Description de poste - Représentant service à la clientèle

Sous la responsabilité du Directeur RH et Service Client, le/la titulaire du poste vient en soutien au département du service à la clientèle de l'entreprise en assurant la prise de commandes téléphoniques/courriels et entrer les commandes dans le système ERP informatique tout en assurant le suivi. Cette personne agira comme point de contact pour la clientèle.

Le/la titulaire du poste bénéficie d'une grande énergie et un sens de l'organisation hors pair. Solutionneur et positif, ce poste clé dans notre entreprise se passe principalement en anglais.

Service à la clientèle

• Répondre aux appels téléphoniques de l'entreprise de manière professionnelle et courtoise;
• Prendre les commandes téléphoniques et fournir un soutien direct à la clientèle;
• Assurer des communications électroniques efficaces et claires avec les clients (courriels, formulaires en ligne, etc.);
• Renseigner les clients en fonction de leurs besoins en leur fournissant, en collaboration avec le département technique, les informations pertinentes sur les produits et les services;
• Maintenir à jour la base de données client, les fiches produits et le carnet d'adresses.

1. Saisie de données et soutien administratif

• Entrer les commandes dans le système ERP Microsoft NAV et assurer le suivi rigoureux jusqu'à la livraison;
• Effectuer diverses tâches cléricales nécessaires au bon fonctionnement du département (classement, traitement de courriels, tenue de dossiers, etc.);
• Travailler de concert avec les autres membres de l'équipe afin d'améliorer les processus et l'efficacité du système ERP.

1. Coordination logistique et expédition

• Organiser les envois de commandes avec les transporteurs désignés en respectant les priorités et les délais de livraison;
• Communiquer avec les transporteurs pour effectuer les suivis requis (suivi de colis, changements d'horaires, urgences, etc.);
• Collaborer étroitement avec le département d'expédition pour assurer que les commandes soient complètes, prêtes à temps et conformes aux spécifications du client;
• Servir de lien entre le service à la clientèle et l'expédition pour la résolution rapide de tout problème lié à la logistique.

1. Gestion des documents douaniers (export)

• Préparer et vérifier tous les documents requis pour les expéditions internationales (factures commerciales, documents de douane, certificats d'origine, etc.);
• Assurer la conformité des expéditions avec les réglementations douanières selon les pays de destination;
• Travailler en collaboration avec les courtiers en douane et les partenaires logistiques afin de faciliter un passage en douane rapide et sans accroc.