Poste : adjoint administratif principal

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal - hybride (3 jours au bureau, 2 jours à distance)

Salaire : jusqu'à 60 k$ selon l'expérience + avantages sociaux exceptionnels

Les congés estivaux sont respectés et les plans préapprouvés seront pris en compte.

Êtes-vous organisé, débrouillard et désireux d'évoluer dans un environnement dynamique et axé sur la mission ? Notre client, une organisation réputée dans le secteur municipal, est actuellement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ive) principal(e) pour soutenir son équipe chargée des achats et des achats groupés. Ce poste est essentiel pour assurer une coordination fluide, une communication efficace et un soutien administratif solide dans le cadre des projets et des opérations quotidiennes.

Responsabilités :

- Répondre aux demandes par téléphone, par courriel ou en personne et assurer le suivi auprès des clients, des fournisseurs et des partenaires, si nécessaire

- Soutenir les opérations d'achat en préparant les documents d'appel d'offres et en aidant à la gestion des relations avec les fournisseurs

- Réviser et mettre en forme divers documents (dossiers d'appel d'offres, correspondance, rapports, matériel promotionnel)

- Organiser les réunions du comité (invitations, calendrier, logistique)

- Aider à la planification d'événements, notamment la Journée municipale des achats

- Tenir à jour les bases de données sur les produits et les clients

- Apporter un soutien aux processus de facturation et au suivi des paiements

- Envoyer quotidiennement les bulletins sur le carburant aux participants

- Créer et tenir à jour un manuel de procédures pour le service

- Gérer les documents numériques conformément aux normes internes

- Fournir un soutien occasionnel à la réception (accueil, lignes téléphoniques

- Participer aux événements organisationnels majeurs tels que les réunions annuelles et les conférences

Qualifications :

- Diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou dans un domaine connexe

- Au moins 2 ans d'expérience dans un poste administratif similaire

- Solides compétences en service à la clientèle

- Excellente maîtrise de Microsoft Office 365

- Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités

- Intérêt pour le secteur municipal ou public

- Expérience dans les services publics ou professionnels (un atout)

Vous souhaitez rejoindre une équipe collaborative et motivée ?

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Numéros du permis CNESST : AP- et AR-

Position: Senior Administrative Assistant

Location: Downtown Montreal - Hybrid (3 days in office, 2 days remote)

Salary: Up to $60,000 based on experience + exceptional benefits

Summer vacation time off is respected and pre-approved plans will be accommodated!

Are you organized, resourceful, and looking to grow in a dynamic and mission-driven environment? Our client, a respected organization in the municipal sector, is currently seeking a Senior Administrative Assistant to support their Procurement and Group Purchasing team. This role is essential for ensuring smooth coordination, effective communication, and strong administrative support across projects and daily operations.

Responsibilities:

- Respond to inquiries by phone, email, or in person and follow up with clients, vendors, and partners as needed

- Support procurement operations by preparing solicitation documents and assisting with vendor relations

- Review and format various documents (tender packages, correspondence, reports, promotional materials)

- Organize committee meetings (invitations, scheduling, logistics)

- Assist with event planning, including the Municipal Procurement Day

- Maintain and update product and client databases

- Support billing processes and payment tracking

- Send out daily fuel bulletins to participants

- Create and maintain a procedures manual for the department

- Manage digital documents in accordance with internal standards

- Provide occasional support at reception (greeting, phone lines

- Participate in major organizational events such as annual meetings and conferences

Qualifications:

- College diploma (DEC) in secretarial studies or a related field

- Minimum 2 years of experience in a similar administrative role

- Strong customer service skills

- Excellent command of Microsoft Office 365

- Ability to manage multiple priorities effectively

- Interest in the municipal or public sector

- Experience in public or professional services (an asset)

Interested in joining a collaborative and purpose-driven team?

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CNESST permit numbers: AP- & AR-