Donnez du sens à votre expertise en administration dans un milieu où chaque action soutient l'apprentissage

La Clinique Pierre-H.-Ruel poursuit un double objectif, soit celui de permettre aux personnes étudiantes inscrites au programme de premier cycle en adaptation scolaire et sociale l'articulation optimale entre la théorie et la pratique, ainsi que d'offrir des services d'évaluation pour des élèves du primaire, du secondaire et des personnes apprenantes adultes ayant des difficultés d'apprentissage ou d'adaptation affective et sociale en contexte scolaire. La clinique offre un lieu de jumelage avec des professionnels expérimentés du milieu scolaire, visant à optimiser l'articulation entre la théorie et la pratique. Les personnes étudiantes, sous la supervision de personnes-ressources qualifiées, réalisent un bilan initial des besoins d'apprentissage de l'élève, un plan d'action évolutif avec suivi systématique, et un bilan final de la démarche d'évaluation et d'intervention réalisée auprès de l'élève.

En étroite collaboration avec l'équipe coresponsable de la clinique, la personne coordonnatrice administrative organise et coordonne l'ensemble des activités administratives à la Clinique Pierre-H.-Ruel. Ce poste relève de la directrice administrative, communication et ressources humaines.

Responsabilités générales

1. Assurer la coordination des activités administratives de la Clinique Pierre-H.-Ruel avec l'équipe coresponsable.
2. Participer à l'optimisation administrative de la Clinique.
3. Assurer une présence lors des heures d'ouvertures de la clinique.

Responsabilités spécifiques
1. Accueillir les parents, élèves utilisateurs, personnes étudiantes de l'Université et personnes superviseures cliniques.
2. Améliorer et optimiser les procédures administratives (formulaires, paiement, suivi des contacts avec les parents).
3. Optimiser l'organisation de la clinique en collaboration avec l'équipe.
4. Structurer et fluidifier les canaux de communication entre les parents utilisateurs, les personnes superviseures et les personnes étudiantes.
5. Gérer les locaux (aménagement, entretien et suivi des systèmes électroniques d'enregistrement).
6. Assurer les liens avec les services administratifs de la Faculté, de l'Université et les organismes externes.
7. Assurer le suivi du budget.
8. Procéder à l'achat du matériel pédagogique et de tout autre matériel nécessaire et en faire la gestion.
9. Assumer la gestion physique des locaux de la Clinique.
10. Préparer le matériel nécessaire au bon déroulement des activités.
11. Collaborer avec la personne coordonnatrice des stages lorsque requis.
12. Assurer toute autre responsabilité confiée par la personne supérieure hiérarchique en accord avec la personne supérieure immédiate.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Poste cyclique à temps partiel, 26 heures par semaine, de la 2e semaine du mois d'août à la fin de la 2e semaine de janvier.

Horaire : 14 h 30 à 21 h, du lundi au jeudi.

Réception des candidatures

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton "Postuler".

La date limite pour postuler est le 10 juin 2025 à 17 h.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

Qualifications

• Détenir un baccalauréat en gestion ou en enseignement ou dans tout autre programme d'études connexe.
• Posséder au moins 3 années d'expérience administrative pertinente en clinique ou en accompagnement administratif au sein d'équpes multidisciplinaires.

Exigences

• Démontrer une grande capacité à optimiser, organiser et structurer des activités et des processus administratifs.
• Avoir une connaissance générale du milieu universitaire, de même que du milieu scolaire.
• Avoir une très bonne capacité de communication orale et écrite.
• Démontrer une très grande connaissance de l'application des outils de gestion informatique, des TIC (Moodle) et des logiciels courants.
• Avoir des aptitudes pour le travail d'équipe, les communications, le soutien et l'engagement envers ses collègues et la collégialité collaborative.
• Avoir d'excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et un leadership collaboratif.
• Démontrer des compétences en accompagnement de personnes étudiantes.
• Posséder la capacité de faire avancer en parallèle plusieurs dossiers et respecter des échéanciers serrés et un très bon sens de l'organisation.
• Tenir compte des dimensions éthiques et déontologiques reliées aux tâches (confidentialité, transparence auprès de l'équipe, etc.).

Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.