Sous la responsabilité :

Vice-Président Développement

Description des tâches

• Communiquer de manière proactive avec les membres de l'équipe, les partenaires, les consultants et les clients, en fournissant un service à la clientèle exceptionnel;

• Contribuer activement à la sauvegarde et au bon maintien de la documentation soutenant le cheminement des projets;

• Gérer la boîte courriel générale et la facturation départementale, transférer les courriels aux personnes concernées et assigner les factures dans le système informatique;

• Effectuer la réception, la transmission et le suivi de la facturation;

• Traiter les dénonciations et autres documents administratifs des professionnels et sous-traitants et envoyer les informations requises, au besoin;

• Gérer les factures et créer des bons de commande via le système de traitement en place;

• Assister dans la tenue des réunions en mettant en place, prenant des notes, mettant à jour les divers rapports et en assurant le suivi des priorités;

• Assister le Vice-Président dans la réalisation des tâches quotidiennes;

• Aider à la gestion de l'agenda, planifier les rendez-vous et les réunions;

• Rédiger des documents administratifs selon les besoins.

Qualifications et expériences requises

• Diplôme en secrétariat ou bureautique, ou dans un domaine similaire

• Deux (2) à trois (3) ans d'expérience dans un rôle administratif - secteur immobilier est un atout

• Bonnes compétences en communication et parfaitement bilingue (français/anglais)

• Excellente connaissance de MS Office; Word, Excel

• Expérience avec HOPEM ou un autre logiciel similaire de gestion immobilière

• Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et travail d'équipe

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

• Niveau élevé de précision et souci du détail