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Executive Assistant, Global Chief Data Officer

Lieu : Toronto, Ontario
Type de poste : Temps plein
Date de publication : Publié aujourd'hui
Date de fin : 13 juillet 2025 (Il reste 12 jours pour postuler)
ID de la demande d'emploi : JR

L'Executive Assistant soutient à la fois le SVP de Global Data Technology ainsi que le VP, Group Functions Data Office. Global Data Technology fournit une gamme complète de services de technologie des données pour Manulife à l'échelle mondiale, permettant notre ambition d'être un leader numérique pour les clients.

Responsabilités du poste :

• Fournir un soutien administratif sophistiqué pour les cadres, y compris la gestion complète des calendriers et des réunions.
• Appliquer des logiciels spécialisés du département pour générer des rapports, brochures, dépliants, publications internes, etc.
• Rédiger et produire des rapports, lettres, graphiques et autres documents.
• Gérer la correspondance de routine selon les conseils reçus; peut composer indépendamment des documents basés sur des instructions verbales et/ou la connaissance des politiques et procédures de l'entreprise.
• Assembler des informations pour les rapports et les réunions.
• Coordonner tous les aspects des réunions externes et internes.
• Filtrer le courrier et les demandes téléphoniques et diriger ces demandes à la personne appropriée, en assurant le suivi des réponses si nécessaire.
• Répondre de manière indépendante aux questions et situations qui surviennent en l'absence du manager en utilisant discrétion, jugement et connaissance des activités du département.
• Enquêter sur les problèmes de manière indépendante, déterminer la méthode de recherche, les exigences en matière de données et les techniques d'analyse.
• Préparer des rapports et des recommandations pour la direction.
• Mettre en place et maintenir le système de classement pour le département assigné, y compris les données confidentielles, en veillant à ce que les dossiers soient exacts et à jour.
• Peut être responsable de l'intégration des nouvelles recrues et des contractuels.
• Assurer la conformité avec tous les contrôles de sécurité et de conformité trimestriels.
• Résoudre les problèmes techniques pour l'équipe, y compris la gestion du processus de ticket avec le service d'assistance.
• Aider au développement de présentations PowerPoint, y compris le contenu et la conception.
• Gérer des projets administratifs et assurer l'achèvement précis et en temps opportun des tâches; les projets peuvent inclure la recherche, la correspondance et/ou d'autres travaux départementaux.
• Capturer des informations, tester leur raisonnabilité et analyser les données, en recommandant potentiellement des changements et des solutions aux problèmes.
• Suivre les dépenses et les factures, en veillant à ce que les paiements soient codés au compte approprié; rapporter les écarts mensuels et rechercher les divergences.
• Coordonner et assister aux réunions, agissant en tant que rapporteur des délibérations et coordonnant les actions de suivi.
• Organiser les déplacements pour le personnel du département et traiter les dépenses connexes.
• Organiser les salles de fonction, les menus et les voyages pour les grandes et petites réunions externes conformément aux politiques de voyage de l'entreprise.
• Former et aider d'autres assistants administratifs et le personnel du département à appliquer les applications ou les politiques, procédures et systèmes administratifs de l'entreprise.
• Effectuer d'autres tâches assignées, telles que la planification de l'espace, le suivi du temps de consultation, la tenue de dossiers, le maintien des fournitures de bureau et la gestion des activités de facturation et d'achat.
• Collaborer avec d'autres pour assurer l'efficacité des fonctions administratives et de soutien; peut coordonner ou collaborer sur des projets ou initiatives spéciales.
• Encadrer le personnel de soutien administratif.

Qualifications requises :

• Diplôme d'associé ou équivalent.
• 5+ années d'expérience administrative.

Qualifications préférées :

• Maîtrise de toutes les applications MS Office, en particulier MS Outlook.
• Expérience dans la priorisation des réunions, appels et situations pour examen exécutif.
• Compétences éprouvées en coordination d'activités.
• Capacité avérée en partenariat commercial.
• Efficacité dans la prestation de services.

Quand vous rejoignez notre équipe :

• Nous vous donnerons les moyens d'apprendre et de développer la carrière que vous souhaitez.
• Nous vous reconnaîtrons et vous soutiendrons dans un environnement flexible où le bien-être et l'inclusion sont plus que de simples mots.
• En tant que membre de notre équipe distribuée, nous vous soutiendrons dans la création de l'avenir que vous souhaitez voir.

À propos de Manuvie et de John Hancock :

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez-vous à l'adresse indiquée.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Chez Manulife/John Hancock, nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d'attirer, de perfectionner et de maintenir une main-d'œuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d'un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l'ascendance, du lieu d'origine, de la couleur, de l'origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l'orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d'ancien combattant, de l'identité de genre, de l'expression de genre, de l'âge, de l'état matrimonial, de la situation de famille, d'une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d'éliminer les obstacles à l'accès égalitaire à l'emploi. C'est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent un accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d'accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à l'adresse indiquée.

Région de référence du salaire : Toronto, Ontario
Modalités de travail : Hybride
L'échelle salariale devrait se situer entre : $47,250.00 CAD - $78,750.00 CAD

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à l'adresse indiquée pour obtenir l'échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles que les connaissances, les compétences, les qualifications, l'expérience et l'éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l'entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d'avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d'aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d'épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d'actionnariat assorti de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d'éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels, et plus encore.