Adjoint.e à la direction

Vous êtes un.e joueur.se d'équipe, vous n'aimez pas vous ennuyer et vous aimeriez soutenir une direction générale dans son rôle? Vous aimez être la personne en soutien pour le fonctionnement général d'une organisation? Trouver des solutions en amélioration continue parce que votre rôle est d'être un facilitateur ou une facilitatrice? Rédiger le rapport de la dernière réunion, organiser la prochaine selon la disponibilité des personnes concernées, vous occupez de la planification de la prochaine formation ou de l'intégration d'un nouvel employé? Mettre à jour des politiques, offrir du soutien aux communications! Votre débrouillardise et votre capacité à vous adapter rapidement sont reconnues?

Nous avons le poste et que vous recherchez!

Notre membre, la Fédération des coopératives d'habitation de Québec, Chaudière-Appalaches est une coopérative qui a pour mandat d'accompagner dans toutes les démarches de gestion des coopératives d'habitation de ses membres et prend en charge de façon complète ou partielle, la gestion des baux, les calculs de subventions et la présidence d'assemblée. Tout en respectant les particularités de chaque coopérative, ils soutiennent le conseil d'administration tout en préservant son autonomie décisionnelle.

La directrice générale est passionnée, l'équipe de travail a une expertise reconnue, les membres sont inspirants avec des projets porteurs de changement social et les partenaires engagés. Les tâches sont variées, un poste qui vous permettrait de vous épanouir si vous aimez être une facilitatrice ou un facilitateur et de mettre à profit vos compétences tout en travaillant pour un projet important et qui a un impact positif sur la société.

Principales fonctions

Sous la supervision de la direction générale, le ou la titulaire de ce poste aura pour principales tâches d'assister et d'appuyer activement la direction générale dans les aspects administratifs et opérationnels de sa fonction. Le ou la titulaire du poste devra collaborer et communiquer étroitement avec chacun des membres de la direction. Voici un aperçu des principales fonctions du poste :

Volet administratif et ressources humaines

• Effectuer la gestion de l'agenda, la prise d'appels, des correspondances et documents de la direction générale ;
• Rédiger et réviser des documents et des rapports (lettres, mémos, compte-rendu, etc.) ;
• Participer à la préparation et la tenue des comités et conseils d'administration;
• Assurer le maintien et la mise à jour des dossiers sur les ressources humaines de l'organisation ainsi que des politiques, procédures et conventions collectives en vigueur ;
• Assurer l'accueil des nouveaux employé.e.s et faire le lien avec l'équipe de gestion (suivi du formulaire d'accueil, remise des documents) ;
• Collaborer avec la direction générale dans les activités de négociation, d'interprétation et d'application de la convention collective ;
• Participer à la rédaction des descriptions de tâches, à la dotation des postes vacants et à la création des nouveaux postes du secteur en conformité avec la convention collective en vigueur ;
• Faire le suivi lors du départ d'employé.e.s (sondage et rencontre de départ)
• Planifier, organiser et soutenir la réalisation des évaluations annuelles en impliquant et consultant les autres membres de l'équipe de gestion ;
• Traiter, en l'absence de la direction générale, les demandes du personnel et aviser la direction générale lorsque nécessaire ;

Volet relation avec les membres

• Soutenir le coordonnateur des communications, pour l'ensemble des communications avec les membres (transmission d'information, réception de demandes, plaintes, etc.) ;
• Aviser la direction générale de tous les enjeux de communication ou de relation avec les membres ;
• Participer à la préparation et à la tenue des assemblées générales et des événements dédiés au mouvement ;
• Participer aux activités de communications avec les coopératives membres et non membres en se basant sur les objectifs stratégiques (planification stratégique).

Qualifications et compétences recherchées

• DEC ou baccalauréat en administration, en gestion ou dans un domaine connexe;
• 3 ans en gestion et soutien à la direction ;
• Connaissance en ressources humaines (un bel atout) ;
• Vous savez faire preuve d'une grande autonomie ;
• Vous avez le souci du détail, de la rigueur et de la minutie ;
• Vous avez de la facilité à travailler en équipe et une belle capacité d'écoute ;
• Vous avez un très grand sens de l'organisation, de la planification et la gestion des priorités ;
• Vous êtes reconnu pour aimer travailler sur plusieurs dossiers simultanément et vous êtes capable de vous adapter rapidement malgré un rythme rapide ;
• Vous avez de belles compétences pour communiquer et vulgariser l'information;
• Vous avez un permis de conduire valide (nous sommes inscrits à Communauto).

Conditions de travail et avantages sociaux

Localisation : 275 rue du Parvis bureau 205-A, Québec, QC G1K 6G7

• Le travail se fait prioritairement dans la région de Québec, mais il peut y avoir des rencontres dans les différentes régions de la province.

Statut de l'emploi : Poste permanent, 35 heures par semaine.

Horaire de travail : Lundi au vendredi, de jour.

Rémunération selon l'expérience et formation: Entre $ et $

Avantages:

• Vacances bonifiées : 4 semaines après un an ;
• Assurances dès l'entrée en poste ;
• REER, après la période de probation,120 jours travaillée ;
• Programme d'aide aux employés (PAE) ;
• Horaire flexible; vous pouvez réaménager votre temps pour avoir un équilibre vie personnelle, familiale / travail. Par exemple : commencer plus tard le lendemain matin lorsque vous avez une rencontre le soir précédent ;
• Télétravail offert 1 à 2 jours par semaine (après la période de probation) ;
• Conditions de travail permettant la conciliation travail-famille-vie personnelle ;
• 10 jours de congés de maladie ou familiaux rémunérés et 4 jours de congé mobile ;
• 1 semaine de vacances payée à Noël, après la période de probation (120 jours) ;
• Une approche davantage collaborative que hiérarchique où tu pourras t'épanouir;
• Mentorat et coaching par les pairs et programme de formation continue ;

• Emploi au cœur d'un vaste réseau professionnel qui travaille en mode partenariat;
• Nous avons un bel espace de travail très convivial ;
• Nous avons un comité social ;
• Et vous allez adorer notre équipe ;)

Si ce profil vous rejoint, nous aimerions beaucoup vous rencontrer!