Administrative Coordinator and Receptionist

Company description:

At Di-Geo International Placement Agency, we are dedicated to driving industrial growth by connecting skilled general workers with manufacturing units, suppliers, warehouses, distributors, and more. Our tailored workforce solutions fuel the progress of industries, specializing in sourcing and placing reliable general workers for a variety of essential roles. Our expertise, reliability, and sustainability make us the ideal partner for companies looking for a dependable workforce.

Role Description:

We are seeking a motivated and organized Administrative Coordinator and Receptionist to join our team. This position is responsible for providing essential administrative support and handling the daily operations of our front desk. The ideal candidate will possess excellent communication skills, be detail-oriented, and be capable of managing multiple tasks efficiently.

Key Responsibilities

• Manage and track candidate applications, ensuring all applicant information is recorded accurately in the system.
• Coordinate interview scheduling and communicate with candidates to ensure smooth recruitment processes.
• Send weekly payroll emails to employees, ensuring all necessary information is included and delivered on time.
• Work with HR and finance teams to verify payroll details as needed.
• Maintain an up-to-date daily attendance spreadsheet, tracking employee attendance, absences, and tardiness.
• Update the assiduity spreadsheet regularly, recording data on employee absences, late arrivals, and early departures.
• Update the performance spreadsheet on a weekly basis to track and monitor employee performance metrics.
• Organize and maintain employee paperwork, ensuring all documents are accurately filed and easily accessible.
• Ensure compliance with company policies regarding document retention and confidentiality.
• Provide general administrative support to the team, assisting with day-to-day office tasks.
• Assist team members with additional tasks and projects, offering support where necessary to meet deadlines and ensure efficient operations.
• Act as a liaison between different departments to ensure smooth communication and task coordination.
• Greet and direct visitors, ensuring a professional and welcoming office environment.
• Answer and manage incoming phone calls, chats, and emails while redirecting them to appropriate team members or departments as needed.
• Ensure efficient daily operations and address any client or administrative concerns promptly.

Qualifications & Skills

• Minimum completion of post-secondary education.
• Proficient in both French and English is required (verbal and written).
• Proven experience as at least 1 year of experience in the Front Desk Coordinator or similar role.
• Excellent interpersonal and customer service skills.
• Positive, action-oriented attitude.
• Professionalism and understanding of confidentiality.
• Proficiency in Microsoft Office Suite ( Excel, Word, Outlook) and/or Google Workspace.
• Exceptional attention to detail and organizational skills.
• Highly motivated, adaptable, and self-driven with a leadership mindset.

Job Type: Full-time Permanent

Pay: 21$ per hour

Benefits:

• On-site parking.
• Daily snacks, hot and cold beverages.
• Company events.
• Dynamic and supportive work environment with schedule flexibility.
• End-of-year evaluation and performance-based bonuses.
• Career development and growth opportunities.

Schedule:

• Monday to Friday
• 8 hours shift from 8:30 to 16:30.

How to Apply:

Interested candidates are invited to submit their resume outlining their qualifications and experience. Please apply for our job posting on Indeed. Other alternatives would be to email your application to

Coordinateur Administratif et Réceptionniste

Description de l'entreprise :

Chez Di-Geo International Placement Agency, nous sommes dédiés à la croissance industrielle en connectant des travailleurs qualifiés avec des unités de production, des fournisseurs, des entrepôts, des distributeurs, et bien plus encore. Nos solutions de main-d'œuvre sur mesure alimentent le progrès des industries, spécialisées dans le sourcing et le placement de travailleurs fiables pour une variété de rôles essentiels. Notre expertise, notre fiabilité et notre durabilité font de nous le partenaire idéal pour les entreprises à la recherche d'une main-d'œuvre de confiance.

Description du rôle :

Nous recherchons un Coordinateur Administratif et Réceptionniste motivé et organisé pour rejoindre notre équipe. Ce poste est responsable de fournir un soutien administratif essentiel et de gérer les opérations quotidiennes de notre accueil. Le candidat idéal possédera d'excellentes compétences en communication, sera orienté vers les détails et sera capable de gérer plusieurs tâches de manière efficace.

Responsabilités principales :

• Gérer et suivre les candidatures des candidats, en veillant à ce que toutes les informations des candidats soient enregistrées avec précision dans le système.
• Coordonner la planification des entretiens et communiquer avec les candidats pour assurer un processus de recrutement fluide.
• Envoyer les courriels de paie hebdomadaires aux employés, en veillant à ce que toutes les informations nécessaires soient incluses et envoyées dans les délais.
• Travailler avec les équipes RH et financières pour vérifier les détails de la paie si nécessaire.
• Maintenir une feuille de présence quotidienne à jour, en suivant les présences des employés, les absences et les retards.
• Mettre à jour régulièrement la feuille d'assiduité, en enregistrant les absences, les retards et les départs anticipés des employés.
• Mettre à jour la feuille de performance chaque semaine pour suivre et surveiller les indicateurs de performance des employés.
• Organiser et maintenir la documentation des employés, en veillant à ce que tous les documents soient correctement classés et facilement accessibles.
• Veiller au respect des politiques de l'entreprise concernant la rétention des documents et la confidentialité.
• Fournir un soutien administratif général à l'équipe, en aidant avec les tâches quotidiennes au bureau.
• Aider les membres de l'équipe avec des tâches et projets supplémentaires, en offrant un soutien lorsque nécessaire pour respecter les délais et assurer des opérations efficaces.
• Agir en tant qu'intermédiaire entre les différents départements pour garantir une communication fluide et une coordination des tâches.
• Accueillir et orienter les visiteurs, en veillant à maintenir un environnement de bureau professionnel et accueillant.
• Répondre et gérer les appels téléphoniques entrants, les discussions et les courriels tout en les redirigeant vers les membres d'équipe ou départements appropriés, si nécessaire.
• Assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et traiter rapidement toute préoccupation administrative ou client.

Qualifications et compétences :

• Diplôme de niveau postsecondaire minimum.
• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit) est requise.
• Expérience avérée d'au moins 1 an dans un rôle similaire de Coordinateur de Réception ou similaire.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle.
• Attitude positive et orientée vers l'action.
• Professionnalisme et compréhension de la confidentialité.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et/ou Google Workspace.
• Attention exceptionnelle aux détails et compétences organisationnelles.
• Grande motivation, adaptabilité et autonomie avec un esprit de leadership.

Type de poste : Temps plein, permanent

Salaire : 21 $ de l'heure

Avantages :

• Stationnement sur site.
• Casse-croûte quotidien, boissons chaudes et froides.
• Événements d'entreprise.
• Environnement de travail dynamique et favorable avec flexibilité d'horaire.
• Évaluation de fin d'année et primes basées sur la performance.
• Opportunités de développement et de croissance de carrière.

Horaires :

• Du lundi au vendredi
• Horaires de travail : 8 heures par jour de 8h30 à 16h30.

Comment postuler :

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur CV en détaillant leurs qualifications et expériences. Veuillez postuler sur notre annonce sur Indeed. Une autre alternative consiste à envoyer votre candidature par courriel à