Poste : adjoint administratif - secteur de la construction

Lieu de travail : Lachine (Temps plein, 40 heures/semaine - sur place) accès à une voiture préférable (transport en commun limité)

Salaire : $ à $ (selon l'expérience pertinente)

Possédez-vous au moins trois ans d'expérience en administration, plus particulièrement dans le secteur de la construction ? Êtes-vous autonome, proactif, minutieux et prêt à assumer davantage de responsabilités en coordonnant et en soutenant véritablement des projets de construction ? Si tel est le cas, cette occasion est pour vous !

Dans le cadre de ce poste, vous jouerez un rôle clé en soutenant les équipes de gestion de projet et d'estimation dans la coordination administrative et le suivi des projets.

Avantages :

- 50 % des frais d'assurance maladie pris en charge par l'employeur

- 4 semaines de congés (2 semaines pendant les fêtes de fin d'année et 2 semaines en été)

- Environnement de travail collaboratif et axé sur le travail d'équipe

Profil recherché :

- Au moins 3 ans d'expérience dans un poste administratif dans le secteur de la construction (obligatoire)

- Excellentes compétences en français écrit et parlé (obligatoire)

- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

- Sens de l'organisation et souci du détail

- Capacité à travailler de manière autonome, à gérer plusieurs priorités et à prendre des initiatives

- Solides compétences en communication et esprit collaboratif

Responsabilités principales :

Coordination et administration de projets

- Collaborer étroitement avec la direction pour mettre en œuvre des outils de suivi et des directives

- Coordonner les projets internes afin d'assurer leur exécution dans les délais et dans les limites du budget

- Organiser les réunions de transfert de projet entre les équipes d'estimation et de projet, y compris la logistique, la préparation et le suivi

- Rédiger les comptes rendus de réunion, les communications internes et divers documents administratifs

- Relire, mettre en forme et assurer la qualité des rapports, de la correspondance, des présentations et autres documents

- Contribuer à l'élaboration des politiques et procédures de l'entreprise afin d'améliorer l'efficacité

- Gérer la facturation et les demandes de devis des fournisseurs selon les besoins

- Assister dans les tâches administratives générales afin d'assurer le bon déroulement des opérations

Assistance à l'estimation

- Gérer les invitations à soumissionner et les soumissions des entrepreneurs généraux

- Tenir à jour le calendrier des soumissions et la feuille de suivi des soumissions

- Surveiller et distribuer les addenda à l'équipe d'estimation

- Assurer le suivi des soumissions en cours afin de garantir l'exactitude des informations

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Cristina Bilbao à l'adresse .

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Numéros du permis CNESST : AP- et AR-

Position: Administrative Assistant - Construction Sector

Location: Lachine (Full-time, 40 hours/week - on-site) access to car preferred (public transit is limited)

Salary: $50,000 - $70,000 (based on relevant experience)

Do you have at least 3+ years of administrative experience specifically in the construction industry? Are you autonomous, proactive, detail-oriented, and ready to take on more responsibility by truly coordinating and supporting construction projects? If so, this opportunity is for you!

In this role, you will play a key role in supporting both the project management and estimating teams with administrative coordination and project follow-up.

Benefits:

- 50% of health insurance paid by the employer

- 4 weeks of vacation (2 weeks during the holiday season and 2 weeks in the summer, periods)

- Team-oriented and collaborative work environment

What We're Looking For:

- Minimum 3+ years of experience in an administrative role within the construction industry (required)

- Strong spoken and written French language (required)

- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

- Strong organizational skills and attention to detail

- Ability to work independently, handle multiple priorities, and take initiative

- Strong communication skills and a collaborative mindset

Key Responsibilities:

Project Coordination & Administration

- Collaborate closely with management to implement tracking tools and directives

- Coordinate internal projects to ensure timely execution within budget

- Organize project handover meetings between estimating and project teams, including logistics, preparation, and follow-ups

- Draft meeting minutes, internal communications, and various administrative documents

- Proofread, format, and ensure the quality of reports, correspondence, presentations, and other materials

- Help develop company policies and procedures to increase efficiency

- Manage invoicing and supplier quote requests as needed

- Support general administrative tasks to ensure smooth operations

Estimating Support

- Manage invitations to bid and submissions from general contractors

- Maintain the submission calendar and submission tracking sheet

- Monitor and distribute addenda to the estimating team

- Follow up on ongoing submissions to ensure proper information

Please forward your resume in Word format to Cristina Bilbao at .

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CNESST permit numbers: AP- & AR-