Lieu : Montréal

Statut : Permanent

Horaire : 37.5h/semaine

En tant que coordonnateur trice administratif ve, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de notre bureau. Véritable personne-orchestre, vous soutenez à la fois les opérations quotidiennes, les communications internes et la vie d'équipe. Organisé e, polyvalent e et doté e d'un excellent sens du service, vous collaborez étroitement avec la responsable marketing, communication et culture sur divers projets à portée humaine et organisationnelle.

Responsabilités :

• Rediriger les courriels et appels entrants (env. 5/j)
• Accueillir les candidats qui se présentent au bureau (présence de 3j/ semaine au bureau)
• Assurer un suivi régulier de l'état des espaces afin de préserver un cadre de travail propre et harmonieux
• Envoyer et suivre les tests logiciels et casiers judiciaires des candidats et en effectuer le suivi avec les personnes concernées
• Assurer un suivi rigoureux des offres d'emploi affichées (sur notre site et sur LinkedIn) : vérification de la cohérence des contenus, mise à jour régulière des statuts
• Rédiger occasionnellement des offres d'emploi
• Apporter son support aux équipes, être à l'écoute des besoins, relever les problématiques observées et proposer des solutions de manière proactive
• Coorganiser les événements employés et/ou partenaires d'affaires
• Participer activement à la mise en place logistique du matériel pour les réunions, événements clients et congrès
• Apporter son soutien à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs (coordination avec le service technique pour la configuration de l'ordinateur etc)
• Passer les commandes de consommables (réceptionner les commandes) et suivre les stocks
• Effectuer le suivi des activités en cours avec les équipes concernées
• Saisir les factures des diverses dépenses dans QuickBooks
• Participer à des projets liés aux activités de marketing, communication et culture d'entreprise, en soutien à la responsable du service
• Toutes autres tâches connexes

Savoir être :

• Créativité et capacité à proposer des idées nouvelles
• Empathie et approche accessible, facilitant les échanges avec tous les membres de l'équipe
• Esprit d'initiative et autonomie dans l'action
• Capacité à gérer les priorités et à réagir efficacement en situation d'urgence
• Sens de l'organisation et rigueur dans l'exécution des tâches

Exigences :

• Expérience en service à la clientèle, en administration ou dans un poste similaire
• Excellent français tant à l'oral qu'à l'écrit, anglais fonctionnel (clientèle parfois anglophone)
• Connaissance de base de Microsoft Office
• Être à l'aise avec les outils informatiques

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