Résumé du poste

L'adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle central dans le soutien administratif et l'organisation des opérations quotidiennes. Le poste est de nature hybride, combinant deux volets complémentaires :

• Un volet soutien à la paie, incluant la préparation des données, le suivi des heures et la coordination des remises ;
• Un volet administratif, couvrant la gestion documentaire, la facturation, les communications internes et le soutien aux différents départements (comptabilité, ressources humaines, opérations).

Cette double responsabilité exige une grande rigueur, un sens de l'organisation développé et une capacité à jongler efficacement entre les priorités.

Responsabilités principales

Volet 1 - Soutien à la paie

• Importer les données dans Employeur D et effectuer les remises (DAS)
• Vérifier les registres de présence et assurer le suivi des heures
• Participer à la préparation de la paie (suivis, remises, validation des heures)
• Créer les lieux dans Évolia et les numéros de travail dans Employeur D
• Assurer la coordination des données avec les autres départements impliqués (ex. : RH et opérations)

Volet 2 - Soutien administratif

• Gérer les communications internes et externes : répondre aux courriels et aux appels redirigés automatiquement en cas d'absence de membres de l'équipe
• Effectuer la facturation des services de sécurité
• Rédiger et mettre en forme des rapports, lettres, présentations ou autres documents
• Offrir un soutien administratif aux départements de la comptabilité, des ressources humaines et des opérations
• Organiser, classer et archiver les documents physiques et numériques
• Gérer les contrats de services (ex. : neige, gazon), incluant l'envoi des préavis de fin de contrat
• Commander les fournitures de bureau
• Suivre les dossiers PAÉE et les subventions salariales
• Traiter diverses demandes clients (listes, antécédents, vérifications, etc.)
• Préparer les documents contractuels : offres de service, cautions, mandats de poste, dépôts
• Compiler les sommaires de fin d'année (ex. : formations suivies)

Profil recherché

• Expérience pertinente en administration, idéalement dans un rôle hybride combinant soutien à la paie et tâches administratives
• Excellente rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• À l'aise avec les technologies et les systèmes infonuagiques
• Maîtrise avancée d'Excel, ainsi que de SharePoint, Teams et Word
• Capacité à utiliser des outils pour automatiser des tâches récurrentes (ex. : Excel, Power Automate, formulaires intelligents)
• Esprit d'initiative, autonomie et souci de la confidentialité dans le traitement des données sensibles (ex. : paie, dossiers RH)

Formation souhaitée

• DEP en secrétariat ou en comptabilité
• DEC en bureautique, administration ou comptabilité