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Sommaire du poste
Sous l'autorité du directeur administratif de la Fondation, la personne qui occupe ce poste assiste la direction dans les différentes opérations administratives de la Fondation. Elle est affectée à une ou plusieurs tâches qui se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie. Elle établit et entretient les liens de collaboration entre la Fondation et le Collège de même qu'avec ses nombreux partenaires internes et externes. Elle recueille, analyse et traite les informations nécessaires selon les règles et les procédures établies par l'organisation.
Principales fonctions et responsabilités :
Soutien administratif :
Être le point d'accueil de la Fondation et répondre aux différentes demandes d'information.
Effectuer différentes opérations financières dont le niveau de complexité peut être relativement élevé et qui requièrent l'interprétation et la sélection de données obtenues à la suite de contacts et d'échanges avec des personnes ou organismes: gestion de la base de données, facturations, encaissement, suivi des comptes à recevoir, production de rapport et suivi inhérent, émission de reçu pour fins d'impôts, saisi des informations dans les systèmes de la Fondation, etc.
Gestion de la base de données PRODON : donateurs internes et externes, bénéficiaires, dons ponctuels, etc.
Soutien administratif en lien avec les réunions de la Fondation : préparation correspondances, réunions du conseil d'administration et comités, réservation de locaux, traiteur, etc.
Production de documents à l'aide des logiciels de la suite Office365.
Gestion des dossiers administratifs de la Fondation : classement, optimisation des dossiers électroniques et papiers.
Soutien à l'organisation des événements de collecte de fonds :
Soutien à l'organisation logistique des événements : réservations, invitations, confirmations, mise en place, accueil.
Communications, promotions.
Suivi des activités de levée de fonds : préparation de bilans dans Excel, respect des budgets, etc.
Gestion des communications de la Fondation
Mise en ligne des communiqués de la Fondation sur les différentes plateformes : Facebook, site web, Intranet, AMEQ, Linkedin, etc.
QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme de niveau collégial dont le champ de spécialisation est approprié, soit dans le domaine de l'administration, de la bureautique ou de la comptabilité. Une attestation d'étude dont l'équivalence est reconnue pourra être considérée.
Un minimum de cinq (3) années d'expérience pertinente.
Maîtrise de la suite Office365
Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
La connaissance de systèmes tels que Prodon, Clara pourrait être un atout
EXIGENCES SPÉCIFIQUES
Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
Être autonome, avoir un esprit d'initiative et le sens de l'organisation
Capacité à bien gérer son temps
Rigueur, précision et respect des échéanciers
Capable de créativité et ouverture sur les nouvelles idées
Désir d'apprendre et de se maintenir à jour
QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme de niveau collégial dont le champ de spécialisation est approprié, soit dans le domaine de l'administration, de la bureautique et de la comptabilité. Une attestation d'étude dont l'équivalence est reconnue pourra être considérée.
Un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente.
Maîtrise de la suite Office365
Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
La connaissance de systèmes tels que Prodon, Clara pourrait être un atout
EXIGENCES SPÉCIFIQUES
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités, être autonome, faire preuve d'initiative et avoir le sens de l'organisation.
Capacité à bien gérer son temps
Rigueur, précision et respect des échéanciers
Capable de créativité et ouverture sur les nouvelles idées
Désir d'apprendre et de se maintenir à jour
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