Le rôle de l'adjoint(e) administratif consiste à fournir un soutien aux équipes du Groupe pharmaceutique Duchesnay pour l'atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise, en mettant à profit ses compétences administratives et sa capacité de coordination. Sous la supervision de la coordonnatrice principale du Centre d'affaires et basé au bureau de Blainville, le/la titulaire sera en charge de plusieurs missions et responsabilités au sein du nouveau centre d'affaires. Il/elle contribuera également activement à divers projets.

Volet administratif

• Rédiger, corriger, formatter et traduire divers documents (présentations, rapports, lettres, courriels, etc.) dans les deux langues officielles;
• Apporter un soutien administratif aux différentes équipes selon les besoins spécifiques : achat d'articles scientifiques, suivi d'échéances, prise de notes lors de réunions, etc.:
• Rédiger et afficher différents messages sur le site intranet de l'entreprise;
• Production de comptes de dépenses;
• Réconciliation mensuelle des dépenses effectuées par cartes de crédit;
• Vigie de plusieurs boîtes courriel et acheminement des messages pertinents aux équipes concernées;
• Point central pour transmettre de l'information et guider les employés lorsque requis.

Volet coordination

• Organisation et coordination de réunions d'affaires internes et externes (préparation de documents et de matériel pour les réunions, réservations d'espaces, envoi d'invitations, etc.);
• Organisation et coordination d'événements sociaux et corporatifs (rencontres trimestrielles des employés, soirée des Fêtes, événement estival, etc.);
• Participation à divers projets spéciaux;
• Coordination des envois de matériel marketing dans différentes provinces;
• Étroite collaboration avec l'équipe commerciale pour dépôt de documents dans les provinces canadiennes, envois électroniques de communiqués avec logiciel spécialisé, maintien de l'inventaire du matériel, etc.

Compétences-clés

• Orienté.e vers les résultats;
• Aptitudes pour la résolution de problèmes et tolérance à l'ambiguïté;
• Excellentes aptitudes en communication;
• Maturité et autonomie;
• Aime apprendre et capable d'apprendre dans l'action;
• Personne d'équipe qui aime et facilite la collaboration;
• Aimer être impliqué dans plusieurs dossiers de front;
• Apte à prioriser des tâches de natures très diverses;
• Flexibilité, ouverture d'esprit et souci de l'excellence;
• Sens de l'organisation.

Qualifications requises

• DEC en bureautique ou l'équivalent combiné à 7-10 ans d'expérience dans un rôle soutenant différentes équipes ou relevant de multiples supérieurs;
• De l'expérience dans l'industrie pharmaceutique constitue un atout;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office;
• Bilinguisme (anglais et français à l'écrit et à l'oral);
• Poste 100% au site, télétravail occasionnel.