Le Coordonnateur(trice) du soutien aux ventes et aux opérations commerciales appuie notre équipe de vente dynamique en assumant des responsabilités essentielles d'ordre administratif, organisationnel et relationnel avec les clients. Ce poste a pour objectif de permettre à nos représentants de se concentrer sur les activités de vente à fort impact, en prenant en charge divers aspects tels que les formulaires de spécifications clients, les suivis internes, la communication avec les courtiers, ainsi que la coordination des événements et des déplacements. Véritable pilier de nos opérations commerciales, vous veillerez à respecter les échéanciers, à assurer la précision des détails et à offrir une expérience client remarquable.

Responsabilités clés

Soutien aux ventes et aux tâches administratives

• Remplir les formulaires de référencement de produits, les fiches techniques et les documents de mise en marché pour les clients.
• Organiser et maintenir à jour la documentation liée aux ventes sur le disque partagé.
• Suivre les livrables et les échéances issues des réunions internes de vente et des soumissions clients.
• Répondre aux demandes de renseignements de base des clients (par courriel ou par téléphone) et diriger les demandes plus complexes vers les personnes-ressources appropriées.
• Aider à la saisie des données clients et produits dans le système ERP.
• Préparer et expédier des échantillons de produits présentés de manière professionnelle, dans les délais, et en cohérence avec l'image de marque.

Communication avec les courtiers et les clients

• Créer, coordonner et envoyer des rapports, des mises à jour et des rappels aux courtiers et aux clients.
• Communiquer directement avec les clients (en anglais ou en français) pour les mises à jour de statut, les demandes de documents ou les besoins logistiques.
• Rédiger et envoyer des communications professionnelles au nom de l'équipe des ventes.
• Maintenir un ton professionnel et une grande rigueur dans toutes les communications écrites et orales.

Coordination inter-départementale

• Collaborer avec les équipes R&D, production, logistique et assurance qualité pour répondre aux demandes d'échantillons et recueillir la documentation requise.
• Veiller à ce que les suivis clients soient réalisés - soit par vous-même, soit en relançant le membre de l'équipe interne concerné.
• Assurer une collaboration fluide entre les départements afin de répondre aux attentes des clients.

Soutien aux déplacements et événements

• Aider à la préparation des documents ou des échantillons pour les salons commerciaux et les déplacements de l'équipe des ventes.
• Réserver les déplacements ou organiser la logistique pour l'équipe des ventes.

Accueil au bureau et soutien aux réunions

• Accueillir les visiteurs lors des réunions sur place, préparer la salle de conférence et veiller au bon déroulement de leur visite.
• Préparer la salle de réunion avec une sélection de nos produits, de l'eau, des verres et tout matériel requis avant chaque rencontre.
• Commander le dîner ou des rafraîchissements au besoin et maintenir un environnement de réunion professionnel.

Profil de candidat idéal

• Maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral comme à l'écrit.
• De 2 à 4 ans d'expérience dans un rôle de soutien aux ventes, service à la clientèle ou coordination - idéalement dans le secteur des produits de grande consommation (CPG), du commerce de détail ou de l'alimentation.
• Très organisé(e) et fiable, avec un bon historique de respect des délais et de souci du détail.
• Expérience en soutien aux équipes de ventes ou aux clients dans un rôle administratif ou de coordination - un atout important.
• Communicateur(trice) naturel(le), poli(e), professionnel(le) et proactif(ve).
• À l'aise avec les chiffriers, les lecteurs partagés et l'apprentissage de nouveaux systèmes (une expérience avec un CRM ou un ERP est un atout).

Ce que vous allez aimer

• Faire partie d'une marque alimentaire canadienne en pleine croissance, avec une distribution internationale et de grandes ambitions.
• Travailler aux côtés de personnes passionnées et contribuer concrètement au succès de l'équipe des ventes.
• Avoir l'occasion d'avoir un impact significatif et d'évoluer avec l'entreprise.

Pour ce poste, la connaissance de l'anglais et du français est nécessaire pour communiquer avec les clients hors de la province de Québec.

Sur la base d'une évaluation, nous avons déterminé que les fonctions de ce poste requièrent la connaissance de l'anglais en plus du français (oral et écrit). Nous avons également déterminé que les compétences en anglais déjà exigées des autres employés sont insuffisantes pour l'exécution des tâches liées à ce rôle, malgré le fait que nous nous efforçons de limiter autant que possible le nombre de postes exigeant la connaissance d'une langue autre que le français. Exige la maîtrise de l'anglais lorsqu'elle est nécessaire à l'exécution des tâches d'un employé

The Sales & Commercial support Coordinator supports our dynamic sales team with essential administrative, organizational, and customer-facing responsibilities. This role is designed to ensure our salespeople stay focused on high impact selling activities by managing everything from customer specification forms and internal follow-ups to broker communications and event & travel coordination. As the backbone of our commercial operations, you'll keep timelines tight, details accurate, and customers impressed.

Key Responsibilities

Sales & Admin Support

• Complete product listing forms, spec sheets, and setup documents for customers.
• Organize and maintain sales documentation on the shared drive.
• Track deliverables and due dates from internal sales meetings and customer submissions.
• Respond to basic customer inquiries and requests (email or phone) and direct more complex issues to appropriate internal contacts.
• Assist with customer and product data entry in ERP.
• Assemble and ship professionally presented product samples to customers in a timely, brand-aligned manner.

Broker & Customer Communication

• Create, coordinate, and send reports, updates, and reminders to brokers and customers.
• Communicate directly with customers (in English or French) for status updates, document requests, or logistics needs.
• Draft and send professional correspondence on behalf of the sales team.
• Maintain a professional tone and attention to detail in all written and verbal communication.

Cross-Department Coordination

• Work with R&D, production, logistics, and QA to fulfill sample requests and gather required documentation.
• Ensure customer follow-ups are completed - either by you or by chasing the appropriate internal team member.
• Ensure seamless collaboration between departments to meet customer expectations.

Travel and Event Support

• Help prepare materials or samples for trade shows and sales trips.
• Book travel or logistics for the sales team.

Office & Meeting Hospitality

• Welcome guests for on-site meetings, prepare the conference room, and ensure a smooth visit.
• Prepare the conference room with a selection of our products, water, glasses, and any required materials prior to each meeting.
• Order lunch or refreshments as needed and maintain a professional meeting environment.

Ideal Candidate Profile

• Fluent in English and French, written and spoken.
• 2-4 years in a sales support, customer service, or coordination role - preferably in CPG, retail, or food.
• Extremely organized and dependable, with a track record of following through on deadlines and details.
• Experience supporting sales or customer teams in a back-office or coordination role is a strong asset.
• A natural communicator who is polite, professional, and proactive.
• Comfortable with spreadsheets, shared drives, and learning new systems (CRM/ERP experience is a plus).

What You'll Love

• Be part of a growing Canadian food brand with international distribution and big goals.
• Work closely with passionate people and make a visible impact on the sales team's success.
• Opportunity to make a meaningful impact and grow with the business.