avec le plus grand soin, respecter la vie privée des collègues, des clients, des partenaires internes et externes et assurer une gestion rigoureuse des informations confidentielles;
• Agir en tant que premier point de contact pour les visiteurs, les locataires et les partenaires en maintenant une image professionnelle accueillante.

• Expérience préalable dans le domaine administratif;
• Expérience préalable en relations humaines ou en intervention (un atout);
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Facilité à établir des liens avec des gens d'horizons variés, très bonne capacité d'écoute, excellentes compétences relationnelles et diplomatie;
• Maîtrise des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office;
• Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle à l'écrit et à l'oral;
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion;
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;
• Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux environnements et à apprendre de nouvelles compétences;
• Rigueur et ouverture d'esprit.